Teilnehmermanagement, kurz auch TMS genannt, ist jedem Eventmanager und Veranstaltungsplaner ein Begriff. Bei Google erhält man für diesen Suchbegriff 66.500 Ergebnisse in 0,38 Sekunden, wovon die meisten jedoch eher verwirren als aufklären. Was genau versteht man nun darunter, wenn es heißt Teilnehmer zu managen?
Teilnehmermanagement – was ist das eigentlich?
Der Begriff Teilnehmermanagement in der Eventplanung umfasst alle teilnehmerbezogenen Maßnahmen vor, während und nach der Veranstaltung. Der Prozess erstreckt sich über den gesamten Eventverlauf, er startet schon vor der eigentlichen Veranstaltung und endet erst lange danach.
Dazu gehören die Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und quantitative Auswertung von Teilnehmerdaten und die Kommunikation mit den Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung. Hinzu kommen die Planung, Koordination und Kontrolle aller notwendigen Ressourcen und Aktivitäten, die für die Teilnehmer während und nach einer Veranstaltung relevant sind.
Für jede Phase einer Veranstaltungsplanung gibt es besondere Anforderungen an das Teilnehmerhandling.
KonzeptionsPhase: Einladung zur Veranstaltung
Vor einer Veranstaltung gilt es zunächst, die Daten der Teilnehmer zu evaluieren und bereits vorhandene zu sichten und eine insgesamt saubere Versandliste zu erstellen. Anschließend geht es um die detaillierte Erstellung der Einladung und Anmeldung. Hier gilt es sich im Vorfeld zu überlegen, wie die Einladung gestaltet werden soll, auf welchem Weg der Versand erfolgt und welche Informationen von den Teilnehmern benötigt werden. Daher muss auch die Erstellung des Anmeldeformulars gut durchdacht werden, ebenso wie eventuell unterschiedliche Teilnehmerkategorien, falls diese abweichende Anmeldeschritte voraussetzen.
Für überregionale und internationale Veranstaltungen und für Events, die an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, müssen ggfs. Hotelkontingente reserviert und evtl. auch die An- und Abreise organisiert werden.
Betreuung der Teilnehmer: Registrierung und Information
Idealerweise verschickst du mit dem Eintreffen der Rückantworten direkt die vorbereiteten Anmeldebestätigungen. Bereite zu diesem Zweck ein ansprechendes Begrüßungsschreiben vor, dem du alle notwendigen Vorab-Informationen beifügst. Bei Versand per Brief kannst du auch schon Namensschilder, beispielsweise mit maschinenlesbarem Bar- oder QR-Codes, mitsenden.
Pflege und vervollständige alle notwendigen Teilnehmerinformationen, um Anmeldungen, Hotelreservierungen, Reisearten, Sonderwünsche und alle weiteren Details im Überblick zu behalten und zu koordinieren.
Teilnehmermanagement Während der Veranstaltung
Die Registrierung der Teilnehmer sollte unabhängig von der Anzahl so reibungslos wie möglich ablaufen. Bei einem Check-in mit entsprechender Hardware können Teilnehmer mittels Bar- oder QR-Codes auf den Namensschildern erfasst werden. Je nach verwendeter Hardware ist so auch die Verwaltung von Sitzplätzen sowie die Einlasskontrolle von ausschließlich geladenen und angemeldeten Gäste möglich.
Eine Event-App bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Teilnehmer auch während der Veranstaltung mit Informationen zu versorgen.
Nachbereitung und Nachkommunikation
Nutze die Chance und hole dir dein persönliches Teilnehmerfeedback nach der Veranstaltung ab. Egal, ob per Fragebogen direkt vor Ort oder als anschließende Befragung per E-Mail zusammen mit einem personalisiertem Dankschreiben, die Meinungen der Teilnehmer sind enorm wichtig. Sie dienen der Erfolgskontrolle und sind eine wertvolle Informationsquelle für zukünftige Veranstaltungen.
Jede Veranstaltung – egal welche Größe und Teilnehmerzahl und unabhängig vom vorhandenen Budget oder dem Veranstaltungsformat profitiert von einem strukturierten Teilnehmermanagement. Mit unserer Checkliste für dein Teilnehmermanagement behältst du stets den Überblick:
