Jeder sei seines Glückes Schmied. Nur wie schmiedet man in Sachen Glück seine Eventsuche für einen günstigen Anbieter zurecht? Die gängige Methode "auf die Plätze fertig - Google!" ist nicht immer die effektivste für ein erfolgreiches Event. Gerade, wenn die Zeit mal knapp wird und viele Angebote zum Vergleichen auf den Tisch müssen, kann sich die Suchmaschine leider auch mal begriffsstutzig stellen.
Da erfordert eine Suche nach günstigen Anbietern schon angewandtes Detailwissen. Und Details sind umständlich. Gerade wenn man schnell Ergebnisse braucht – nervig …
Spielregeln für ein erfolgreiches Event
Es ist nicht zu empfehlen, sich auf gut Glück einen "günstigen" Anbieter zu suchen. Das ist wie bei einem Handyvertrag - noch in der Zeit, wo es keine Flatrates gab. Man hätte nur zu gern ein All-In-One Paket und sucht unbewusst nach großen leuchtenden Zahlen, die mit einem "nur" angekündigt werden. Aber in den seltensten Fällen gibt es solche Glücksgriffe im Bereich der Event-Anbieter. Und hinterher stellt sich ein vermeintlich günstiges Angebot zwar als Kassenschlager heraus, aber eben nur auf einer Seite: Du zahlst drauf.
Es gibt aber wie immer ein paar einfache Regeln. Regeln, wie du durch den Preisdschungel mit seinen gefährlich dekadenten Auswüchsen, wilden Angeboten und undurchsichtigen Strukturen eine Bresche schlagen kannst. Der große pauschale Unterschied, den du von Anfang machen kannst, ist: Hotel vs. Location.
Locations sind nicht unbedingt immer die günstigere Option. Und das wars schon. Dies liegt zumeist am Service vor Ort. Raummiete, Getränke Mahlzeiten, Technik – das gehört im Hotel zum optimierten Tagesgeschäft dazu. In der Location kümmerst du dich um alles. Das kann manchmal die bessere Wahl sein, hat aber seinen Preis. Schau dir gern die Rechnungslegung in unserem Dummy für die Kostenkalkulation einer Veranstaltung an, mal angenommen es geht um 100 Personen: 
Alle Details sollten auch explizit in deinem Angebot als Rechnungsbestandteil vermerkt sein. Vielen Recherchierenden reicht oft nur das ausgeschriebene Angebot vom Hotel oder der Location. Dann werden in der Regel Zusatzleistungen berechnet. Nicht an alles gedacht? Oh, dann fallen evtl. Kosten an für detaillierten Technikbedarf, Getränkepauschalen, Garderobe, Kofferservice, Transfer- und Shuttleservice, Sicherheits-personal und, und, und ...
Immer gut für eine böse Überraschung kann aber auch im Hotel die Gesamtrechnung sein. Wenn nämlich vorab nicht ganz klar ist, welche Leistungen auf diese Gesamtrechnung gehen und welche an die Selbstzahler. An der Weinbar oder im Restaurant wäre das “Kommunikationsproblem” noch zu verkraften. Sollte sich die Frage erst am nächsten Morgen an der Rezeption stellen, sieht das schon anders aus.
MICE im Glück
Wäre das nicht schön? Ein All-In-One Paket zu recherchieren, besser noch: eines zu finden, dass im Rahmen deines gewünschten Budgets liegt. Und dass am Ende kein höherer Betrag auf der Rechnung steht, als dir lieb wäre? Unbedingt, aber der "Recherchebegriff" dazu heißt leider Erfahrung. Und um die kommt man meist nicht herum. Man sammelt sie.
Zum Beispiel, wenn in der Realität aus scheinbar günstig, unerwartet kostspielig nach dem Event wird. Wie so oft kann man nicht wissen, ob es doch günstiger gekommen wäre, hätte man das Hotel in der Stadt gebucht. Und dann hat der Shuttle-Service am Ende doch mehr zu Buche geschlagen als gedacht. Um derlei zu verhindern, werfen viele, wenn es um die Kostenschätzung geht, erstmal einen Blick in die Sterne!
Die DEHOGA Sterne können einem Recherchierenden zwar eine Idee vom Preissegment geben. Aber auch hier recherchieren Profis im Detail. Sterne sind zwar eine verlässliche Normierung. Wenn du aber nur nach günstigen Sternen suchst, kann es sein, dass deine Rechnung am Ende doch nicht aufgeht. Du kannst von einem gewissen Standard ausgehen. Zu teuer ist aber in jedem Fall eine wirkungslose Veranstaltung. Dann, wenn die Teilnehmenden nicht wirklich zu dem Hotel passten und das Veranstaltungsziel nicht erreicht wird.
Ein Perfect Match wäre das nicht gerade, oder?
Im MICE Portal verkürzt du deinen Rechercheaufwand, indem du direkt die Kriterien zusammenstellen kannst, die für dein Event wichtig sind. Und das Beste: Zu deinen Anfragen erhältst du nur Angebote mit Kosten, die am Ende tatsächlich anfallen
Jede Veranstaltung ein Gewinn
Wie gut du die Intention der Veranstaltung umsetzen oder dein Veranstaltungsziel realisieren kannst, ist was am Ende zählt. Exklusivität kostet zum Beispiel in einer Location mehr als im Hotel, ist aber sinnvoll, wenn damit deine Intention perfekt in Szene gesetzt und das Eventziel erreicht wird. Im MICE Portal kannst du dementsprechend mit Hashtags nach passenden Hotelanbietern oder Locations suchen. Und das hat nichts mit Glück zu tun, sondern ist dein Recherchevorteil. Bei deiner Entscheidung für einen individuell günstigsten Anbieter beraten wir dich gern erstmalig kostenlos - was für ein Glück ;)
