Die richtige Location ist der Schlüssel zum erfolgreichen Event

Bei der Veranstaltungsplanung ist die Wahl des passenden Ortes einer der wichtigsten Erfolgsgaranten. Passend heißt dabei nicht unbedingt außergewöhnlich oder kostspielig. Passend bedeutet vielmehr: genau zugeschnitten auf die Zielsetzung des Events und die Teilnehmer, die an diesem Ort tagen oder feiern werden.

Auf Ziel und Teilnehmer abgestimmt

Eine passende Location ist der Schlüssel zum Erfolg einer Veranstaltung. Die Location unterstützt und definiert den Stil einer Veranstaltung. Je nach Ausrichtung des Events kann die Location Vertrauen schaffen, Kommunikation, Kreativität und Konzentration fördern, Wertschätzung vermitteln oder die Teilnehmer herausfordern.

Stelle dir auch immer die Frage nach der Mission oder den Werten des Unternehmens. Für eine Umweltorganisation gelten andere Maßstäbe wie für ein Fashion Unternehmen. Die richtig gewählte Location kann die Teilnehmer so mit dem Veranstalter direkt verbinden. Besonders für Non-Profit- und Charity-Organisationen ist es von Bedeutung, dass der Veranstaltungsort die Teilnehmer an die Mission erinnert, die sie mittragen und somit das weitere Engagement bestärkt.

Die demographische Zusammensetzung der Teilnehmer und die Zielsetzung der Veranstaltung spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Locationwahl. Eine relativ junge Mitarbeitergruppe sollte ein teambildendes Event beispielsweise nicht nur im Sitzen verbringen.

Praktische Aspekte versus Coolness

Besuche die möglichen Locations und frage dich: Passt die Location zum Bild, dass sich die Teilnehmer vom Unternehmen oder der Organisation machen sollen? Finden sich die Teilnehmer dort wieder? Es ist ein ähnlicher Prozess wie die Besichtigung einer neuen Wohnung: Passt das Äußere zum Lebensstil und zum Selbstverständnis derjenigen, die sich dort aufhalten werden, dann ist die richtige Location gefunden.

Neben Preis und Größe der Location, ist auch die Lage besonders wichtig. Berücksichtige unkomplizierte An- und Abreisemöglichkeiten - das Abenteuer muss nicht schon auf der Bahnfahrt oder bei der verzweifelten Suche nach dem Treffpunkt oder einem Parkplatz beginnen.

Denke besonders bei außergewöhnlichen Locations an die Grundausstattung, beispielsweise für das Catering. An manche Orte muss man alles selbst mitbringen, angefangen von der Versorgung mit Licht und Strom, bis hin zu Möblierung, Geschirr und Gläsern. 

Nutze am besten unsere Checkliste zur Locationwahl, um sicher zu gehen, dass du alle Aspekte für die perfekte Location berücksichtigst und an alles denkst.

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Alle wichtigen Punkte für die Auswahl der richtigen Location

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Foto 1 ©adobe/Frank Peters; Foto 2 ©adobe/fireflamenco

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