Die richtige Planung für eine gelungene Tagung

Eine vorab sorgfältig geplante Tagung sorgt für Effizienz, Produktivität und eine gute Zusammenarbeit bei der Tagung selbst. Besonders wichtig sind die Wahl der Location und eine gewisse Flexibilität für anfallende Änderungen. Ist für das leibliche Wohl der Teilnehmer gesorgt und funktioniert die Technik, wird die Tagung für alle Beteiligten zum angenehmen Erlebnis.
 

Erste Anforderungen erkennen

Eine Tagung, also eine Zusammenkunft mehrerer Personen, um an einem gemeinsamen Projekt oder zu einem gemeinsamen Thema zu arbeiten, sollte im Vorfeld stets gut geplant sein, damit alles reibungslos gelingt und wie geplant abläuft. Die richtige Tagungslocation ist dabei besonders wichtig. Hotels beispielsweise bieten eine Vielzahl an Angeboten an, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Oftmals bietet es sich an Räume zu wählen, die für alle Teilnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln, aber auch mit dem PKW gut erreichbar sind. Neben der passenden Größe der Räumlichkeit sollte bei Bedarf auch die Möglichkeit einer Präsentation mit einem Beamer, Projektor oder Tafel gegeben sein.

Veranstaltungsorganisation mit Feingefühl

Wichtig ist insbesondere auch, alle Eventualitäten zu berücksichtigen, wenn man eine Tagung planen möchte. Es ist schließlich stets möglich, dass sich die Teilnehmerzahl spontan ändert oder andere Änderungen bezüglich des geplanten Ablaufs der Tagung eintreten. Bei der Tagungsplanung gilt es daher, nicht nur den idealen Ablauf im Blick, sondern auch stets im Hinterkopf zu haben, was passieren soll, wenn mal etwas anders läuft als zuvor gedacht. Manchmal hilft es hier auch, sich vorzustellen, was im schlimmsten Fall passiert, um alle Eventualitäten einzuberechnen. Wer die Tagung gut geplant hat, der kann  dem Tag positiv entgegensehen und sich ohne Stress auf die Veranstaltung einlassen. Auch die Versorgung mit Getränken und das Mittag- oder Abendessen sollten bedacht werden, oftmals sollen die Teilnehmer die Tagung auch zum Networking und zum Austausch untereinander nutzen. Um einen guten Überblick über alle ToDos und Anbieter zu behalten, eignet sich bespielsweise auch eine Tagungsplaner Software sehr gut.

Die Tagung zum unvergesslichen Erlebnis machen

Wer motiviert und positiv gestimmt ist, der arbeitet auch effektiver und mit mehr Freude an einem Projekt. Genau dies kann und sollte man sich auch zunutze machen, wenn man eine Tagung planen möchte. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, auch auf die Gegebenheiten der Location zu achten und einen Fokus darauf zu legen, dass der Veranstaltungsort zum Thema sowie zu den Teilnehmern passt. Verschiedene Tagungen können schließlich durch ganz unterschiedliche Elemente und Bedürfnisse geprägt sein. Die Tagung soll sich schließlich auch dadurch auszeichnen, dass den Teilnehmern durch die Organisation und Planung im Vorfeld Arbeit abgenommen wird und sie das Gefühl haben, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Damit entsteht ein bleibender Eindruck und ein nachhaltiges positives Gefühl bei allen Teilnehmern.

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