Rückblick auf den MICE Executive Circle 2024: Ein exklusiver Austausch aller MICE Stakeholder über die Zukunft der Eventbranche 

Am 26. September 2024 fand der MICE Executive Circle (MEC) in den inspirierenden Räumen des design offices Wiesenhüttenplatz in Frankfurt statt. Ein exklusives Branchentreffen, das Anbieter, Expert*innen und Entscheidungsträger*innen der MICE-Branche zusammenbrachte. Mit rund 60 Teilnehmenden war die Veranstaltung eine hervorragende Plattform für einen hochrangingen Austausch über die drängendsten Themen der Branche. Der MEC 2024 bot nicht nur spannende Inhalte, sondern auch eine inspirierende Atmosphäre für Networking und intensiven Dialog. 

Ein exklusives Umfeld für Wissensaustausch 

Das Besondere am MEC ist das exklusive Setting: Strategische Einkäufer*innen, Vertreter der Ketten- und Privathotellerie und führender Branchenvertreter*innen sorgte für eine dynamische und produktive Atmosphäre. Teilnehmende hatten die Möglichkeit, nicht nur ihre Expertise zu teilen, sondern auch von anderen zu lernen und wertvolle Kontakte zu knüpfen. Die kreativen Räumlichkeiten des design offices und hier ganz besonders, die unterschiedlichen Bestuhlungsvarianten im Atrium der Location, ermöglichte es, intensiv über die aktuellen Herausforderungen und Chancen der Veranstaltungsbranche zu diskutieren. 

Fokusthemen des MICE Executive Circle 2024 

Der diesjährige MEC stand im Zeichen von fünf zentralen Themen, die die Branche nachhaltig beeinflussen werden: 

1. KI und Digitalisierung im Veranstaltungsmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) ist auf dem Vormarsch und revolutioniert die Veranstaltungsbranche. Im Fokus standen auf dem MEC die Chancen und Risiken, die durch den Einsatz von KI entstehen. MICE Portal CEO Vinzenz von Brühl zeigte auf, wie das MICE Portal KI bereits integriert – etwa bei der Analyse von Dokumenten und Rechnungen sowie beim „Perfect Match“ von Eventanforderungen und passenden Anbieter*innen. Die Diskussion verdeutlichte: KI ist ein mächtiges Werkzeug, das Prozesse effizienter gestalten kann, erfordert aber auch sorgfältigen Umgang. 

2. Die Bedeutung von Live-Veranstaltungen in der digitalen Arbeitswelt

Auch in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt bleibt der persönliche Kontakt unersetzlich. Gerade in der Eventbranche, die stark auf menschliche Interaktion angewiesen ist, zeigte sich, dass Live-Veranstaltungen weiterhin eine zentrale Rolle spielen. Der MEC bot einen passenden Rahmen, um diese Erkenntnis zu diskutieren und zu verdeutlichen: Technik kann viel leisten, aber den direkten Austausch zwischen Menschen nicht ersetzen. Die Eventbranche ist und bleibt ein „People Business“. 

3. Neue Abrechnungslösungen für transparente P2P-Prozesse

Transparenz und Effizienzsteigerung beim Rechnungsclearing sowie die Vorbereitung der Rechnungsdaten für eine steuerrechtliche Verbuchung stehen hier im Mittelpunkt. Die unterschiedlichen Rechnungsformate und die Ausweisung der in Anspruch genommenen Dienstleistungen, müssen zur korrekten Verbuchung extrahiert und einheitlich dargestellt werden, um den gesamten Prozess optimiert, P2P-Procure-to-Pay darzustellen. Die Vernetzung mit digitale Bezahlmethoden, wie virtuelle Kreditkarten, spielen dabei eine Schlüsselrolle und bauen auf enge Kooperation mit dem Anbieter AirPlus. Der Austausch zwischen den Teilnehmenden machte klar: Die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs kann die Branche erheblich beschleunigen und vereinfachen. 

4. Wandel im Einkauf von Veranstaltungsleistungen

Die Art und Weise, wie Veranstaltungsleistungen, nach der Intention des Events, eingekauft werden, verändert sich. Besonders wurde dabei die strategische Beschaffung und die Zukunftsfähigkeit von Rahmenverträgen als zentrales Thema beleuchtet. In Zukunft müssen Einkäufer*innen noch stärker darauf achten, dass Veranstaltungen messbar werden und den Unternehmenserfolg fördern. Die Flexibilität, den passenden Anbieter ohne Risiken im Einkaufsprozess auszuwählen, wird dabei immer wichtiger.  

5. Kommissionen und faire Vergütung

Der Umgang mit Provisionen und deren Transparenz war ein weiteres wichtiges Thema. Der MEC setzte sich für mehr Offenheit in der Kommunikation über die Finanzierungsmodelle und insbesondere der Provisionsmodellen ein. Klar ist: Alle Beteiligten sollen die Preisbildung in der Hotellerie verstehen und alle Beteiligten müssen fair entlohnt werden. Transparenz ist dabei der entscheidende Faktor in der Dreierkonstellation, Kunde, Plattformanbieter und Anbieter der Eventbranche. 

Interaktive Workshops und kreatives Networking 

Ein besonderes Highlight des MEC 2024 waren die interaktiven Workshops. Hier konnten die Teilnehmenden aktiv an Diskussionen teilnehmen und gemeinsam kreative Lösungen für branchenspezifische Herausforderungen erarbeiten und ihre Erfahrungen einbringen. Diese Formate förderten nicht nur den Wissensaustausch, sondern ermöglichten auch tiefere Einblicke in die spezifischen Problemstellungen der Teilnehmenden. Die kreativen Pausen zwischen den Sessions boten zudem die ideale Gelegenheit, neue Kontakte zu knüpfen und bestehende Netzwerke zu pflegen. 

Inspirierende Keynotes mit Praxisbezug 

Die Keynotes von renommierten Branchenexpert*innen waren nicht nur informativ, sondern auch äußerst inspirierend. Sie boten praxisnahe Einblicke in die aktuellen Herausforderungen der Veranstaltungsbranche und stellten zukunftsorientierte Lösungsansätze vor. Besonders die Mischung aus theoretischen Überlegungen und praktischen Beispielen sorgte für anregende Diskussionen. Ein weiteres Highlight waren die praxisnahen Fallstudien, die den Teilnehmenden konkrete Handlungsempfehlungen mit auf den Weg gaben. 

Key Takeaways des MEC 2024 

• KI wird die Veranstaltungsbranche revolutionieren, aber erfordert verantwortungsvollen Einsatz. 

• Live-Veranstaltungen bleiben essenziell, auch in einer zunehmend digitalen Welt. 

• Transparenz und Digitalisierung der Abrechnungsprozesse schaffen Effizienz und Vertrauen. 

• Strategischer Einkauf von Veranstaltungsleistungen gewinnt an Bedeutung und erfordert mehr Flexibilität. 

• Offene und faire Vergütungsmodelle schaffen Vertrauen zwischen allen Beteiligten. 

Fazit: Ein erfolgreicher und wegweisender Austausch 

Der MICE Executive Circle 2024 war ein voller Erfolg und hat gezeigt, wie wichtig der Präsenzaustausch innerhalb der Branche ist. Die hochkarätigen Teilnehmenden und die intensiven Diskussionen haben neue Perspektiven eröffnet und wertvolle Impulse für die Zukunft der MICE-Branche geliefert. Besonders der Mix aus interaktiven Formaten, inspirierenden Keynotes und praxisnahen Workshops sorgte dafür, dass jeder Teilnehmende wertvolle Erkenntnisse mit nach Hause nehmen konnte. 

Wir danken allen Teilnehmenden für ihr Engagement und freuen uns auf zukünftige Veranstaltungen, bei denen wir weiterhin gemeinsam an der Gestaltung unserer Branche arbeiten werden.