Virtual Payment – Veranstaltungseinkauf im Ausland ohne Deposit

Effizientes Kostenmanagement ist wichtiger denn je. Herkömmliche Zahlungsmethoden wie Kreditkarten entwickeln sich weiter und werden in die virtuelle Welt übertragen. Welche Vorteile bringen virtuelle Zahlungen mit sich und warum sind sie gerade für Travelmanager, Einkäufer und Eventmanager wichtig?

Virtual Payment – mehr als nur eine Online Kreditkarte

Für viele Geschäftsreisende ist eine Kreditkarte für Hotelübernachtungen, Bahnfahrten oder Mietwagen meist unverzichtbar. Gerade online muss oft eine Kreditkarte als Sicherheit hinterlegt werden, dies gilt besonders bei Veranstaltungsbuchungen im Ausland. Eine reine Kreditkartennutzung ist in der Praxis unsicher und ineffizient. Zum einen birgt eine feste, wiederverwendbare Nummer das Risiko, dass sie falsch oder von fremden Personen genutzt wird. Zum anderen gibt es gerade in größeren Unternehmen Mitarbeiter mit nur gelegentlichen Dienstreisen, die nicht jeweils eine eigene Kreditkarte benötigen.

Die virtuelle Bezahlung löst diese Problematik und optimiert die Be­zahl­pro­zes­se in Un­ter­neh­men. Statt einer festen Nummer wird bei einer virtuellen Kartenzahlung eine einmalige Nummer für die Zahlung einer bestimmten Veranstaltungs- oder Reiseleistung generiert. 

Aufgrund der eindeutigen Zuordnung der generierten Nummer zu einer Veranstaltung oder Reise, entfallen manuelle Abstimmungen der Buchungen mit den Transaktionen einer Kreditkarte sowie die Kontrollen auf Übereinstimmung der Transaktionen mit den unternehmensinternen Richtlinien. Bei virtuellen Kartenzahlungen werden die Buchungen automatisch mit der Zahlung abgeglichen. Das spart Zeit und reduziert das Potenzial für Fehler. 

Wie funktioniert Virtual Payment in der Praxis

Der Virtual Payment Anbieter richtet für das Un­ter­neh­men ein Kre­dit­kar­ten­ab­rech­nungs­kon­to ein. Die­ses bildet die Grund­la­ge, um vor­gangs­be­zo­ge­ne Kre­dit­kar­ten­num­mern für die Bezahlung zu ge­ne­rie­ren. Für den Veranstaltungsdienstleister ist nicht zu er­ken­nen, dass es sich um eine vir­tu­el­le Kre­dit­kar­te han­delt. Die Ab­rech­nung al­ler Kar­ten­um­sät­ze er­folgt zen­tral über das Fir­men­kon­to nach ei­nem vor­her ver­ein­bar­ten Ab­rech­nungs­zy­klus und un­ter Be­rück­sich­ti­gung des fest­ge­leg­ten Zah­lungs­ziels.

Der Einkauf bzw. das Travelmanagement le­gt hierbei genau fest, für wel­che Buchungen das Virtual Payment ge­nutzt wer­den darf. Zusätzlich profitiert der Einkauf von einer besseren Qualität der Daten. Werden bei der Generierung der vir­tu­el­len Kre­dit­kar­ten­num­mern weitere In­for­ma­tio­nen wie Ver­wen­dungs­zweck, Kos­ten­stel­le, Ab­tei­lungs­be­zeich­nung oder Pro­jekt­num­mer angegeben, so werden die­se Zu­satz­in­for­ma­tio­nen pro Trans­ak­ti­on mit der Ab­rech­nung über­mit­telt und eine schnel­le Prü­fung und ein­deu­ti­ge Zu­ord­nung je Vor­gang ist schnell und zeitsparend möglich, zum Beispiel eine AirPlus-Meetingcard. Es sollte ein wichtigen Bestandteil in der End-to-End Lösung einnehmen.