Ein Rahmenvertrag gilt als zentrales und wichtiges Mittel für den Einkauf in einem Unternehmen. Dies gilt auch für Rahmenverträge mit Hotels. Dennoch nutzen bisher zu wenig Unternehmen die Möglichkeit, Rahmenverträge für Übernachtungen und Tagungspauschalen zu verhandeln. Und das, obwohl etliche Vorteile dafür sprechen.
Rahmenvertrag ist nicht gleich Rahmenvertrag. Hier sollte man nicht einfach einen Vordruck vom Hotel nehmen - es wäre kein Unterschied zum Reservierungsvertrag. Mit Fleiß und Mühe sollte ein eigener Rahmenvertrag erstellt und dieser verhandelt werden.
Rahmenverträge in der Hotellerie unterscheiden sich sehr von Rahmenverträgen in der Industrie. Es kann hier keine Abnahmeverpflichtung vereinbart werden. Der Einkauf kann nicht versprechen, dass die Bucher im nächsten Jahr die gleichen Leistungen abrufen können. Der Einkauf versucht eher einen "Vorschlag" zu machen und muss mit Erfahrungswerten der letzten Jahre arbeiten. Dafür benötigt der Einkauf aber Transparenz. Das heißt wenn der Einkauf gar nicht weiß wo seine Event-Manager oder sein Event-Team buchen und wie viel bzw. wie groß das Event-Volumen ist, dann werden die Verhandlungen ebenso schwieriger.
Rahmenverträge sind dann gut, wenn Sie nicht nur Raten fixieren sondern auch noch die AGB regeln. Das bietet dem Unternehmen Vertragssicherheit und wird von Rechtsabteilungen gerne gesehen. Reservierungsverträge kommen nicht mehr wild und durcheinander (Hotelverträge mit Hotel-AGB werden unterschrieben) zustande, sondern der vereinbarte Rahmenvertrag umfasst auch die AGB für beide Parteien.
Die Reservierungsverträge werden nur noch auf Basis dieser AGB geschlossen. Dieser faire und transparente Umgang miteinander sorgt dafür, dass beide Parteien im Streitfall wissen wo sie anzusetzen haben oder ob jemand gegen etwas anderes verstößt.
In der täglichen Arbeit einer Einkaufsabteilung und hier besonders bei Geschäftsbeziehungen, die auf eine längere Zusammenarbeit hinauslaufen, sind Liefer- bzw. Rahmenverträge gefragt, in denen die Details eines Geschäftes eindeutig geregelt sind. Diese Regelungen gehen über die allgemein gültigen rechtlichen Bestimmungen eines Vertrages hinaus.
Neben den grundlegenden Fragen der Geschäftsbeziehung, regeln Rahmenverträge zudem die individuellen Bedingungen eines ganz bestimmten Vertrages zwischen einem Unternehmen und einem Hotel. Die dadurch gewonnene Vertragssicherheit ist ein entscheidender Vorteil von Rahmenverträgen und stellt zudem eine verbindliche Basis für rechtliche Auseinandersetzungen dar, sollte es zu Problemen oder Streitigkeiten kommen.
Ein weiterer entscheidender Punkt sind die durch Rahmenverträge erzielbaren Savings. Hierbei werden durch die Bündelung des Volumens bessere Preise erzielt als bei einzelnen Buchungen. Die verhandelten Einkaufsbedingungen begrenzen die Preise für Logis, Pauschalen etc. und sorgen für eine Preissicherheit und Kalkulationsbasis der zu erwartenden Kosten. Nutzt man für die Verhandlung von Rahmenverträgen ein Online-Tool, so können die jeweiligen Obergrenzen im System hinterlegt werden und Angebote darüber hinaus sind dann schlicht nicht möglich oder werden als fehlerhaft deklariert.
Nicht zu vernachlässigen ist auch der Qualitätsaspekt, denn ein gleichbleibender Standard an Raten und Service bildet eine gute Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit.
Auch bei vorhandenen Rahmenverträgen bzw. im Vorfeld der Verhandlungen gibt es ein paar Punkte zu beachten, die nicht eventuell auftreten bzw. auf den ersten Blick Missfallen erregen könnten.
Ein Beispiel dafür ist, dass durch das Verhandeln von Raten mit bereits bestehenden Rahmenvertragspartnern oftmals nur noch geringe oder keine Savings mehr erzielt werden können. Dies ist dadurch begründet, dass mit den ersten Verhandlungen meist besonders günstige Einkaufsbedingungen und Preise in den Rahmenverträgen hinterlegt werden. Diese können vom Hotel dann im weiteren Verlauf nicht oder nur noch geringfügig unterboten werden. Eine Alternative wäre hier, die Rahmenverträge generell schon für eine Laufzeit von zwei bis drei Jahren anzulegen.
Eine verhandelte Rate bietet zudem auch keine Best-Preis-Garantie, denn Hotels gestalten ihre Preise anhand Revenue Management und bieten zu Zeiten mit geringen Auslastungen Aktionspreise an. Es besteht aber natürlich immer die Möglichkeit, im Rahmenvertrag zu hinterlegen, dass statt verhandelter Raten die Aktionspreise genutzt werden können.
Gerade im Veranstaltungseinkauf macht eine Ratenverhandlung mit bevorzugten Hotels Sinn. Besonders dann, wenn eine bestimmte Anzahl an Buchungen bzw. Anfragen in der Vergangenheit vorhanden waren oder zukünftig erwartet werden. Um optimale Prozesse in der Zusammenarbeit zu erreichen oder ein gleichbleibendes Preis-Leistungs-Verhältnis zu gewährleisten, ist es ebenfalls ratsam mit einigen bestimmten Hotels fortwährend zusammenzuarbeiten.
Benötigt ein Unternehmen an einem bestimmten Standort wiederholt große Kapazitäten, so lohnt sich ein Rahmenvertrag mit beispielsweise dem größten Hotel am Standort oder mit mehreren beieinander liegenden Hotels.
Das digitale Verhandeln von Raten inklusive Anfrage, Verhandlung und Vertragsschluss ist via Online-Tool für viele Einkäufer in einem Unternehmen eine enorme Erleichterung.