Automatisierung des Mice einkaufs

Der Einkaufsprozess von MICE Leistungen im Veranstaltungsmanagement ist äußerst anspruchsvoll und es ist wichtig, einen detaillierten Blick darauf zu werfen, um Mehrwert und Einsparungen zu erzielen. Insbesondere der Einkauf von Event-Leistungen stellt eine große Herausforderung dar. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit dem klassischen/ manuellen Einkaufsprozess von Event-Plannern befassen. Wir werden analysieren, an welchen Stellen sich "Zeitfresser" einschleichen, wo unnötig Geld ausgegeben wird und welche zukünftigen Probleme möglicherweise auf Meeting-Planner zukommen könnten.

DER TRADITIONELLE MICE-EINKAUFSVORGANG

Die manuelle Organisation von Veranstaltungen kann grob in 5 Schritten zusammengefasst werden:

1. Jede Veranstaltung hat eine bestimmte Absicht und dient einem der drei Ziele: Informationsübermittlung, Motivation oder die Herbeiführung einer Verhaltensänderung, wie beispielsweise eine Kaufentscheidung bei einer Produktpräsentation. Bei allen drei Absichten ist der erste Schritt die interne Klärung des Eventmanagers mit dem Auftraggeber und die Festlegung eines messbaren Veranstaltungsziels.
   
   
2. Bei der Suche nach dem passenden Anbieter orientiert man sich oft an Empfehlungen von Kollegen oder Bewertungen in Suchmaschinen. Diese können sicherlich hilfreich sein, basieren jedoch nicht unbedingt auf vergleichbaren Daten aus erfolgreichen Firmenevents in der Vergangenheit. Es fehlt oft die Analyse vergangener Veranstaltungen und deren Erfolgsmessung, um wirklich den optimalen Anbieter zu finden.
   
   
3. Die Angebotserstellung erfolgt zwar auf Grundlage der wesentlichen Anforderungen des Eventmanagers, lässt den Anbietern jedoch jeglichen Spielraum für eine individuelle und nicht vergleichbare Angebotserstellung. Oftmals werden in diesem Prozess zeitaufwendige Fragen zum geplanten Event gestellt, und am Ende sind die angebotenen Leistungen weder vergleichbar noch entsprechen sie den Compliance-Regeln des Unternehmens. Zusätzlich enthalten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters oft Zahlungs- und Stornierungsbedingungen, die den Käufer benachteiligen.
   
   
4. Die Kommunikation mit dem Anbieter und die Buchung des Reservierungsvertrags finden meist per E-Mail oder Telefon statt, eine revisionssichere Dokumentation an einem digitalen Ort ist selten gegeben. Da zwischen Buchung und Veranstaltungsbeginn häufig mehr als 50 Tage liegen und Änderungen häufig vorkommen, ist es oft schwierig, den chronologischen Verlauf der Nachrichten nachzuvollziehen, was zu rechtlichen Streitigkeiten führen kann.

Abrechnungsprobleme nach Veranstaltungen: Eine Herausforderung für Meeting-Planer und Buchhaltung

Die Organisation von Veranstaltungen kann eine komplexe Angelegenheit sein, die viele Schritte erfordert, angefangen bei der Planung bis hin zur Abrechnung. Eines der häufigsten Probleme, die nach einer Veranstaltung auftreten, betrifft die Rechnungsstellung. In der Regel wird die Rechnung entweder per Post oder per E-Mail an den Meeting-Planer oder direkt an die Buchhaltung gesendet. Doch hierbei treten oft mehrere Herausforderungen auf, die sowohl die Lieferantenverwaltung als auch die Buchhaltung vor große Probleme stellen.

Ein häufiges Problem ist, dass die Rechnungen nicht eindeutig einer Bestellung zugeordnet werden können. Dies führt zu langen Verzögerungen und erheblichen Unannehmlichkeiten im Lieferantenmanagement. Die Klärung dieser Zuordnungsprobleme erfordert Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle dringend benötigt werden könnten.

Ein weiteres gravierendes Problem betrifft die steuerliche Ausweisung auf den Rechnungen. Erstaunlicherweise entsprechen mehr als 75% der Rechnungen nicht den deutschen Gesetzen in Bezug auf die steuerliche Abrechnung. Die Buchhaltung kann diese Rechnungen daher nicht akzeptieren, was zu einem häufigen Hin und Her zwischen dem Meeting-Planer, dem Anbieter und der Buchhaltung führt. Dieses ineffiziente Ping-Pong-Spiel kostet nicht nur Zeit, sondern belastet auch die Geschäftsbeziehungen und das Vertrauen zwischen den Parteien.

Als wäre das nicht genug, werden zusätzlich benötigte Dokumente der Buchhaltung, wie die Teilnehmerliste oder der Anlass der Veranstaltung, oft erst nach wiederholten Aufforderungen zur Verfügung gestellt. Dies führt dazu, dass die Rechnungspositionen nicht korrekt verbucht werden können, was die finanzielle Transparenz und Genauigkeit weiterhin gefährdet.

Es ist offensichtlich, dass Verbesserungen in diesem Bereich notwendig sind, um die Effizienz und Genauigkeit bei der Abrechnung von Veranstaltungen zu steigern. Eine Lösung, die diese Probleme angeht, kann nicht nur die Arbeitsbelastung reduzieren, sondern auch dazu beitragen, die Geschäftsbeziehungen zu stärken und die finanzielle Integrität zu wahren. 

Optimierung des Beschaffungsprozesses für MICE-Veranstaltungen

Um einen reibungslosen Ablauf bis zum Beginn der Veranstaltung zu gewährleisten, ist während des Beschaffungsprozesses höchste Flexibilität erforderlich. Für Event-Leistungen gelten oft besondere Freigaberegelungen aufgrund ihrer emotionalen Natur. All dies und noch mehr bietet die digitale Einkaufssoftware der MICE Portal GmbH. Die Effizienzsteigerung im Beschaffungsprozess ermöglicht den Einkauf gemäß den unternehmensspezifischen Compliance-Richtlinien.

Transparenz durch Vergleichbarkeit, Zeitersparnis durch die Digitalisierung mehrerer Aktionen, die Steuerung von bevorzugten Lieferanten und die rechtliche Sicherheit bei Vertragsabschlüssen sind die Grundpfeiler des digitalen Einkaufs. Die maximale Flexibilität während der Veranstaltungsplanung bis zum Start des Events spiegelt die Realität des MICE-Einkaufs wider und fördert die Akzeptanz bei den Bedarfsträgern. Nach erfolgreicher Implementierung eines digitalen MICE-Prozesses können Einsparungen von bis zu 30% durch Kostenvermeidung bei MICE-Ausgaben, eine Zeitersparnis von 75% der Arbeitszeit und bis zu 50% niedrigere Stornierungskosten erzielt werden.

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Der Konflikt zwischen Bedarfsträger*in und Einkäufer*in:

• Die Suche nach passenden Anbietern basiert nicht auf Analysen oder den Vorgaben des Unternehmens. Die Qualität des Lieferanten ist nicht transparent messbar und  ohne digitaler Erfassung nicht steuerbar. Verträge mit Lieferanten (Rahmenverträge) von Unternehmen schlummern meist in einer passiven Excel-Liste im Intranet und finden keine Anwendung.
• Verführerisch einfach und mit einem geringe Zeitaufwand für den / die Bedarfsträger*in ist die weitere Kommunikation mit den Anbietern. Nach erfolgter Angebotserstellung des Anbieters/Hotels beschränkt sich die Arbeit des Bedarfsträgers auf das Lesen der Angebote und gegebenenfalls telefonisch durchgegebenen Änderungen. Und genau dies führt möglicherweise vorerst zu einer Zeitersparnis aber immer zur Intransparenz, dem Verlust der Durchsetzung der eigenen Einkaufsregeln sowie dem Verlust der Vergleichbarkeit und somit Verletzung der Einkaufsrichtlinien, denn oftmals kann die Kaufentscheidung der Revision nicht standhalten.
• Die Abrechnung von Veranstaltung ist hoch komplex und spielt meist für den Meeting-Planner bei der Planung und Buchung von Veranstaltungen keine Rolle. Dies Rächt sich am Ende mit enormen Mehraufwand und Schwierigkeiten im Lieferantenmanagement bei Erreichung der Zahlungsziele.

Wahrnehmung seitens der Bedarfsträger*innen?

• Besonders wenn Nutzer häufig Veranstaltungen im gleichen Hotel durchführen, ist der Zeitaufwand gering. Ein Anruf genügt, um die Daten telefonisch durchzugeben, ein Angebot zu erhalten und nach kurzer Rücksprache mit dem Kostenstellenverantwortlichen das Event zu buchen. Neben der fehlenden Vergleichbarkeit besteht jedoch das Risiko, dass zu teuer eingekauft wird und nicht das qualitativ beste Hotel gefunden wird. Im Falle einer Veranstaltungsabsage können hohe Stornierungskosten entstehen. Die Bedarfsträger klagen dann oft darüber, dass sie eigentlich andere Aufgaben erledigen müssten und der Zeitaufwand für die Veranstaltungsorganisation zu hoch ist. Kommt es dann noch zu Änderungen, was bei der Eventorganisation normal ist, da selten etwas wie geplant verläuft, fühlen sich die Bedarfsträger überfordert und wenden sich an den Einkauf mit der Bitte, hohe Stornierungskosten zu vermeiden.

EinkaufsAutomatisierung MICE Firmen

WElche Einsparungen können durch Automatisierung und Digitalisierung des MICE Prozesses erzielt werden? 

Bei der Digitalisierung des MICE Einkaufprozesses unterscheiden wir im Generellen drei Kategorien von Einsparung

1. Monetäre Ersparnis
   1. Durch die Vergleichbarkeit von Angeboten können im Durchschnitt bei Einholung von min 3 Angeboten 30% durch Buchung des preisgünstigeren aber qualitativ gleichwertigen Angebots gespart werden.
   2. Durch Nachverhandlung der Angebote können weitere 1-4 % Einsparungen erzielt werden, tatsächlich sind auf Grund des Yield-Revenue Managements der Hotelzimmerpreise, die sich in der Regel nach der Auslastung des Hotels richten verhandelbar. 
2. Cost Avoidance
   1. Durch Reservierungsverträge, die auf Basis der eigenen Einkaufs-, Stornierungs- und Zahlungsbedingungen geschlossen werden, können in der Regel bis zu 50% bei Teil oder Komplettstornierungen eingespart werden.
   2. Durch ein Zahlungsziel von 30 oder mehr Tagen und der Vermeidung von Vorauszahlungen wird doppelte Rechnungsbearbeitung gespart und die Liquidität des Unternehmens erhöht. Durchschnittlich liegt zwischen Buchung und Start einer Veranstaltung 126 Tage bei jährlichen Ausgaben von 10.000.000 € können so bei einem Zins von 3,5% p.a bis zu 150.000 € erwirtschaftet werden.
3. Prozessuale Zeitersparnis
   Insgesamt können im Durchschnitt je Veranstaltung bis zu 75% an Zeit eingespart werden. betrachtet man die 5 manuellen Schritte bei der Veranstaltungsplanung so ergibt sich die Einsparung wie folgt:
   1. Bereits bei der Erfassung der Veranstaltungsanlasses in dem firmenspezifischen Eckdaten wird der / die User*in geführt. Der MICE Planungsassistent wird auf Grund der firmenspezifischen Events konfiguriert, damit der User schnell und geführt nur die Informationen angeben muss, die auch benötigt werden. 
   2. Die Suche nach passenden Anbietern in der kundenspezifischen MICE Datenbank steuert den / die Userin auf Rahmenvertrags- und Preferred Partner des Unternehmens. Die komfortable Kartensuche ermöglicht das Finden passender Anbieter in der Nähe von Adressenangaben oder bestimmten Locations. Ein Highlight bietet die Schlagwortsuche, wie z.B. nach #Teamerlebnis oder #Küchenparty. In Kombination mit der Destinationssuche lässt sich so treffsicher der Warenkorb für die Destinationsübergreifende Angebotseinholung schnell füllen. Darüber hinaus ist das firmenspezifische Bewertungssystem ein weiterer Helfer für eine schnelle und kompetente Suche und Entscheidung. Hier können bis zu 50 % eingespart werden.
   3. Die Erstellung eines Angebotsvergleichs kann durch Digitalisierung auf einen Klick reduziert werden und erspart dem Meeting-Planner in der Regel 1-2h ihrer Arbeitszeit. Der digitale Versand an den / die Kostenstellenverantwortliche schenkt zusätzlich ein paar Minuten und ist einfach praktisch. 👍
   4. Indem Änderungen der Anforderungen vor oder nach der Buchung per Klick allen Anbietern in der Ausschreibung kommuniziert werden kann und der manuelle Aufwand jeden Anbieter einzeln zu kontaktieren entfällt, können weitere 30 Minuten eingespart werden. Sehr hilfreich und zeitsparend ist unser MICE-Chat, der allen User*innen von 8:00 bis 18:00 Uhr kostenfrei zur Seite steht und blitzschnell Antworten liefert. 
   5. Zusätzlich lässt sich durch die Auslagerung des komplexen Abrechnungsprozesses auch hier durch die Einführung einer digitalen Abrechnungslösung nicht nur Zeit sondern auch Prozesskosten durch Kreditorenreduzierung einsparen. Gerade hier lassen sich bis zu 59% der Bearbeitungszeit einsparen. (siehe Factsheet Abrechnung) 
   
   Insgesamt geht man bei der Planung, Organisation, Durchführung und Abrechnung eines small- oder medium-Meetings von einer reinen Arbeitszeit von ca. 16 h aller Beteiligten aus. Durch das MICE Portal kann die Arbeitszeit auf unter 7h reduziert werden. Bei einem Jahres Eventvolumen von 2.000 Events und Ausgaben in Höhe von 12.000 Mio Euro Veranstaltungsausgaben können so 12.000 h reine Arbeitszeit eingespart werden. Bei internen Kosten von angenommen 50,00 € pro Stunde können durch die Digitalisierung 1,2 Mio € jährliche Ersparnis erzielt werden.

Beispiel Firma ( Grafik mit Icons)

• Firma mit 2000 Veranstaltungen pro Jahr
• ø-Kosten je Veranstaltung 6.000 €
• Veranstaltungsausgaben pro Jahr 12.000.000 €
• 400 Meeting-Planner
• 15% Stornierungsquote -> 1.8 Mio Euro Veranstaltungsvolumen
  • AGB Hotel ca. 80% der Kosten 1.44 Mio €
  • AEB Firma ca. 40% der Kosten 720.000 €
• 3.5% Tageszins
• Zahlungsziel 30 Tage nach Veranstaltung
• Zeitraum zwischen Buchung und Start der Veranstaltung im ø 126 Tage

Einsparmöglichkeiten (Grafik mit Icons)

• Vergleich: 1 bis 2 Mio Euro Einsparungen
• Cost Avoidance durch Stornierungsersparnis: 720.000 €
• Liquidität durch Zahlungsziel: (12.000.000 * 0,035*156) / (365) = 180.000 €
• 1 Mio Euro Ersparnis durch Zeitersparnis

Durch Einführung eines digitalen MICE Prozesses können bei erfolgreicher Implementierung, Verankerung des neuen Prozesses in den Einkaufsrichtlinien des Konzern und der Buchhaltung bis zu 3.9 Mio € bei Ausgaben in Höhe von 12 Mio Euro eingespart werden das entspricht 32,5 %. Neben der monetären Einsparung können zudem indirekte Faktoren wie das Lieferantenmanagement, die Qualität der Veranstaltung, die Zufriedenheit der Teilnehmer und die Brandawareness stark verbessert werden.

Was ist bei der Implementierung eines Digitalen MICE Prozesses zu beachten?

Die Digitalisierung des MICE Prozesses muss den Einkaufsprozess des Unternehmens abbilden und so in die interne Einkaufslandschaft eingebettet sein, dass sie für den User intuitiv nutzbar ist. Dies bedingt bei der Einführung eine Komplexität und eine umfassende Kommunikation, um eine möglichst hohe Adaptionsquote nach der Einführung sicherzustellen. Deshalb sollte man bei einer erfolgreiche Einführung auf folgende Themen besonders achten und die Personal-Ressourcen bereitstellen können:

• Welche Ziele verfolgt man bei der Einführung eines digitalen Einkaufsprozesses für Veranstaltungsleistungen? => Hier werden wir eine Zielmatrix erstellen, um eine Umfeld- Risiko- und Stakeholder-Analyse zu erstellen.
• Durchführung eines Workshop zur Analyse des perfekten Soll-Prozesses durch Beantwortung der 10 MICE Questions
• Onboarding: Events werden von Menschen für Menschen geplant, daher verändern sich stetig die Anforderungen, d.h. der Wunsch nach einem schnellen einmaligen Einkaufsprozess per Knopfdruck ist nicht realistisch.  Im Rollout ist es von entscheidender Bedeutung die User mit der Komplexität des Eventmanagements und dem möglichen Verhalten der Anbieter vertraut zu machen, um damit die Erwartungshaltung der Bedarfsträger*innen frühzeitig zu begegnen.  Inhaltliche Schulungen zum Einkaufsprozess, Tool-Webinare und  unser kostenfreier Kundensupport durch Chat & Telefon wird diesen Einführungsprozess positiv begleiten. Nur durch die Akzeptanz der User können die Einsparungen am Ende auch erzielt werden.
• Die Einführung des Tools benötigt den Buy-In des Konzern und die Verankerung der Nutzung in den Einkaufsrichtlinien. 
• In der Analyse der Konzernstruktur müssen die Power-User identifiziert werden und durch eine personalisierte Kommunikation zu Fans und Verfechtern des neuen Einkaufsprozesses gemacht werden.
  Integration eines Single-Sign-On erleichtert nicht nur den Zugang, sondern signalisiert, dass das Einkaufstool zur Firmen eigenen Tool-Landschaft gehört.
• Festlegung der Ziele und deren Messgrößen sind Indikatoren für eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes und helfen Optimierungen zu erkennen und deren Umsetzung zu realisieren.