Mit dem richtigen Teilnehmermanagement gelingt Ihr Event

Ein gutes Teilnehmermanagement startet schon vor der eigentlichen Veranstaltung und endet erst lange danach. Für jede Phase einer Veranstaltungsplanung gibt es besondere Anforderungen an das Teilnehmerhandling.

Teilnehmermanagement - was ist das eigentlich?

Der Begriff Teilnehmermanagement in der Eventplanung umfasst alle Maßnahmen, die die Teilnehmer einer Veranstaltung direkt betreffen. Dazu gehören die Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und quantitative Auswertung von Teilnehmerdaten und die Kommunikation mit den Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung. Hinzu kommen die Planung, Koordination und Kontrolle aller notwendigen Ressourcen und Aktivitäten, die für die Teilnehmer während und nach einer Veranstaltung relevant sind.

Teilnehmermanagement Phase 1: Einladung zur Veranstaltung

Grundsätzlich ist der Aufgabenkatalog vor einer Veranstaltung am umfangreichsten. Neben der Erfassung der Teilnehmernamen beinhaltet er die Erstellung der Einladung und die Anmeldung.

Mit der Anmeldung sollten Sie zugleich alle wesentlichen Informationen erhalten, die Sie von jedem einzelnen Teilnehmer benötigen. Bedenken Sie also bei der Erstellung des Anmeldeformulars sehr genau, was Sie noch abfragen müssen. Sollte es bei der Veranstaltung unterschiedliche Teilnehmerkategorien geben, ist auch dies schon in der Vorbereitungsphase zu berücksichtigen.

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung frühere Bestandsdaten übernehmen, prüfen Sie diese Liste sorgfältig auf Fehler und Duplikate.

Für überregionale und internationale Veranstaltungen und für Events, die an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, müssen Sie ggfs. Hotelkontingente reservieren und evtl. auch die An- und Abreise organisieren. Versorgen Sie die Teilnehmer mit allen relevanten Vorabinformationen und bieten Sie eine persönliche Beratung z.B. bei der Vermittlung von Hotelzimmern an.

Teilnehmermanagement Phase 2: Registrierung und Information

Sobald die Rückantworten der Teilnehmer eintreffen, verschicken Sie direkt die Anmeldebestätigungen. Bereiten Sie zu diesem Zweck ein ansprechendes Begrüßungsschreiben vor, dem Sie alle notwendigen Vorab-Informationen beifügen. Erfolgt Ihr Versand nicht per Mail, sondern per Brief, können Sie ggfs. auch schon Namensschilder oder Karten mit maschinenlesbarem Bar- oder QR-Codes verschicken.

Pflegen und vervollständigen Sie alle notwendigen Teilnehmerinformationen, mit deren Hilfe sich Anmeldungen, Hotelreservierungen, Reisearten, Sonderwünsche und alle weiteren Details überblicken und koordinieren lassen.

Teilnehmermanagement Phase 3: Während der Veranstaltung

Überprüfen Sie vorab alle relevanten Bedingungen. Wo liegt das Maximum an Teilnehmern hinsichtlich Brand- und Gefahrenschutz oder Evakuierung? Kümmern Sie sich um Notausgänge und Beschilderungen, überprüfen Sie die Sauberkeit von Toiletten und Mobiliar.

Sobald die Teilnehmer eintreffen, sollte die Registrierung so reibungslos wie möglich ablaufen. Für einen schnellen Check-in bei Großveranstaltungen lohnt sich moderne Technik beim Zutrittsmanagement. Mittels Bar- oder QR-Codes auf den Namensschildern können die Teilnehmer beim Eintritt und beim Verlassen der Veranstaltung erfasst werden. Die Technik koordiniert ggfs. auch die Verwaltung von Sitzplätzen und stellt sicher, dass nur geladene und angemeldete Gäste eingelassen werden.

Um die Teilnehmer auch während der Veranstaltung mit Informationen zu versorgen, können Sie einen Informationstisch oder einen Informationsschalter als zentrale Anlaufstelle einrichten oder eine veranstaltungsbezogene Info-App erstellen bzw. nutzen.

Teilnehmermanagement Phase 4 – Nachbereitung

Neben personalisierten Dankschreiben, die einen Link zu einer Online-Bildergalerie enthalten können, sollten Sie im Anschluss an eine Veranstaltung viel Wert auf das Teilnehmer-Feedback legen.

Bitten Sie um eine ehrliche Stellungnahme zu Ihrem Event. Ob per Fragebogen vor Ort oder als anschließende Befragung per E-Mail, die Meinungen der Teilnehmer dienen Ihrer Erfolgskontrolle und sind eine wertvolle Informationsquelle für zukünftige Veranstaltungen.

Behalten Sie Ihre Teilnehmerverwaltung mit unserer Checkliste im Blick:

Checkliste Teilnehmer verwalten

Checkliste "Teilnehmer managen"

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Foto 1: ©adobe/storm; Foto2: ©fotolia/melpomene

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