1. Leistungen Definieren
Frage genau nur diese an. Verwende die gleiche Basis für mehrere Hotels, so erhältst du auch vergleichbare Angebote. Vergleichen geht nur, wenn die Angebote deinem definierten Leistungsumfang entsprechen.
2. Geldtreiber Getränke berücksichtigen
Getränke sind oft Geldtreiber, vor allem Softgetränke. Empfehlenswert ist es, in den Tagungsräumen unlimitiert Wasser und Säfte anzufragen. Nimm dir im Tagungsraum nur unlimitiert Wasser und Säfte und die Pauschale wird meistens günstiger. Softgetränke sollten nur zum Mittag- oder Abendessen gereicht werden. Zusätzliche Kostentreiber sind auch Beamer- und WLAN-Kosten – verhandle diese gleich in der Tagungspauschale mit.
3. Tagungspauschalen für Planungs- und Budgetsicherheit
Bei Tagungspauschalen hast du einen besseren Kostenüberblick als bei Einzelleistungen, die nach Verbrauch abgerechnet werden. Darüber hinaus sind Pakete meistens günstiger als Einzelleistungen.
4. Auf Stornofristen achten
Allgemeine Geschäftsbedingungen der Hotels oder der Location-Betreiber sind in der Regel unterschiedlich. Gib bitte auch im Hinblick auf die Vergleichbarkeit darauf Acht. Buchungsportale wie das MICE Portal helfen dir beim Vergleichen. Hotels geben ihre Angebote zu einheitlichen AGB des Portals ab und verleihen dir eine gewisse Rechtssicherheit. Zusätzlich unterstützen Storno- und Optionsfrist-Reminder bei der leichteren Planung.
5. Deposit- oder Vorauszahlungen vermeiden
Ein Deposit bedeutet 100% Vorauszahlung der Leistungen und gibt keine Sicherheit. Sollte die Veranstaltung nicht stattfinden, ist es viel schwieriger deine Vorauszahlung wieder zurück zu bekommen. Wenn ein Deposit unter keinen Umständen zu vermeiden ist, versuche dich auf eine Teilzahlung zu einigen. Jedoch mehr als 60% der Buchungssumme solltest du nicht leisten.
6. Nachverhandeln lohnt sich
Nimm dir den Hörer in die Hand und sprich persönlich mit dem Hotel. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass 5 - 10% Preisnachlasse in der Regel nachverhandelt werden. Für eine erfolgreiche Nachverhandlung sollte das notwendige Fingerspitzengefühl vorhanden sein. Wenn eine langfristige Partnerschaft aufgebaut werden soll, dann sollte nicht von Anfang an nachverhandelt werden.
Bei Zimmern ist der Spielraum der Hotels größer als bei Tagungspauschalen. Es sollten daher mehr oder bessere Leistungen (Upgrade) verhandelt werden und weniger die direkten Preise.
7. Verhandlungsposition stärken
Holen dir Vergleichsangebote ein, somit hast du eine bessere Grundlage für die Verhandlung. In der Hotelbranche gilt, je mehr Zimmer angefragt werden, desto teurer der Zimmerpreis. Der höhere Preis ergibt sich durch die limitierte Anzahl an Hotelzimmern und Tagungsräumen und das damit verbundene höhere Ausfallrisiko bei großen Veranstaltungen.
8. Wochentage haben Einfluss auf Kosten
Achte auch darauf, an welchem Tag deine Veranstaltung stattfindet. Tagungshotels sind in der Regel während den Wochentagen stärker ausgelastet als am Wochenende. Mit Voranreisen zum Beispiel am Sonntag kann teilweise Geld gespart werden. Natürlich sollten für solche Fälle zuerst die Meinungen der Teilnehmer eingeholt werden. Falls bereits vor der Veranstaltung die Stimmung sinken würde, hätte das negative Auswirkungen auf das Event.
9. Effizienz-Steigerung durch Online-Veranstaltungsportale
Portal nicht gleich Portal. Der direkte Kontakt zwischen dir und dem Hotel sollte unbedingt bestehen bleiben. Achte darauf, dass du zu jedem Zeitpunkt vollen Einblick in deine Anfragen hast und dabei jederzeit Änderungen vornehmen kannst. Praktische Hilfen wie Reminder oder E-Mail Vorlagen erleichtern die Kommunikation und sparen Zeit. Hotelvergleiche auf Knopfdruck ersparen dir unnötiges copy & paste in Excel oder PowerPoint.
10. Angebotenen Service Nutzen
Die meisten Portale bieten zusätzlich einen kostenlose Unterstützung an. Nutze die Erfahrungen und Location-Tipps der Event Profis. Sie unterstützen auch bei Problemen und Fragen zum Hotel oder zur Veranstaltung.
Besonderheiten von Tagungen in der aktuellen Zeit
Tool zum Berechnen des Platzbedarfes - auch mit Mindestabstand
In diesen besonderen Zeiten helfen wir vom MICE Portal gerne und unterstützen dich mit einem Tool zum Berechnen der Raumgröße unter Anbetracht deiner gewählten Bestuhlungsform.Einfach Anzahl der Personen/Teilnehmer eingeben, Bestuhlungsart (normal oder Corona) auswählen und deine notwendige Raumgröße unter den aufgezeigten Bestuhlungsformen erhalten.
