Trauen Sie sich! Nur mit Feedback der Teilnehmer wird Ihr Eventmanagement eine runde Sache

Eine gelungenes Event steht und fällt mit den Eindrücken der Teilnehmer. Nutzen Sie einen Feedback-Fragebogen, um sich die Eindrücke der Teilnehmer nach einer Veranstaltung zu sichern. 

Was Sie als Event-Planer abfragen sollten, um Ihre Leistung immer weiter zu optimieren

Werden Sie mit jeder Veranstaltung ein kleines bisschen besser und professioneller. Sammeln Sie die unmittelbaren Reaktionen Ihrer Teilnehmer gleich im Anschluss an das Event ein und nehmen Sie die Anregungen gut sortiert auf, um sie bei der nächsten Veranstaltung gleich in der Planungsphase zu verwerten. So gewinnen Sie in kürzester Zeit ein professionelles Standing und eine erstklassige Reputation.

Um ein umfassendes und zugleich detailliertes Bild zu bekommen, erstellen Sie einen kurzen und knackigen Fragebogen und formulieren Sie einleitend einen höflichen Text, in dem Sie darlegen, wie sehr Sie auf ein ehrliches Feedback angewiesen sind, um einen hohen Standard zu gewährleisten und den Service rund um die Veranstaltung immer weiter zu verbessern.

Der Fragenkatalog könnte wie folgt aussehen:

  1. Welche besonderen Erwartungen hatten Sie an diese Veranstaltung? Wurden diese erfüllt?
  1. War dies für Sie die erste Veranstaltung dieser Art? Wieviele ähnliche Events haben Sie erlebt?
  1. Wie beurteilen Sie die Situation der An- und Abreise? Gab es Schwierigkeiten?
  1. Wie gestaltete sich Ihre Registrierung und Betreuung vor Ort? Bitte nennen Sie ggfs. Probleme.
  1. Welche Programmpunkte haben Ihnen am meisten zugesagt?
  1. Welche Programmpunkte haben Ihnen missfallen oder Sie enttäuscht?
  1. Bitte erstellen Sie kurz ein Ranking der einzelnen Referenten auf einer Skala von 1-10.
  1. Wie beurteilen Sie das Catering? Was hat Ihnen besonders gefallen? Was hat gefehlt?
  1. Wie hat Ihnen die Location gefallen? Haben Sie etwas vermisst?
  1. Haben Sie sich zu jedem Zeitpunkt gut orientieren können?
  1. Haben Sie sich zu jedem Zeitpunkt sicher gefühlt?
  1. Gab es hinsichtlich der hygienischen Bedingungen etwas zu beanstanden?
  1. Hat Ihnen Informationsmaterial gefehlt? Wenn ja, wo hätten Sie zusätzliche Infos gebraucht?
  1. Würden Sie diese Veranstaltung oder eine Folgeveranstaltung wieder besuchen?
  1. Würden Sie diese Veranstaltung weiterempfehlen?

Variation und Präzision

Natürlich können Sie die Fragen jederzeit variieren. Wichtig ist, dass der Fragebogen Ihrer Zielsetzung dient: zukünftig noch besser und präziser auf Wünsche und Erwartungen der Teilnehmer eingehen zu können.

Ob Sie die Umfrage anonym gestalten oder nicht, ob Sie beim Auschecken ein Zeitfenster einplanen, in dem die Teilnehmer den Fragebogen ausfüllen, ob Sie das Feedback per E-Mail abfordern oder ob Sie bei Großveranstaltungen einzelne Teilnehmerstimmen einfangen, ist Ihnen überlassen und hängt selbstverständlich auch von der Größe und Art der Veranstaltung ab.

Wichtig ist dabei auch, dass die Fragen nicht allzu weite Themenfelder umfassen. Wenn die Fragen genau formuliert sind und die Aufgabenstellung klar ist, fällt den Befragten die Antwort leichter und niemand gibt auf, weil das Ausfüllen zu mühevoll und zeitintensiv erscheint.

Manche Fragebögen bestehen auch nur aus Ranking-Fragen, bei denen jeder Aspekt der Veranstaltung auf einer Skala von eins bis zehn bewertet werden soll. In anderen Fällen werden nur Ja oder Nein als Antwortmöglichkeiten angeboten, evtl. kommt noch „Keine Meinung“ oder „Weiß nicht“ als neutrale dritte Antwortalternative hinzu.

Sie werden merken: Je präziser die Fragen gestellt wurden, desto genauer fällt das Ergebnis aus, sobald Sie alle Antworten ausgewertet haben.

Behalten Sie mit unserer Checkliste zusammen mit dem Fragenkatalog Ihre Teilnehmerverwaltung im Blick:

Checkliste Teilnehmer managen

Checkliste "Teilnehmer managen"

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©adobe/storm; ©fotolia/Melpomene

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