In keiner Branche wird die Bedeutung zwischenmenschlicher Beziehungen trotz voranschreitender Digitalisierung so deutlich wie in der Event- und MICE-Branche. Hier werden nicht nur Geschäfte abgeschlossen, sondern Erinnerungen geschaffen, Netzwerke aufgebaut und Beziehungen gepflegt. Unternehmen, die erfolgreich in diesem Bereich agieren, verstehen, dass der persönliche Kontakt zu ihren Kunden der Schlüssel zum Erfolg ist. Es geht um das Hervorbringen eines erstklassigen Services, um das Pflegen der besten Kundenkontakte und darum, als Gastgeber unvergessliche Erlebnisse zu schaffen.
In diesem auf Beziehungen aufbauenden Umfeld gewinnt Feedback eine besondere Bedeutung – es ist der Treibstoff für kontinuierliche Verbesserung und Innovation. Doch wer sollte von wem Feedback erhalten? Wie kann man sicherstellen, dass das Feedback effektiv erfasst und ausgewertet wird?
Die Brille des Anbieters: Gezieltes Feedback von Schlüsselgruppen
In der vielfältigen Event- und MICE-Branche stehen Anbieter von Veranstaltungsräumlichkeiten und Übernachtungsmöglichkeiten im Zentrum. Um erstklassige Erlebnisse zu bieten, ist es essenziell, Feedback von zwei Hauptgruppen einzuholen:
Der Event-Planner: Diese Organisatoren sind Bindeglieder jeder Veranstaltung und stehen im engen Kontakt mit dem Anbieter-Sales-Team. Ihr Feedback zu Räumlichkeiten, Technik und Flexibilität ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen.
Die Veranstaltungsteilnehmer: Letztlich definieren sie das Erlebnis. Ihr Feedback zu Atmosphäre, Service und Verpflegung bietet wertvolle Einblicke und hilft, das Gesamterlebnis zu optimieren.
Indem Anbieter gezielt von diesen Gruppen Feedback einholen, verbessern sie nicht nur die individuelle Betreuung, sondern steigern auch kontinuierlich ihre Servicequalität. Im nächsten Abschnitt betrachten wir, wie das Feedback von Event-Plannern und Teilnehmern in konkrete Spitzenleistungen umgewandelt werden kann.
Die Erwartungen des Event-Planners: Maßgeschneiderte Lösungen durch gezieltes Feedback
Event-Planner sind keine gewöhnlichen Organisatoren – sie gestalten komplexe Projekte. Ihr Feedback leitet Anbieter, um individuelle Lösungen zu schaffen. Sie benötigen anpassungsfähige Räume, die sich flexibel für verschiedene Veranstaltungsarten eignen. Ihre Rückmeldungen helfen, multifunktionale Umgebungen zu schaffen.
Die enge Kooperation zwischen Event-Plannern und Anbieter-Sales-Teams erfordert präzise Kommunikation. Feedback verfeinert diese Zusammenarbeit und stellt sicher, dass keine Details übersehen werden. Zeitlich abgestimmtes Feedback in jeder Planungsphase ermöglicht Anpassungen in Echtzeit und einen reibungslosen Ablauf.
Es ist üblich, dass Anbieter nach einer Veranstaltung eine Überprüfung oder Nachbetrachtung durchführen, um direktes Feedback vom Event-Planner zu erhalten. Dabei sollte der Fragebogen nicht nur einfache Mehrfachauswahlfragen zur Zufriedenheit, Verfügbarkeit, Kommunikation und Preis-Leistungs-Verhältnis enthalten, sondern auch Platz für offenes Feedback bieten. Ein effektives Vorgehen ist es, das Feedback direkt im CRM digital zu speichern, sodass die Informationen bereits im Vorfeld bei zukünftigen Kundenkontakten bekannt sind und das Sales-Team proaktiv darauf eingehen kann. Zudem können moderne CRM-Systeme die Informationen nutzen, um Kunden durch automatisierte und personalisierte Marketingmaßnahmen anzusprechen.
Der Veranstaltungsteilnehmer: Wertvolles Feedback für Qualitätsverbesserungen
Rückmeldungen zu Räumlichkeiten, Sauberkeit, Verpflegung und Ausstattung sind für Anbieter von unschätzbarem Wert. Gute Bewertungen stärken den Ruf, während negative Bewertungen direkte Auswirkungen auf die Verkaufszahlen haben können. Somit hängt der Erfolg nicht nur von der Erfahrung, sondern auch von den Bewertungen der Teilnehmer ab.
Anbieter haben ein klares Interesse daran, sowohl positive als auch zahlreiche Bewertungen zu erhalten. Dies gewährleistet, dass Ausreißerbewertungen nicht übermäßig ins Gewicht fallen und die Gesamtbewertung nicht beeinträchtigen.
Eine durchschnittliche Veranstaltung zieht normalerweise 10-30 Teilnehmer an, was Anbietern eine einzigartige Gelegenheit bietet, reichhaltiges Feedback von den Event-Teilnehmern zu erhalten. Allerdings sind diese Teilnehmer oft nicht in den Buchungs- und Organisationsprozess involviert. Dies wirft die Frage auf, wie Anbieter am besten das wertvolle Feedback dieser Teilnehmer einholen können. Im nächsten Abschnitt werden wir genau darauf eingehen und beleuchten, wie eine effektive Feedback-Erfassung von den Veranstaltungsteilnehmern gelingen kann.
Wie man Feedback zur Veranstaltung erhält: Methoden und Möglichkeiten
Die Einholung von Feedback zur Veranstaltung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Hier sind einige Ansätze:
Manuelle Abfrage des Feedbacks durch alle beteiligten Parteien: Hierbei werden sowohl der Anbieter als auch der Event-Planer und die Veranstaltungsteilnehmer separat nach ihrem Feedback befragt. Dies ermöglicht direkte Einblicke, birgt jedoch auch Nachteile wie zeitaufwändige Datenerfassung und eine erschwerte Integration in das Customer Relationship Management (CRM). Zudem kann die separate Erfassung das Marketing beeinträchtigen.
Nutzung einer MICE-Einkaufslösung mit Feedback-Funktion: Das MICE Portal bietet eine integrierte Möglichkeit, Feedback sowohl von Teilnehmern als auch vom Event-Planer für jede Veranstaltung einzuholen. Vor Beginn der Veranstaltung erhält der Anbieter über das MICE Portal ein PDF mit QR-Code, das in den Tagungsräumlichkeiten platziert wird. Teilnehmer können so bequem und schnell in wenigen Minuten Feedback zur Veranstaltung geben. Dieses Feedback beeinflusst das Anbieter-Ranking im Portal und wird sowohl dem Anbieter als auch dem Event-Planer angezeigt. Details zur Funktionsweise dieser Feedback-Methode sind hier zu finden.
Die Wahl der richtigen Feedback-Methode hängt von den individuellen Anforderungen und Ressourcen ab. Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile, doch das Ziel bleibt stets dasselbe: Ein umfassendes Bild darüber zu erhalten, wie Veranstaltungen wahrgenommen werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.
Fazit: Die Macht des gezielten Feedbacks in der Event & MICE Branche
In der pulsierenden Welt der Event- und MICE-Branche steht zwischenmenschliche Verbindung und qualitative Dienstleistung im Fokus. Feedback von Schlüsselgruppen – Anbietern, Event-Plannern und Teilnehmern – bildet ein Fundament für den Erfolg.
Anbieter nutzen gezieltes Feedback, um maßgeschneiderte Lösungen zu schaffen. Event-Planer navigieren durch Feedback, um Erwartungen zu übertreffen. Teilnehmerbewertungen bilden die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen. Strategische Einkäufer integrieren Feedback in Entscheidungen für bessere Verhandlungen und Lieferantenbeziehungen.
Feedback ist keine Einbahnstraße, sondern eine Partnerschaft für Exzellenz. In dieser verbindungsgetriebenen Branche ist Feedback der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung und Schaffung unvergesslicher Erlebnisse. Durch Perspektiven von Gebenden und Empfangenden entfaltet die Event & MICE Branche ihr volles Potenzial.
