Als Maverick Buying wird das "wilde" Einkaufen in einem Unternehmen bezeichnet, bei dem sich die Mitarbeiter nicht an die unternehmensinterne Richtlinien oder Beschaffungsprozesse halten. Unabhängig von der Unternehmensgröße sorgt diese Art von Einkauf außerhalb der vorgesehenen Beschaffungsswege für unnötige Verluste und hohe Kosten. Stabile und transparente Strukturen können hier ebenso Abhilfe schaffen wie digitale Beschaffungssysteme.
Die Auswirkungen von Maverick Buying
Entgegen der Annahme, dass ein besonders günstiges Angebot automatisch für Einsparungen sorgt, ist dies im Gesamtkontext und im Hinblick auf die Gesamtkosten eines Unternehmen nicht der Fall. Vielen Mitarbeitern ist nicht bewusst, dass sie ihrem Unternehmen finanziellen Schaden zuführen, wenn sie Einkäufe ohne Einwilligung oder Wissen der Einkaufsabteilung tätigen. Es gibt verschiedene Gründe, warum Angestellte eigenmächtige Entscheidungen beim Einkauf treffen, beispielsweise eine fehlende Kommunikation oder Transparenz über Prozesse und Rahmenverträge. Oder die Annahme, dass eine strikte Einhaltung der Einkaufsregelungen für einen schnellen, zeitsparenden Einzelkauf nicht unbedingt notwendig sei.
Das Nichteinhalten der Beschaffungsprozesse führt jedoch unmittelbar zu höheren Preisen durch schlecht geführte Preisverhandlungen oder nicht genutzte Preisvorteile, wie sie bei Rahmenvereinbarungen getroffen werden können. Zudem muss das Unternehmen auf zuvor ausgehandelte Rabatte der Lieferanten oder inkludierte Serviceleistungen, Wartungsarbeiten oder kostenlose Reparaturen verzichten. Hinzu kommt die mangelnde Transparenz im Unternehmen.
Maverick Buying erfolgreich verhindern
Nur ein Viertel aller Unternehmen in Deutschland liegt unter der kritischen Maverick-Buying-Quote von 5%. Dies veröffentlichte der Bundes verbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group in der Studie "Procurement 2020: Mean, Keen oder Lean?".
Verschiedene Maßnahmen können helfen, um unterhalb dieser kritischen 5% zu landen. In erster Linie ist es notwendig, einen klaren Kaufprozess inklusive der einzelnen Schritte, die beim Erwerb von Waren und Dienstleistungen zu befolgen sind, zu entwickeln. Die oberste Priorität des Einkaufs muss demzufolge sein, Transparenz und Klarheit über die Tätigkeiten des Einkaufs zu schaffen. Erachten Angestellte einen möglichen Mehraufwand als sinnvoll und haben ein Verständnis für den Gesamtkontext des Einkaufs entwickelt, so werden sie interne Vorgaben und Richtlinien eher berücksichtigen. Das Verbot von Einzelkäufen als eine der Richtlinien des Unternehmens ist ebenfalls unerlässlich. Zu beachten sind auch die geeigneten Kommunikationskanäle, um gezielt die betroffenen Angestellten anzusprechen.
Sobald sich dies in den Köpfen der Mitarbeiter etabliert hat, dürften alle Bestellungen in Zukunft über den Einkauf abgewickelt werden und das Maverick Buying deutlich zurückgehen.
Vorteile digitaler Beschaffungsprozesse
Zu allerletzt geht es aber vor allem darum, Beschaffungsprozesse technisch so einfach wie möglich zu gestalten. Eine Automatisierung von Geschäfts- bzw. Arbeitsprozessen spart Zeit und Personalkosten. eProcurement Tools sorgen für niedrige Verwaltungskosten, für sinkende Einkaufsprozesskosten und Einkaufszeiten und schränken trotzdem nicht die Kompetenzen der Mitarbeiter in den jeweiligen Fachabteilungen ein. Im Gegenteil, mit entsprechend hinterlegten Regeln können auch weitere befugte Mitarbeiter Bestellungen über eine Software auslösen. Grundlage dafür ist eine benutzerfreundliche und lösungsorientierte Software.
Auch beim Veranstaltungseinkauf führt ein automatisierter Prozess zu einer Reduzierung der Kosten. Sämtliche Einkaufs-, Projekt- und Kundendaten können zentral gespeichert werden. Durch die Möglichkeit, die Daten direkt zu vergleichen und auszuwerten, führen Einkaufsverhandlungen für Veranstaltungsleistungen zu einem deutlich besseren Ergebnis.
Der Einkauf verfügt über Fachwissen sowie abgestimmte Prozesse, um durch Preisvergleiche, Preisverhandlungen und Preisvorteile durch Rahmenverträge bessere Preise zu erzielen. Dank der Digitalisierung und stärkerer Automatisierung sind die Chancen auf Effizienzsteigerungen entlang des gesamten Einkaufsprozesses hoch. Eine Software, die den gesamten Prozess des Veranstaltungseinkaufs inklusive unternehmensspezifischer Regelungen für den Einkauf aufweist, ist eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für den Einkauf.
