Die Planungsphase ist überstanden, die letzten Vorbereitungen sind getroffen und der Tag des Events ist gekommen. Jetzt muss alles reibungslos laufen, damit die Teilnehmer eine tolle Veranstaltung erleben. Worauf Sie für ein gelungenes Onsite-Teilnehmermanagement alles achten müssen, erfahren Sie hier.
Damit eine Veranstaltung zum Erfolg wird, muss sie nicht nur im Vorfeld sorgfältig geplant, sondern auch vor Ort effizient gemanagt werden. Je nach Veranstaltungsart umfasst das Eventmanagement vor Ort unterschiedliche Aspekte von der Ablaufkoordination bis zum Stage-Management. Ein besonders wichtiger Punkt ist das Teilnehmermanagement. Mit der Zufriedenheit der Gäste steht und fällt der Erfolg des Events. Auch hier gibt es natürlich Unterschiede je nach Veranstaltung. Auf jeden Fall gehören das Einlassmanagement und die Betreuung der Gäste dazu.
Ganz gleich, um welche Art Event es sich handelt – niemand steht gerne lange an oder verliert Zeit durch schlechtes Einlassmanagement. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, den Ablauf der Teilnehmerregistrierung effizient zu gestalten. Das fängt schon bei der Anzahl der Rezeptionisten bzw. der Kassen an – sie sollte der erwarteten Anzahl der Teilnehmer entsprechen. Im Übrigen sollten auch Details wie das freundliche Auftreten der Servicekräfte am Empfang auf keinen Fall vernachlässigt werden. Ebenso wichtig ist ein genügend großes Zeitfenster des Einlasses, angepasst an die erwartete Teilnehmerzahl. Schließlich möchte jeder pünktlichst die Event-Location betreten und beispielsweise die erste Keynote nicht verpassen.
Durch den Einsatz entsprechender Tools lassen sich die Abläufe technisch optimieren. Mit der Verwendung einer Teilnehmermanagement-Software können in der Regel auch Lösungen für ein reibungsloses Gäste-Check-in, das auf das Format der Veranstaltung zugeschnitten ist, sorgen. Diese beinhalten beispielsweise das Scannen von Ticket-Barcodes mit mobiler App, ein Monitoring der Gäste in Echtzeit, das über An- und Abwesenheiten informiert, sowie die Erstellung von Badges (z.B. von Namensschildern zum Ausdrucken). Für akkreditierte Gäste sollte die Software gesonderte Lösungen für die Datenerfassung, -verarbeitung und gegebenenfalls -freigabe bieten, und zwar sowohl im Vorfeld der Veranstaltung als auch kurzfristig. Bei der Auswahl der Software sollte deshalb darauf geachtet werden, ob diese auch zur Größe und Zielgruppe des Events passt.
Damit sich Ihre Gäste rundum wohlfühlen, muss für einen guten Service gesorgt sein. Je nach Event kann das natürlich sehr unterschiedlich aussehen. Bei einem Kongress freuen sich die Teilnehmer über den Erhalt ihrer Unterlagen am Empfang, einen guten Garderobenservice und ein reibungsloses Seating. Bei einem Bankett steht ein professionelles Catering im Fokus. Besonders wenn es zwischen Programmpunkten Pausen gibt, sind Gäste oft dankbar für Konzepte, die die Interaktion zwischen den Teilnehmern fördern und sie animieren. Auch hier kann eine Event-Software helfen, indem zum Beispiel über E-Mails oder eine Event-App vor Ort mit den Teilnehmern kommuniziert wird. Damit lassen sich übrigens auch Marketing-Maßnahmen gut steuern und Daten gewinnen.
Klare Zuständigkeiten erleichtern das Teilnehmerhandling. Deshalb sollte bereits im Vorfeld überlegt werden, welchen Service die Gäste und Dienstleister vor Ort benötigen und welches Personal bzw. welche Logistik dafür nötig ist. Ebenfalls nötig ist ein direkter Ansprechpartner, der während des Events die erste zentrale Anlaufstelle bei Problemen oder Fragen zu Ablauf und Logistik ist. Gerade bei größeren Veranstaltungen ist es sinnvoll, jeweils einen Ansprechpartner für bestimmte Servicebereiche zu haben, zum Beispiel für die Koordination der Dienstleister. Möglicher Aufgabenbereiche für das Teilnehmerhandling bei einem Event können sein:
Durch ein gutes Teilnehmermanagement während der Veranstaltung können Sie als Veranstalter mit Professionalität punkten und sorgen bei Ihren Gästen für gute Stimmung.
Das Guest-Handling vor Ort ist ein Puzzleteil des gesamten Teilnehmerhandlings einer Veranstaltung. Mit unserer Checkliste für dein Teilnehmermanagement behält man während der Eventplanung stets den Überblick: