Effizientes Kostenmanagement ist wichtiger denn je. Herkömmliche Zahlungsmethoden wie Kreditkarten entwickeln sich weiter und werden in die virtuelle Welt übertragen. Welche Vorteile bringen virtuelle Zahlungen mit sich und warum sind sie gerade für Travelmanager, Einkäufer und Eventmanager wichtig?
Für viele Geschäftsreisende ist eine Kreditkarte für Hotelübernachtungen, Bahnfahrten oder Mietwagen meist unverzichtbar. Gerade online muss oft eine Kreditkarte als Sicherheit hinterlegt werden, dies gilt besonders bei Veranstaltungsbuchungen im Ausland. Eine reine Kreditkartennutzung ist in der Praxis unsicher und ineffizient. Zum einen birgt eine feste, wiederverwendbare Nummer das Risiko, dass sie falsch oder von fremden Personen genutzt wird. Zum anderen gibt es gerade in größeren Unternehmen Mitarbeiter mit nur gelegentlichen Dienstreisen, die nicht jeweils eine eigene Kreditkarte benötigen.
Die virtuelle Bezahlung löst diese Problematik und optimiert die Bezahlprozesse in Unternehmen. Statt einer festen Nummer wird bei einer virtuellen Kartenzahlung eine einmalige Nummer für die Zahlung einer bestimmten Veranstaltungs- oder Reiseleistung generiert.
Aufgrund der eindeutigen Zuordnung der generierten Nummer zu einer Veranstaltung oder Reise, entfallen manuelle Abstimmungen der Buchungen mit den Transaktionen einer Kreditkarte sowie die Kontrollen auf Übereinstimmung der Transaktionen mit den unternehmensinternen Richtlinien. Bei virtuellen Kartenzahlungen werden die Buchungen automatisch mit der Zahlung abgeglichen. Das spart Zeit und reduziert das Potenzial für Fehler.
Der Virtual Payment Anbieter richtet für das Unternehmen ein Kreditkartenabrechnungskonto ein. Dieses bildet die Grundlage, um vorgangsbezogene Kreditkartennummern für die Bezahlung zu generieren. Für den Veranstaltungsdienstleister ist nicht zu erkennen, dass es sich um eine virtuelle Kreditkarte handelt. Die Abrechnung aller Kartenumsätze erfolgt zentral über das Firmenkonto nach einem vorher vereinbarten Abrechnungszyklus und unter Berücksichtigung des festgelegten Zahlungsziels.
Der Einkauf bzw. das Travelmanagement legt hierbei genau fest, für welche Buchungen das Virtual Payment genutzt werden darf. Zusätzlich profitiert der Einkauf von einer besseren Qualität der Daten. Werden bei der Generierung der virtuellen Kreditkartennummern weitere Informationen wie Verwendungszweck, Kostenstelle, Abteilungsbezeichnung oder Projektnummer angegeben, so werden diese Zusatzinformationen pro Transaktion mit der Abrechnung übermittelt und eine schnelle Prüfung und eindeutige Zuordnung je Vorgang ist schnell und zeitsparend möglich, zum Beispiel eine AirPlus-Meetingcard. Es sollte ein wichtigen Bestandteil in der End-to-End Lösung einnehmen.