ABONNIEREN SIE UNSEREN BLOG

08168/99741000

Wann sich die Digitalisierung von MICE Prozessen lohnt

Der Digitalisierungsgrad steigt und auch die MICE-Welt dreht sich immer schneller. Um am Puls der Zeit zu bleiben, müssen Entscheider und Einkäufer in KMUs und Konzernen sich mitdrehen. Soll heißen: Schon mal daran gedacht, Ihre MICE Prozesse zu digitalisieren? Wir nennen klare Anzeichen, wann sich das für Sie und Ihr Unternehmen lohnt.

Wenn Sie alles unter einem digitalen Dach konsolidieren wollen

Wenn die Excel-Listen immer zahlreicher, umfangreicher und bunter werden, ist es höchste Zeit, alle Prozesse mit einer End-to-End-Lösung unter einem gemeinsamen Dach abzubilden. So können Sie Ihren Einkaufsprozess gezielt von selbst steuern und optimieren, was natürlich ein großes Plus gegenüber manuellen Prozessen ist. Vor allem die Konsolidierung der Bereiche MICE und Travel bietet erhebliches Potential, denn hier wird oft mit gleichen Dienstleistern verhandelt bspw. Hotels bei Dienstreisen und Tagungen. Warum also nicht gleich das gesamte Volumen mit besseren Konditionen verhandeln und von einem vereinfachten Kreditorenhandling profitieren?

Wenn Sie Zeit, Aufwand und Kosten einsparen wollen

Die Umsetzung von Prozess- und Kostenoptimierungen ist in vielen Unternehmen oberste Prämisse. Und gerade im strategischen Einkauf sind Savings und Cost Avoidance Vorteile von digitalisierten MICE Prozessen. Denn durch den Einsatz einer Veranstaltungsplanungssoftware wird im Optimalfall alles verschlankt, Ausgabentransparenz entsteht. Durch die Reduzierung der direkten sowie indirekten Kosten und Buchungen nach dem Best Buy-Prinzip wird ein konkreter Beitrag zum Unternehmensergebnis geleistet. Z. B. auch durch das Listen von Vertragshotels mit Firmenraten oder wenn durch statistische Auswertungen perfekt passende Veranstaltungsorte ausgewählt werden können.

Um ein vereinheitlichtes Vertragsmanagement zu nutzen

Wer permanent Vertragskarussel fährt, dem kann schnell schwindelig werden. Wer seine MICE Prozesse hingegen digitalisiert und dadurch ein vereinheitlichtes Vertragsmanagement nutzen kann, fühlt sich wie auf einem Riesenrad mit Rundum-Überblick. Vom Senden der Anfrage über das Einholen des Angebots, die Prüfung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) bis zum Abschließen der Rahmenverträge: Findet das alles standardisiert und vereinheitlicht statt, sind Effizienzgewinne so gut wie sicher.

Damit Sie Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit abfragen können

Durch die Echtzeitabfrage von Preisen und Verfügbarkeiten, auch „Instant Booking“ genannt, entfallen langwierige Suchprozesse, was gerade bei kurzfristigen Veranstaltungen ein großer Vorteil ist. Der Informationsvorsprung hilft ganz besonders dann, wenn die Zeit bei einer kurz bevorstehenden Veranstaltung eh schon zu knapp bemessen ist, um sich noch mit komplizierten Anfrageprozessen auseinanderzusetzen. Die Direktbuchungs-Technologie basiert auf Schnittstellen (Application Programming Interface, kurz API) zu den spezifischen Anbieter-Systemen und bedeutet vor allem eines: Zeitersparnis und Arbeitserleichterung durch den Wegfall komplizierter und zeitintensiver Anfrageprozesse.

Wenn Sie Compliance-Richtlinien sicher einhalten wollen

Gerade in großen Unternehmen ist die Einhaltung von Richtlinien ein wichtiges Thema. Und bei einem großen Volumen an Tagungen, Meetings, Geschäftsreisen und Events häuft sich ganz schnell ein riesiger Compliance-Verwaltungsberg auf. Das muss nicht sein: Eine digitale MICE Softwarelösung kann Einkäufern und auch Eventmanagern dabei helfen, sämtliche Reise- und Meetingrichtlinien des eigenen Unternehmens automatisch einzuhalten. Mit dem Vorteil, ein lupenreines Image sowie die Unternehmenskultur zu pflegen und das Risiko von Gesetzesverstößen zu reduzieren.

Um KPIs in Echtzeit zu analysieren

Um den Erfolg Ihrer Events und Eventprozesse zu messen, braucht es bestimmte Kennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPIs). Denn nur mit ihnen wissen Sie schwarz auf weiß, was bestens, was ganz gut und was gar nicht gut läuft. Zudem haben Sie die Möglichkeit, laufende Prozesse quasi in Echtzeit zu analysieren, zu steuern und zu optimieren. Und ganz gleich, ob Sie die Zahl der Anmeldungen, vor Ort-Teilnehmer, Umsatz, Gewinn, bestimmte Marketing-Kennzahlen oder vieles mehr erfassen wollen, ist klar: Eine MICE-Software kann das automatisch und hilft durch eine hohe Prozesstransparenz dabei, rationale Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie Ihre Event-Mitarbeiter glücklich sehen wollen

Kommt es in Unternehmen zu Change-Prozessen, sind nicht automatisch alle glücklich. Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier und eingefahrene Routinen sind schwer zu überwinden. Auch bei der Einführung einer digitalen Eventplanungssoftware gilt: Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab! Und wenn die dann merken, dass durch die Konsolidierung aller Prozesse doch alles einfacher und durch eine gute User Experience auch noch leicht von der Hand geht, sind im Endeffekt alle glücklicher.

Wie steht es mit Ihnen? Kommt eine digitale MICE-Lösung für Sie in Frage?

Die Digitalisierung Ihrer MICE Prozess bietet viele Vorteile. Haben Sie schon mal daran gedacht, Ihre MICE Prozesse zu digitalisieren und sämtliche Aufgaben unter einem System zu vereinen? Beantworten Sie einfach die Fragen in unserer Checkliste und finden Sie selbst heraus, wann es sich für Sie lohnen kann, in eine MICE Lösung zu investieren.

CHECKLISTE MICE LÖSUNG

Kostenlose 
Checkliste für eine MICE-Lösung

icon_checkliste_frog
CHECKLISTE MICE LÖSUNG