Interview mit EventInsight, Anbieter für Virtuelle Events

Virtuelle Events – nur etwas für Technik-Nerds?

Unsere Herausforderung liegt darin, einen Anbieter zu finden, der nicht nur die üblichen technischen Features bietet, wie
● Perfekte Bild und Tonübertragung
● Session-Verwaltung
● Chatroom
● One to One Meetings
● Blitzumfragen
sondern auch das emotionale Umfeld, das charakteristische Konferenz Feeling imaginiert, also die Teilnehmer zu virtuellen Netzwerken animiert.

EventInsight ist einer der Anbieter, der die Teilnehmer durch den Anmeldeprozess lotst und sie anschließend per Anmeldung in die virtuelle Konferenz führt. Kurze Videosequenzen erzeugen das Reality-Gefühl bei den Teilnehmern. Zum Beispiel bei der Anmeldung: dem Teilnehmer wird buchstäblich sein persönliches Namensschild überreicht und man ist mittendrin. Eine Konferenztür öffnet sich und man betritt die Netzwerkveranstaltung mit Lounge-Musik und einem charmanten Moderator, der alle persönlich begrüßt und die Möglichkeiten und Chatfunktionen erklärt. Und weil wir wissen, dass der Weg aus der Krise und in die Realität sicherlich zunächst über virtuelle Meetings führen wird, haben wir EventInsight getestet und als sehr realistisch und technisch auf dem neuesten Stand befunden. In einem Interview mit Gorbi Loges haben wir die wichtigsten Fragen für euch geklärt.

Wie schnell ist das Produkt „virtuelle Konferenz“ entstanden und was war die Herausforderung dabei?
Gleich zu Beginn der Covid-19-Krise haben wir festgestellt, dass viele Unsicherheiten bei den Veranstaltern herrschen. Aus diesem Grund war für uns die Herausforderung herauszufinden, wie wir weiterhin Veranstalter unterstützen und Planungssicherheit gewährleisten können. Basierend auf unserer jahrelangen Erfahrung in der Digitalisierung und unserem Netzwerk aus Branchenpartnern konnten wir zeitnah reagieren und “Let´s Get Digital” entwickeln – Eine digitale Event-Plattform, welche den Teilnehmern, Referenten und ggf. Ausstellern ein komplettes Eventerlebnis aus der Ferne bietet. Diese Plattform bietet von Check-In, Empfang, Lobby, digitalen Sessions, Netzwerkmöglichkeiten und Interaktionsmöglichkeiten alles, was eine richtige Veranstaltung ausmacht.

Wie kompliziert ist es für den Veranstalter ein virtuelles Event aufzusetzen? Benötigt man als Moderatoren Team eine Schulung, um die Technik selbst optimal anzuwenden?
Unser gesamtes System ist benutzerfreundlich gestaltet, und speziell für die Handhabung ohne technischen Hintergrund entwickelt. Wir begleiten jedes Event mit einem persönlichen Support Mitarbeiter, welche eine Einführung in unser System geben und mit Tat und Rat zur Seite stehen. Die Veranstalter können im Anschluss selbst flexibel zur Tat schreiten, und unser Contentmanagementsystem mit Inhalten, Grundrissen, Fotos und dergleichen füllen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit das komplette Befüllen an uns abzugeben.

Benötigt man ein besonderes Equipment, um ein virtuelles Event durchzuführen und muss das Moderatoren Team gemeinsam an einem Ort sein? Vielleicht sogar in einem Hotel, einer Location?
Das kommt ganz auf den Veranstalter an. Technisch reicht es aus, dass die Referenten eine Webcam und einen Computer zur Verfügung haben. Jedoch arbeiten wir mit vielen Veranstaltern zusammen, die eine Location inkl. Kamerateam und Bühne haben, sodass die Teilnehmer eine hochwertige Eventerfahrung erleben. 

Wo liegen die Grenzen bei der Ausgestaltung der Konferenz?
Da wir ein dynamisches und motiviertes Team sind und wir die digitale Event-Plattform stetig ausbauen und optimieren, liegen die Grenzen vermutlich in der Vorstellungskraft. Wir arbeiten an neuen Features und Möglichkeiten und erwarten eine wachsende Nachfrage in der Zukunft. 

Was sind eure USP’s, die euch von anderen Anbietern unterscheidet?
Wir haben uns darauf fokussiert nicht einfach nur ein Webinar-Tool anzubieten, sondern die komplette Eventerfahrung digital nachzuempfinden. Unsere USP´s setzten sich aus mehreren Punkten zusammen. Erstens bekommen die Veranstalter Support und Beratung während des gesamten Prozesses, damit während der Veranstaltung alles reibungslos abläuft. Zweitens wird unsere komplette Plattform & App im hauseigenen Branding des Veranstalters umgesetzt. Desweiteren bietet Let´s Get Digital den Referenten, Ausstellern und Sponsoren eine digitale Bühne zur Darstellung an. Abschließend ist das Netzwerken einer der Hauptgründe für die Teilnehmer an einer Veranstaltung teilzunehmen. Daher fördern wir das Netzwerken unter anderem durch Teilnehmerlisten, Terminvereinbarungen, Speed-Netzwerken, 1on1 Videogesprächen und vielem mehr.

Und jetzt eine Frage zu eurer Preisgestaltung: Welche Leistungen und Funktionen umfasst die Basisversion eines virtuellen Events und wie bildet sich der Preis dafür?
Unsere Leistung umfasst eine komplette virtuelle Eventumgebung im hauseigenen Branding und die angeschlossene mobile App, welche bereits vor der Veranstaltung zur persönlichen Planung und zum Netzwerken genutzt werden kann. Unser Preismodell ist modular aufgebaut und beinhaltet Kosten pro Teilnehmer, und pro Programmpunkt. Mittelgroße Veranstaltungen können wir somit schon im unteren vierstelligen Bereich begleiten.

Wir haben gehört, dass sich eure virtuellen Veranstaltungen super mit der sogenannten hybriden Eventform (ein Moderatoren Team ist vor Ort in der Eventlocation, eventuell mit einem Teil der Teilnehmer und weitere Teilnehmer, schalten sich online dazu) kombinieren lässt. Worin seht ihr die Zukunft? Virtuell oder eher die hybride Mischform?
Das hängt ganz von der Veranstaltung und der Zielgruppe ab, da jede Veranstaltung einzigartig ist. Aufgrund der aktuellen Situation durch COVID-19 sind Präsenzveranstaltungen natürlich nur sehr bedingt möglich. Auch mit weiteren Lockerungen bieten hybride Veranstaltungen mehr Möglichkeiten und Planungssicherheit. Eine hybride Mischform bietet mehr Flexibilität und wird auch in Zeiten von Klimawandel relevanter. Veranstalter können ihre Reichweite erhöhen und neue (internationale) Zielgruppen ansprechen, Besucher können flexibel und individuell entscheiden, ob sie nun vor Ort oder aus der Ferne teilnehmen wollen.

Letzte Frage: Kann man Event Insight im MICE Portal buchen?
Ja, wir sind seit Kurzem auch über das MICE Portal buchbar. Das MICE Team kann euch hierzu sicherlich mehr zu erzählen.

Vielen Dank für die Zeit und die spannenden Antworten.