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10 Tipps zur perfekten Tagungsplanung

Die perfekte Tagung zu Planen kann mit den richtigen Hilfsmittel und Tools zur Recherche, Planung und Umsetzung ein reines Kinderspiel werden. 10 Tipps zur Planung einer erfolgreichen Tagung!

1. Leistungen Definieren

Fragen Sie genau nur diese an. Verwenden Sie die gleiche Basis für mehrere Hotels, so erhalten Sie auch vergleichbare Angebote. Vergleichen geht nur, wenn die Angebote Ihrem definierten Leistungsumfang entsprechen.

2. Geldtreiber Getränke berücksichtigen

Getränke sind oft Geldtreiber, vor allem Softgetränke. Empfehlenswert ist es, in den Tagungsräumen unlimitiert Wasser und Säfte anzufragen. Nehmen Sie im Tagungsraum nur unlimitiert Wasser und Säfte wird die Pauschale meistens günstiger. Softgetränke sollten nur zum Mittag- oder Abendessen gereicht werden. Zusätzliche Kostentreiber sind auch Beamer- und WLAN-Kosten - verhandeln Sie diese gleich in der Tagungspauschale mit.

3. Tagungspauschalen für Planungs- und Budgetsicherheit

Bei Tagungspauschalen haben Sie einen besseren Kostenüberblick als bei Einzelleistungen, die nach Verbrauch abgerechnet werden. Darüber hinaus sind Pakete meistens günstiger als Einzelleistungen.

4. Auf Stornofristen achten

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Hotels oder der Location-Betreiber sind in der Regel unterschiedlich. Geben Sie bitte auch im Hinblick auf die Vergleichbarkeit darauf Acht. Buchungsportale wie das MICE Portal helfen Ihnen beim Vergleichen. Hotels geben ihre Angebote zu einheitlichen AGB des Portals ab und verleihen Ihnen eine gewisse Rechtssicherheit. Zusätzlich unterstützen Storno- und Optionsfrist-Reminder bei der leichteren Planung.

5. Deposit- oder Vorauszahlungen vermeiden

Ein Deposit bedeutet 100% Vorauszahlung der Leistungen und gibt keine Sicherheit. Sollte die Veranstaltung nicht stattfinden, ist es viel schwieriger Ihre Vorauszahlung wieder zurück zu bekommen. Wenn ein Deposit unter keinen Umständen zu vermeiden ist, versuchen Sie sich auf eine Teilzahlung zu einigen. Jedoch mehr als 60% der Buchungssumme sollten Sie nicht leisten.

6. Nachverhandeln lohnt sich

Nehmen Sie den Hörer in die Hand und sprechen Sie persönlich mit dem Hotel. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass 5 - 10% Preisnachlasse in der Regel nachverhandelt werden. Für eine erfolgreiche Nachverhandlung sollte das notwendige Fingerspitzengefühl vorhanden sein. Wenn eine langfristige Partnerschaft aufgebaut werden soll, dann sollte nicht von Anfang an nachverhandelt werden.

Bei Zimmern ist der Spielraum der Hotels größer als bei Tagungspauschalen. Es sollten daher mehr oder bessere Leistungen (Upgrade) verhandelt werden und weniger die direkten Preise.

7. Verhandlungsposition stärken

Holen Sie Vergleichsangebote ein, somit haben Sie eine bessere Grundlage für die Verhandlung. In der Hotelbranche gilt, je mehr Zimmer angefragt werden, desto teurer der Zimmerpreis. Der höhere Preis ergibt sich durch die limitierte Anzahl an Hotelzimmern und Tagungsräumen und das damit verbundene höhere Ausfallrisiko bei großen Veranstaltungen.

8. Wochentage haben Einfluss auf Kosten

Achten Sie auch darauf, an welchen Tag Ihre Veranstaltung stattfindet. Tagungshotels sind in der Regel während den Wochentagen stärker ausgelastet als am Wochenende. Mit Voranreisen zum Beispiel am Sonntag kann teilweise Geld gespart werden. Natürlich sollten für solche Fälle zuerst die Meinungen der Teilnehmer eingeholt werden. Falls bereits vor der Veranstaltung die Stimmung sinken würde, hätte das negative Auswirkungen auf das Event.

9. Effizienz-Steigerung durch Online-Veranstaltungsportale

Portal nicht gleich Portal. Der direkte Kontakt zwischen Ihnen und dem Hotel sollte unbedingt bestehen bleiben. Achten Sie darauf, dass Sie zu jedem Zeitpunkt vollen Einblick in Ihre Anfragen haben und dabei jederzeit Änderungen vornehmen können. Praktische Hilfen wie Reminder oder E-Mail Vorlagen erleichtern die Kommunikation und sparen Zeit. Hotelvergleiche auf Knopfdruck ersparen Ihnen unnötiges copy & paste in Excel oder PowerPoint.

10. Angebotenen Service Nutzen

Die meisten Portale bieten zusätzlich einen kostenlose Unterstützung an. Nutzen Sie die Erfahrungen und Location-Tipps der Event Profis. Sie unterstützen auch bei Problemen und Fragen zum Hotel oder zur Veranstaltung.

Besonderheiten von Tagungen in der aktuellen Zeit

 

Tool zum Berechnen des Platzbedarfes - auch mit Mindestabstand

In diesen besonderen Zeiten helfen wir vom MICE Portal gerne und unterstützen Sie mit einem Tool zum Berechnen der Raumgröße unter Anbetracht Ihrer gewählten Bestuhlungsform.

Einfach Anzahl der Personen/Teilnehmer eingeben, Bestuhlungsart (normal oder Corona) auswählen und Ihre notwendige Raumgröße unter den aufgezeigten Bestuhlungsformen erhalten.

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