Genehmigungsprozesse und Freigaben in der digitalen Veranstaltungsorganisation

Freigabeprozesse und Genehmigungsworkflows setzen unternehmensinterne Vorgaben anhand von definierten Regeln um. Eine Automatisierung dieser Prozesse sorgt zudem  für einen geringeren Aufwand von Freigaben und Genehmigungen und für erhöhte Produktivität, Genauigkeit und Geschäftsstabilität.

Die gestaltung eines genehmigungsworkflows

In der Bedarfsbeschaffung liegen Genehmigungen und Freigaben naturgemäß in der Abteilung Einkauf. Die operative Bedarfsbeschaffung wird zunehmend an die Bedarfsträger abgegeben, um den Spielraum des Einkaufs für strategische Aufgaben zu erhöhen. Mit diesem Self Service Procurement wird die operative Bestellabwicklung deutlich verschlankt und die Einkaufsabteilung von ihren operativen Aufgaben entlastet. 

Um den Self-Service-Prozess übersichtlich zu halten und Maverick Buying zu verhindern, ist die Implementierung bestimmter Freigabe- und Genehmigungsprozesse notwendig. Eine gute Planung ist hier die halbe Miete, denn anhand der Freigabestrategie ist genau definiert, unter welchen Bedingungen, in welcher Reihenfolge und durch wen die Genehmigung erfolgen muss. 

Beim Erstellen eines Genehmigungsprozesses gilt es darauf zu achten, dass dieser mit anderen Prozessen im Unternehmen kompatibel ist bzw. zu diesen Schnittstellen bilden kann. Die aufgezeigten einzelnen Schritte definieren die Genehmigungskette für einen bestimmten Genehmigungsprozess. Dabei legt jeder Schritt fest, welche Datensätze zu welchem Schritt gehören und wem Genehmigungsanfragen zugewiesen werden. 

In der Praxis unterscheidet man zumeist zwischen einer einfachen Genehmigung über einen bestimmten Mitarbeiter, bei dem dieser die Anfrage genehmigen kann und dem Genehmigungsprozess über eine Benutzerrolle. Hier läuft der Genehmigungsprozess bei den Mitarbeitern in der bestimmten Benutzerrolle auf, d.h. es reicht, wenn ein Mitarbeiter der Rolle die Anfrage genehmigt. 

Ein Genehmigungsprozess kann auch mehrere Genehmigungsstufen bzw. -arten aufweisen, beispielsweise eine zweistufige Freigabe nach Höhe des Auftragswertes. Hier ist eine grafische Erarbeitung und Darstellung der einzelnen Stufen hilfreich, denn dank der Visualisierung können keine vorgegebenen Unternehmensrichtlinien und Reihenfolgen vergessen werden. 

Die Vorteile eines digitalen und automatisierten freigabeprozesses

Bei analogen, papiergebundenen Freigabeprozessen müssen viele Dokumente zur Unterschrift ausgedruckt und an verschiedene Stellen gesandt werden. Dies verschlingt unnötig Zeit und Ressourcen und ist wenig effizient. Bessere Ergebnisse liefert ein automatisierter Genehmigungsworkflow, bei dem alle Beteiligten entsprechend ihrer Rolle sowie unternehmensinternen Anforderungen automatisch eingebunden werden. Ein digitaler Freigabeprozess sorgt für transparente, kontrollierte und nachvollziehbare Abläufe. Freigaben und Genehmigungsprozesse werden dadurch um ein Vielfaches beschleunigt, der Bearbeitungsaufwand sinkt auf ein Minimum. 

Ein gutes Best-Practise-Beispiel bei der Veranstaltungsorganisation sieht folgendermaßen aus: Veranstaltungen und Events werden anhand einer unternehmensweit einheitlichen Plattform bzw. Softwarelösung organisiert. Nach der Eingabe der Veranstaltungsdaten und der Einholung passender Angebote wird die Freigabe per zuvor festgelegtem Prozess automatisch an die zuständige Person weitergeleitet. Diese wird über die ausstehende Freigabe informiert und kann alle Daten direkt im System prüfen und anschließend zur Buchung freigeben. Alle Prozessbeteiligten behalten stets den Überblick über den Bearbeitungsstand aller relevanten Daten und Dokumente.

Bei einem angeschlossenen Warenwirtschaftssystem sollte vor der Implementierung eines Buchungssystems geprüft werden, ob dieses so flexibel ist, dass es auf die Gegebenheiten des Warenwirtschaftsystems reagieren kann, beispielsweise bei Verzögerungen der Freigabe oder Änderungen der Buchung. Ist dies der Fall, so werden nach der Buchung der Dienstleister alle Buchungsdaten an die Warenwirtschaft übergeben, sodass diese in die Bestellstatistik einfließen und ein durchgängiger, ununterbrochener procure-to-pay Prozess ermöglicht wird. 

Eine Software, die den gesamten Prozess des Veranstaltungseinkaufs inklusive unternehmensspezifischer Freigabe- und Genehmigungsprozess aufweist,  ist eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für den Einkauf.  Mehr zur MICE Portal Software erfährst du hier:

miceportal-software-demo

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Foto: ©adobe/Michael Trait
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