Mit einem Maßnahmenplan in wenigen Schritten ein Event optimal planen

Ein Event erfolgreich zu organisieren erfordert eine gute Vorarbeit in Sachen Konzeption und Planung der anstehenden Maßnahmen und Aufgaben. Mit einem methodisch erprobten 5-Schritte-Maßnahmenplan kannst du für dein Vorhaben die richtigen Aktivitäten konkret festlegen. Plane alle Etappen deines Projektes im Detail, um es optimal und ohne Verzögerung durchzuführen.

IN wenigen SCHRITTEn zum PERFEKTEN MAßNAHMENPLAN 

Jeder Maßnahmenplan startet mit der Visualierung des Projektes. Dies bedeutet konkret, ein Konzept für das bevorstehende Event zu erstellen. Dabei ist es zunächst nicht entscheidend, ob dies anhand von Listen oder einer Software erfolgt. Wichtig hingegen ist eine gute Übersichtlichkeit und Verständlichkeit. So lässt sich auch im Team gut damit arbeiten. Zu Beginn der Planung steht das Bestimmen der Rahmenbedingungen:

  • Was wird in welcher Reihenfolge erledigt?
  • Welche Mittel und welcher Aufwand sind dafür nötig?
  • Wer kann mich dabei unterstützen und wer kann welche Aufgabe übernehmen?
  • Bis wann müssen die einzelnen Arbeitsschritte erledigt sein?

Der Maßnahmenplan selbst gliedert sich in 5 aufeinander aufbauende Schritte:

Massnahmen auflisten

Maßnahmen entstehen häufig in Workshops oder Team-Meetings. Auch bei Brainstorming- oder Brainswarming-Sessions können Maßnahmen aus neuen Ideen entstehen. Notiere gut sichtbar und einzeln aufgelistet die entwickelten Maßnahmen, die zur Umsetzung des Vorhabens notwendig sind, am besten in ausformulierten Sätzen. Dies fördert die Verständlichkeit und schärft den Blick für Details. Aber Achtung, immer realistisch bleiben.

Zuständigkeiten klären

Überlege dir am besten, welche Personen oder Gruppen für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen notwendig sind und wer zusätzlich noch informiert werden muss. Entscheide dann, wie du die Beteiligten über die anstehenden Aufgaben informierst. Lege am besten mit dem jeweiligen Team fest, wer für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten zuständig ist. Hierfür eignet sich ein Kick-off-Meeting besonders gut. 

Ziele und Zwischenziele definieren

Formuliere das gewünschte Endergebnis und die einzelnen Etappen, die erreicht werden sollen und lege alle Schritte möglichst klar und konkret fest. Ist die Veranstaltung oder das Event umfangreich, sorgen gesteckte Zwischenziele für einen strukturierten und übersichtlichen Prozess. Sogenannte Meilensteine unterstützen die optische Darstellung der Zwischenziele und visualisieren deren Gewichtung in der gesamten Strategie und Organisation der Veranstaltung. 

Endtermin fixieren

Oftmals hängen einzelne Schritte voneinander ab und die Maßnahmen müssen dementsprechend mit einer exakten Terminvorgabe versehen sein. Sie können bei Nichteinhaltung andere nachfolgende Maßnahmen blockieren. Fühlen sich alle Verantwortlichen für ihre jeweiligen zuständig, greifen die gesamten Aktivitäten optimal ineinander. Gerade bei vielen einzelnen Etappen, die kontinuierlich aufeinander aufbauen, ist der Zeitplan ein wesentlicher Garant für den Erfolg eines Maßnahmenplans.

Sind Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitfenster im Vorfeld klar und verbindlich festgelegt worden, so trägt der Maßnahmenplan zur Umsetzung des Eventkonzeptes bei. Unsere vorbereitete Checkliste unterstützt dich bei der Planung und Organisation deines nächsten Events:

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Foto 1: © adobe/Gajus; Foto 2: © adobe/apinan

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