Digitale Veranstaltungen und Soziale Medien sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken - vor allem nicht in der aktuellen Zeit. Umso wichtiger ist es, das Potenzial von digitalen Veranstaltungen zu erkennen und gezielt einzusetzen. Hybride Events bieten die Möglichkeit, höchste Kontaktintensität und multimediale Kommunikation gleichzeitig zu nutzen. Doch wie können soziale Medien und Digitalisierung sinnvoll in ein Event eingebunden werden und welche Erfolgsregeln gilt es dabei zu beachten?
Die Besonderheiten eines hybriden Events
Ein Hybrides Event verbindet herkömmliche Wege der Eventplanung und –durchführung mit dem Einsatz von digitalen Kommunikationsinstrumenten bzw. Social Media. Diese lassen sich in alle Phasen des Events integrieren. So können Teilnehmer schon im Vorfeld beispielsweise durch Apps, Mitgestaltung der Inhalte oder das Abfragen von Wünschen eingebunden werden. Während des Events lässt sich Social Media dazu nutzen, Teilnehmenden zusätzliche Informationen zu vermitteln, sich untereinander auszutauschen oder das Geschehen zu kommentieren, etwa durch Abstimmungen oder Mikroblogging. Und auch im Nachhinein bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, soziale Medienkanäle einzubeziehen, von denen das Uploaden von Videos und Fotos nur eine ist. Im Unterschied zu einem normalen Event kann ein Hybrides Event also auf multimediale Wege des Marketings zurückgreifen und so seine Wirksamkeit maximieren.
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Vorteile hybrider Veranstaltungen
Durch ein hybrides Event lässt sich die Reichweite, Interaktivität und Kommunikation im Rahmen der Veranstaltung multimedial vergrößern. Die Live-Übertragung ermöglicht es Menschen weltweit, virtuell am Event teilzunehmen, selbst wenn sie nicht räumlich anwesend sein können. Durch Event-Apps können die virtuellen und physisch anwesenden Teilnehmenden sich vernetzen, abstimmen, kommunizieren und sich informieren. Veranstalter profitieren ebenfalls: Sie erreichen ein größeres Publikum, sind in der Programmgestaltung flexibler und können schon während des Events Daten erheben und auswerten. Außerdem können sie jederzeit direkt mit ihren Teilnehmern kommunizieren. Hybride Kongresse bieten sich an, wenn einem internationalen Publikum die Teilnahme ermöglicht werden soll, denn durch virtuelle Anwesenheit werden zahlreiche logistische Schwierigkeiten wie Anreise und Unterkunft umschifft. Das ist auch gut für die CO2-Bilanz des Events und spart Kosten. Lesen Sie auch unseren Artikel zu "Event-Apps".
Erfolgsregeln für eine gelungene Durchführung
Die Auswahl des Veranstaltungsortes ist für ein hybrides Event besonders wichtig. Schließlich müssen nicht nur die üblichen Kriterien wie gute Verkehrsanbindung und passendes Mobiliar berücksichtigt werden. Essenziell für das Gelingen des Events ist hier die technische Ausstattung und eine geeignete Internetverbindung mit WLAN, damit von allen Endgeräten auf die verschiedenen Apps und Tools zugegriffen werden kann. Außerdem sollte unbedingt eine störfreie Event-Übertragung gewährleistet sein. Auch der Schutz der Teilnehmerdaten muss sichergestellt werden, damit Hacker keine Chance haben. Doch selbst das beste Equipment nützt nichts, wenn kein ausgereiftes Konzept hinter der Veranstaltung steht. Darum ist es wichtig, eine gute hybride Strategie zu entwickeln, die zur Zielgruppe passt. Virtuelle Angebote sollten für den Teilnehmer interessant gestaltet werden und nicht zu sehr vom realen Geschehen ablenken, denn Präsenz und Aufmerksamkeit der Anwesenden bleiben auch beim Hybriden Event eine der wichtigsten Erfolgskomponenten.
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