Savings im Einkauf – erkennen und ausweisen

Wie der Vertrieb eines Unternehmens, so arbeitet auch der Einkauf darauf hin, dass er seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg in Form von Einsparungen in der Gewinn- und Verlust-Rechnung gut dokumentieren kann. Dies setzt voraus, dass Einsparungen nachvollziehbar gemessen werden. Dies gilt sowohl für monetäre als auch prozessuale Savings.

Einsparung durch Prozessoptimierung

Der Fokus des Einkaufs bei der Ausweisung von Savings richtet sich in erster Linie auf ergebniswirksame Einsparungen und auf einzelne Warengruppen oder Abteilungen. Das bedeutet, dass Prozessoptimierungen, die eher indirekte Einsparungen erzielen, wie beispielsweise die Schaffung von Transparenz im Einkauf, bei der Ausweisung der Savings oft vernachlässigt werden. Hier jedoch liegt viel Potential. So können etwa Verbesserungen im Ablauf oder Qualität erzielt werden, wenn sich das Unternehmen mit bestimmten Dienstleistern oder Lieferanten durch Rahmenverträge auf eine langfristige Zusammenarbeit festlegt. Auch Verhandlungen können so für beide Seiten erfolgreicher gestaltet werden, da beispielsweise eine erhöhte Abnahmemenge zu Kosteneinsparungen im Unternehmen führt. 

Mit der Analyse und Dokumentation von Arbeitsabläufen und der nachfolgenden Optimierung der Workflows gehen immer eine höhere Qualität und Kosteneinsparung einher. Dank Digitalisierung von Geschäftsprozessen können operative Verbesserungen und Flexibilisierung über die gesamte Wertschöpfungskette entstehen. Optimierungen können bei konservativer Betrachtung für Profitabilitätssteigerungen von 20 bis 30 Prozent sorgen (*Quelle: McKinsey, 2015). 

Um auch diese strategischen Erfolge besser auszuweisen, sind Konzepte und ggf. Tools zur Erfolgsmessung ein wichtiger Baustein. Unabhängig von der Art der Berechnung ist es deshalb besonders wichtig, innerhalb eines Unternehmens verbindliche Richtlinien und Vorgaben zur Ermittlung der Einsparungen anzuwenden. Nur dann erhält das Unternehmen über Jahre hinweg durch gleiche Berechnungsmethoden ermittelte Zahlen und kann diese miteinander vergleichen.  

Savings im Veranstaltungseinkauf

Auch im Veranstaltungseinkauf ist die Festlegung und Messung spezifischer Savings ein weiterer wichtiger Schritt in eine erfolgreiche Beschaffungspolitik. Aufgrund eines fehlenden allgemein gültigem Regelwerk zur Berechnung, sind die Methoden der Erfolgsmessung im Einkauf nicht standardisiert. Jedes Unternehmen hat hier seine eigene Lösung und somit verschiedene Definitionen von Savings. Das MICE Portal hat die Einkaufsabteilungen mit dem Ausweisen verschiedener Savings, die durch den Einsatz der Buchungsplattform erzielt werden können.

1. Rahmenvertrag: Das MICE Portal wendet Verhandlungserfolge bei Ratenverhandlungen an. Wurden Raten nachverhandelt und Einsparungen erzielt, wird bei jeder Buchung im System ein Saving vermerkt.
2. Promotion: Stellt der Rahmenvertragspartner eine Promotionaktion mit einem Preisspecial für eine bestimmte Leistung im System ein, sind zusätzliche Vergünstigungen möglich.
3. Differenz zur Rate: Der Rahmenvertragspartner unterbietet die verhandelte Rate.
4. Spot Saving: Bei der Nachverhandlung eines Angebotes reduziert der Dienstleister noch einmal den Preis bei gleichbleibender Leistung.
5. Operatives Saving: Dies sind Einsparungen oder Preisvorteile, die nicht über die Leistungen im Angebot gemessen werden können (z.B. Zimmer-Upgrade).
6. Won & Lost Saving: Bei der Buchung eines günstigeren Angebots aus der Auswahl von vergleichbaren Angeboten, handelt es sich um ein Won Saving. Das Lost Saving entsteht dagegen bei der Buchung des teureren Angebots aus dieser Auswahl.

Savings im MICE Portal

Im MICE Portal können Einkäufer über ein eigenes Dashboard jederzeit auf ein aktuelles – nach Dienstleistungen aufgeschlüsseltes – Reporting zugreifen, um die Savings statistisch zu analysieren und strategisch auszuwerten. Unterm Strich ergeben sich erfahrungsgemäß bei der ROI-Analyse abzüglich der Kosten insgesamt 12 Prozent Savings, die durch den Einsatz des MICE Portals generiert werden.

Noch höhere Einsparungen können dann erzielt werden, wenn bestehende Prozesse des Veranstaltungseinkaufs im Unternehmen untersucht und optimiert werden. Aufgrund der besseren Transparenz der Prozesse und der Echtzeitverfügung von Daten ist eine digitale Lösung für den Veranstaltungseinkauf die bessere Wahl.