Digitale Technologien und ihr intelligenter Einsatz sind der entscheidende Schlüsselfaktor bei der digitalen Transformation des Einkaufs von Veranstaltungen. Die Digitalisierung wird Geschäftsprozesse im Allgemeinen und die des Einkaufs im Speziellen zukünftig noch stärker beeinflussen. Umso wichtiger ist es daher für Unternehmen, die Möglichkeiten der Digitalisierung von Einkaufsprozessen bereits jetzt optimal zu nutzen.
Die Automatisierung bestimmt die Zukunft des Einkaufs. Operative Einkaufsprozesse lassen sich nahezu komplett digitalisieren und schaffen so die Möglichkeit, schnell auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren. Mit dem gewonnen Freiraum steigen die Ansprüche an den strategischen Einkauf, der zukünftig eine größere Rolle spielen wird, sie die Erkenntnisse der Studie „Digitalisierung des Einkaufs – Einkauf 4.0“, die das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) zusammen veröffentlicht haben.
Um Einkäufer stärker in strategische Fragen einzubinden, ist es sinnvoll, sie von operativen Routineaufgaben bzw. Procure-to-Pay-Prozessen (P2P)zu entlasten. Mit dem Einsatz von eProcurement bzw. der Automatisierung von P2P profitieren Unternehmen von sinkenden Beschaffungskosten und -zeiten sowie einer besseren Transparenz der Einkaufsprozesse.
Mit einer Procurement-Plattform können, beginnend bei Bedarfsmeldungen aus den Fachabteilungen, Arbeitsschritte wie Kontierung, Freigabelimits und Wareneingangsprüfung etc. automatisiert ablaufen. Die eingehenden Rechnungen können so mit der Bestellung, dem Vertrag und weiteren Regelungen sowie den Zahlungsvereinbarungen abgeglichen und verbucht werden. Auch die Möglichkeiten des Maverick Buying von Mitarbeiter werden somit effizient unterbunden.
Eine Procurement-Plattform dient zudem auch einer besseren Vernetzung von Käufer und Verkäufer. Im operativen Einkauf werden eine hohe Menge an Dokumenten wie Verträge etc. erstellt und zwischen den Vertragspartner versandt. Bei eProcurement ist dies nicht mehr notwendig und somit können eine große Anzahl von Lieferanten, Geschäftsdokumenten und Informationen in einem zentralen Netzwerk gesteuert werden.
Welche Rolle spielt Digitalisierung in der MICE-Branche und was sind die Vorteile, die sich daraus ergeben? Digitalisierung bedeutet nicht, dass Kommunikationswege auf einmal „digital“ sind, d. h. wenn statt Brief, Fax und Telefon nun E-Mails genutzt werden. Die Digitalisierung von Veranstaltungsbuchungen meint hier eher die Automatisierung von bisherigen manuellen Prozessen. Bei vielen Veranstaltungsplanern wird die Eventorganisation verstärkt mittels Eventbuchungssoftware abgewickelt, ebenso wie der Ticketverkauf und die Kommunikation mit den Teilnehmern online stattfindet.
Die Digitalisierung vom Veranstaltungseinkauf erstreckt sich von der Vereinfachung der Veranstaltungsorganisation bis hin zu den gesamten internen Prozessen im Unternehmen. Das Potential für eine Optimierung der Prozesse ist groß und es ergibt sich die Möglichkeit, Prozesse zu vereinfachen und die Planung von Events übersichtlicher zu machen sowie entsprechende Auswertungen zu ermöglichen.
Eine Software für den Veranstaltungsbereich bildet alle Prozesse von der Planung und Suche, der Koordination und Buchung sowie bis hin zur Abrechnung, Auswertung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Optimalerweise ist sie personalisierbar und kann bei Bedarf in die Unternehmens-Website eingebunden werden. Automatisierte Buchungsabläufe ersetzen manuellen Aufwand und sparen Zeit und Ressourcen.
Eine Software, die den gesamten Prozess des Veranstaltungseinkaufs digital abbildet und unterstützt, bietet somit nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, sondern führt am Ende auch zu professionelleren Veranstaltungen und damit einer höheren Zufriedenheit bei den Teilnehmern. Mehr zur MICE Portal Software erfährst du hier: