Onsite-Teilnehmermanagement sorgt für ein rundum gelungenes Event

Die Planungsphase ist überstanden, die letzten Vorbereitungen sind getroffen und der Tag des Events ist gekommen. Jetzt muss alles reibungslos laufen, damit die Teilnehmer eine tolle Veranstaltung erleben. Worauf du für ein gelungenes Onsite-Teilnehmermanagement alles achten musst, erfährst du hier.

VOR-ORT-SERVICE – WAS HEISST DAS?

Damit eine Veranstaltung zum Erfolg wird, muss sie nicht nur im Vorfeld sorgfältig geplant, sondern auch vor Ort effizient gemanagt werden. Je nach Veranstaltungsart umfasst das Eventmanagement vor Ort unterschiedliche Aspekte von der Ablaufkoordination bis zum Stage-Management. Ein besonders wichtiger Punkt ist das Teilnehmermanagement. Mit der Zufriedenheit der Gäste steht und fällt der Erfolg des Events. Auch hier gibt es natürlich Unterschiede je nach Veranstaltung. Auf jeden Fall gehören das Einlassmanagement und die Betreuung der Gäste dazu.

TEILNEHMERMANAGEMENT AM EINLASS

Ganz gleich, um welche Art Event es sich handelt – niemand steht gerne lange an oder verliert Zeit durch schlechtes Einlassmanagement. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, den Ablauf der Teilnehmerregistrierung effizient zu gestalten. Das fängt schon bei der Anzahl der Rezeptionisten bzw. der Kassen an – sie sollte der erwarteten Anzahl der Teilnehmer entsprechen. Im Übrigen sollten auch Details wie das freundliche Auftreten der Servicekräfte am Empfang auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Durch den Einsatz entsprechender Tools lassen sich die Abläufe technisch optimieren. Wenn du für deine Veranstaltung eine Teilnehmermanagement-Software verwendest, bietet diese in der Regel auch Lösungen für ein reibungsloses Gäste-Check-in, das auf das Format der Veranstaltung zugeschnitten ist. Diese beinhalten beispielsweise das Scannen von Ticket-Barcodes mit mobiler App, ein Monitoring der Gäste in Echtzeit, das über An- und Abwesenheiten informiert, sowie die Erstellung von Badges (z. B. von Namensschildern zum Ausdrucken). Für akkreditierte Gäste sollte die Software gesonderte Lösungen für die Datenerfassung, -verarbeitung und gegebenenfalls -freigabe bieten, und zwar sowohl im Vorfeld der Veranstaltung als auch kurzfristig. Achte bei der Wahl der Software darauf, ob sie zu der Größe und Zielgruppe deines Events passt.

TEILNEHMERBETREUUNG VOR ORT

Damit sich deine Gäste rundum wohlfühlen, muss für einen guten Service gesorgt sein. Je nach Event kann das natürlich sehr unterschiedlich aussehen. Bei einem Kongress freuen sich die Teilnehmer über den Erhalt ihrer Unterlagen am Empfang, einen guten Garderobenservice und ein reibungsloses Seating. Bei einem Bankett steht ein professionelles Catering im Fokus. Besonders wenn es zwischen Programmpunkten Pausen gibt, sind Gäste oft dankbar für Konzepte, die die Interaktion zwischen den Teilnehmern fördern und sie animieren. Auch hier kann eine Event-Software helfen, indem zum Beispiel über E-Mails oder eine Event-App vor Ort mit den Teilnehmern kommuniziert wird. Damit lassen sich übrigens auch Marketing-Maßnahmen gut steuern und Daten gewinnen.

Klare Zuständigkeiten erleichtern das Teilnehmerhandling. Überlege dir im Vorfeld, welchen Service deine Gäste und die Dienstleister vor Ort benötigen und welches Personal bzw. welche Logistik dafür nötig ist. Bestimme einen Ansprechpartner, der während des Events die erste zentrale Anlaufstelle bei Problemen oder Fragen zu Ablauf und Logistik ist. Gerade bei größeren Veranstaltungen ist es sinnvoll, jeweils einen Ansprechpartner für bestimmte Servicebereiche zu haben, zum Beispiel für die Koordination der Dienstleister. Hier findest du eine Liste möglicher Aufgabenbereiche für das Teilnehmerhandling bei deinem Event:

  • Einlasskasse
  • Garderobe
  • Merchandise
  • Promotion
  • Event-Hostessen
  • Betreuung für VIP-Gäste
  • Messestand-Personal
  • Empfang & Rezeption
  • Info-Schalter
  • Koordination An- und Abreise (Shuttles etc.)

Durch ein gutes Teilnehmermanagement während der Veranstaltung kannst du als Veranstalter mit Professionalität punkten und sorgst bei deinen Gästen für gute Stimmung. Denk daran: gelungener Service = gelungenes Event!

Das Guest-Handling vor Ort ist ein Puzzleteil des gesamten Teilnehmerhandlings einer Veranstaltung. Mit unserer Checkliste für dein Teilnehmermanagement behältst du bei der Eventplanung stets den Überblick:

Teilnehmermanagement erklärt

Checkliste "Teilnehmer managen"

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Foto 1: ©adobe/vege; Foto2: ©fotolia/melpomene

Teilnehmer managen

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