„Und was soll das Ganze kosten?“

Für die Planung einer Veranstaltung ist die Wahl des passenden Ortes einer der wichtigsten Erfolgsgaranten. Passend heißt dabei nicht unbedingt außergewöhnlich oder kostspielig. Passend bedeutet vielmehr: genau zugeschnitten auf die Zielsetzung der Organisation, deren Teilnehmer an diesem Ort tagen oder feiern sollen.

Eine passende Location definiert den Stil der Veranstaltung

Je nach Ausrichtung des Events kann die Location Vertrauen schaffen, Kommunikation, Kreativität und Konzentration fördern, Wertschätzung vermitteln oder die Teilnehmer herausfordern.

Und sie kann vor allem eines: Menschen daran erinnern, wofür ihre Firma, ihre Organisation oder Gruppierung steht. Besonders für Non-Profit- und Charity-Organisationen ist dieser letzte Punkt von großer Bedeutung. Der richtige Veranstaltungsort erinnert die Teilnehmer an die Mission, die sie mittragen, und bestärkt das weitere Engagement.

Der passende Ort spiegelt das Selbstverständnis der Teilnehmer

Stellen Sie bei der Auswahl der möglichen Locations immer die Frage nach der Mission des Unternehmens und den Werten, mit denen sich die Teilnehmer identifizieren. Ein Hersteller für Outdoor-Kleidung sollte seine Veranstaltung vielleicht nicht unbedingt in geschlossenen Räumen stattfinden lassen. Und für eine Umweltorganisation ist ein ressourcenschonendes „Green Meeting“ an einem Veranstaltungsort, der ihrem ökologischem Bewusstsein entspricht, ein absolutes Muss.

Wichtig ist zudem die demographische Zusammensetzung der Teilnehmer und die Zielsetzung der Veranstaltung - eine relativ junge Mitarbeitergruppe sollte ein teambildendes Event nicht nur im Sitzen verbringen müssen und für ein Fundraising sollten Sie keine Rafting-Tour buchen, weil die Leute dann vorsichtshalber ihre Geldbörse gar nicht erst ans Wasser mitnehmen.

Lassen Sie beim Denken Normen und Wände weg!

Wie würden die Teilnehmer ihr Unternehmen, ihre Organisation beschreiben? Suchen Sie einen Ort, der zu diesen Bildern passt. Brauchen Sie dafür vier Wände und ein Dach? Oder könnte es eine ganz andere Kulisse sein?

Besuchen Sie die möglichen Locations und fragen Sie sich: Passt eine ins Bild? Gibt es eine Verbindung zur Unternehmenskultur oder zum Selbstbild der Organisation? Finden sich die Teilnehmer dort wieder? Es ist ein ähnlicher Prozess wie die Besichtigung einer neuen Wohnung. Passt das Äußere zum Lebensstil und zum Selbstverständnis derjenigen, die sich dort aufhalten werden?

Praktische Aspekte versus Coolness

Bevor Sie große Experimente wagen, machen Sie den Praxis-Check: kann man sich hier wirklich wohlfühlen? Ist alles da, was die Teilnehmer für den Ablauf des Events brauchen oder gibt es bei aller Kreativität zu viele unpraktische Aspekte, die störend wirken und Ärger hervorrufen können?

Berücksichtigen Sie unkomplizierte An- und Abreisemöglichkeiten - das Abenteuer muss nicht schon auf der Bahnfahrt oder bei der verzweifelten Suche nach dem Treffpunkt oder einem Parkplatz beginnen.

Auch bei der Unterbringung sollten Sie ggfs. genau prüfen, ob die Teilnehmer für Camping oder Baumhaus-Übernachtungen etwas übrig haben, oder ob sie zum Ausklang eines Outdoor-Tages nicht doch das klassische Hotelzimmer bevorzugen. Dann sind Locations in der Wildnis, die fernab der nächsten Dusche liegen, eher problematisch.

Denken Sie besonders bei außergewöhnlichen Locations an die Grundausstattung. An manche Orte müssen Sie alles selbst mitbringen, angefangen von der Versorgung mit Licht und Strom, bis hin zu Möblierung, Geschirr und Gläsern. Ein Frühstückscatering am Strand - Hut ab, wer das gebucht kriegt!

Lassen Sie sich von einer Locationtour inspirieren

Wenn Sie ein Event in einer bestimmten Stadt oder Region planen, können Sie entweder selbst recherchieren oder aber auf das Insiderwissen und die Erfahrung von Experten zurückgreifen. Besonders, wenn es um Orte mit außergewöhnlichem Flair oder lokalem Kolorit geht, sind Sie bei einer MICE Portal Locationtour in besten Händen.

Nutzen Sie die Chance, bei einer exquisit zusammengestellten und auf Eventmanager zugeschnittenen Locationtour dabei zu sein. Treffen Sie dabei auf Gleichgesinnte und fachsimpeln Sie gemeinsam über die Locations oder Ihre Arbeit als Eventmanager an sich. Schauen Sie bei den teilnehmenden Locations hinter die Kulissen und erfahren Sie, was diese auszeichnet und für welche Art Veranstaltung sie sich am besten eignen. Oftmals "plaudern" die Mitarbeiter dabei auch gern aus dem Nähkästchen und erzählen von ihrem umfangreichen Erfahrungsschatz als Eventmanager.

Melden Sie sich doch gleich für eine unserer nächsten Locationtouren hier an oder merken Sie sich für Ihre Stadt vor, wir laden Sie dann gern ein.

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Foto 1 ©adobe/Frank-Peters; Foto 2 ©adobe/lassedesignen

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