Mit dem Kostenmanagement bei Veranstaltungen den Überblick behalten

Um den Erfolg eines Events zu bewerten, spielt der Blick auf die Kosten-Nutzen-Rechnung eine entscheidende Rolle. Wurde das Budget gesprengt, trübt das auch bei der spannendsten Veranstaltung die Freude. Mit einem effizienten Kostenmanagement behältst du den Überblick über die Projektkosten und kannst unnötigen Kosten von Anfang an vorbeugen.

KOSTENMANAGEMENT – WAS HEISST DAS?

Um die laufenden Kosten einer Veranstaltung zu überwachen und zu steuern, sind als erstes die Gesamtkosten zu ermitteln. Für die Deckung der Gesamtkosten eines Projektes steht dem Projektleiter ein bestimmtes Budget zur Verfügung, welches entweder vorgegeben ist oder anhand der Vorkalkulation ermittelt wird. Du benötigst also die voraussichtlichen Projektkosten, um abschätzen zu können, ob das vorgegebene Budget zur Deckung der Gesamtkosten ausreicht oder um das Budget zu ermitteln.

Diese kannst du erstellen, sobald das Ziel deiner Veranstaltung gesetzt ist. Dazu listest du alle voraussichtlichen Kosten deines Projektes so genau wie möglich auf, also die Planungs-, Durchführungs-, Nachbereitungskosten. Zudem ist eine Kostenanalyse hinsichtlich des erwarteten Nutzens deiner Veranstaltung sinnvoll, um einschätzen zu können, ob die voraussichtlichen Kosten durch den Nutzen gerechtfertigt werden. Wenn du nicht weißt, wie du die einzelnen Posten ermitteln sollst, kannst du dich an ähnlichen Events orientieren.

Kostenmanagement im Überblick

Um die voraussichtlichen Kosten optimal herauszuarbeiten, lohnt sich eine detaillierte Aufstellung. Das Kostenmanagement unterscheidet sich hier in vier verschiedene Aufgaben.

  1. Ressourcenplanung

    Abhängig vom Projekt bzw. der Veranstaltung sind die Ressourcen und deren Einsatz zu bestimmen. Hier sind sowohl die Manpower als auch vorhandene Güter oder Materialien einzubeziehen.

  2. Kostenabschätzung

    Zur Bestimmung der Rentabilität einer Veranstaltung, sind die Kosten für die eingesetzten Ressourcen bis zum Ende des Projektes abzuschätzen. Eventuelle Abweichungen von den Schätzungen und deren Handhabung sollten unbedingt schon im Vorfeld mitbedacht werden.

  3. Kostenplanung

    Das festgelegte Veranstaltungsbudget wird nun den einzelnen Arbeitsschritten der Veranstaltungsorganisation zugeordnet. Somit können auch die einzelnen Schritte besser kontrolliert werden.

  4. Kostenkontrolle

    Mit der Kostenkontrolle geht eine Überprüfung der einzelnen Arbeitsschritte hinsichtlich der Anwendung der zuvor bestimmten Ressourcen einher. Änderungen können somit frühzeitig erkannt und entsprechend gegengesteuert werden.

Effiziente Kostensteuerung des Events

Wenn die Vorkalkulation angenommen und das berechnete Eventbudget erteilt wurde, geht es in die Vorbereitung des Events. Bis zum Veranstaltungstermin sollten mehrere Zwischenkalkulationen stattfinden, in denen überprüft wird, ob und wo die vorkalkulierten Soll-Kosten von den Ist-Kosten des Projektes abweichen. Hierfür eignen sich besonders Diagramme, um die Kosten zu visualisieren. Damit können die kumulierten Ist- und Sollkosten über den Zeitverlauf gezeigt werden, Kosten und verbrauchte Zeit prozentual gegenübergestellt oder Kostentrends abgebildet werden.

In aller Regel werden die tatsächlichen Kosten nicht genau deckungsgleich mit den ursprünglich berechneten Kosten sein. Sind Abweichungen vorhanden oder erkennbar, so ist es wichtig, dass Verschiebungen innerhalb des Veranstaltungsbudgets erfolgen. Je detaillierter die Kosten für das Veranstaltungsprojekt aufgeschlüsselt wurden, desto leichter lässt sich erkennen, an welcher Stelle zu hohe Kosten entstehen. Hier kann nun gezielt eingegriffen werden. Wichtig ist, dass die Kostenstruktur gegenüber den Verantwortlichen bzw. Auftraggebern transparent bleibt und abgesprochen wird.

Nach der Veranstaltung kannst du durch die Nachkalkulation ermitteln, welche Kosten tatsächlich entstanden sind. Die Nachkalkulation ist die Bemessungsgrundlage für den wirtschaftlichen Erfolg eines Events und sollte darum sehr genau sein. Zudem dienen die tatsächlichen Ist-Kosten wiederum der Kostenabschätzung für die nächste Eventplanung.

Sind die Kosten einschließlich der Ressourcen verbindlich festgelegt worden, so trägt das Kostenmanagement zur Umsetzung des Eventkonzeptes bei. Unsere vorbereitete Checkliste unterstützt dich bei der Planung und Organisation deines nächsten Events:

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Foto 1: © adobe/gustav ofrazao; Foto 2: © adobe/apinan

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