Top oder Flop – 5 Faktoren, die ein Event prägen

Eventplanung ist mehr mehr als nur eine perfekte Organisation im Vorfeld. Es gehören genauso die Beachtung behördlicher Regelungen und Gebühren sowie Abrechnung und Steuern dazu. Mit unseren 5 Tipps startest du optimal in die Eventplanung.

Die 5 wichtigsten einflussfaktoren für die perfekte planung

Die Corona Krise lehrt uns Veranstaltungsplaner vor allem, dass ein Event trotz sorgfältiger Planung am Ende scheitern kann. Wenn es sich aber nicht gerade um ein tückisches Virus handelt, haben wir es meist selbst in der Hand, ob unser Event erfolgreich ist oder nicht.

Falls man es bis jetzt noch nicht wusste, weiß man spätestens seit der Pandemie, dass Veranstaltungsrecht Sache der Bundesländer ist. Die jeweilige Versammlungsstättenverordnung pro Bundesland regelt die behördlichen Auflagen, die je nach Teilnehmeranzahl und je nach Art der Veranstaltung – öffentliche oder private Veranstaltung für die Sicherheit der Teilnehmer sorgen sollen. Einen Aspekt, den man gern verdrängt, oftmals auch deshalb, weil die geplante Veranstaltung in einem Hotel stattfindet, welches seine Räumlichkeiten bereits im Vorfeld abnehmen ließ. 

Im Folgenden findest du 5 Einflussfaktoren, die maßgeblich zum Erfolg oder Misserfolg deiner Veranstaltung beitragen. 

1. Beachtung der behördlichen Regelungen der Versammlungsstättenverordnung 

Hierzu zählt besonders die Abnahme von Veranstaltungslocations oder die Genehmigung der Bestuhlung und Fluchtpläne durch die örtliche Feuerwehr. Hast du die Security bei öffentlichen Veranstaltungen über 200 Personen organisiert und einen Bereitschaftssanitäter bestellt? Jede Veranstaltung benötigt einen Veranstaltungsleiter und einen Veranstaltungstechnikleiter, mehr Informationen dazu findest du hier. 

2. Gema-Gebühren

Bei Auftritten von Bands und oder Künstler im Allgemeinen, muss der Veranstalter und das ist oftmals die Firma selbst, die Hitliste im Vorfeld bei der GEMA anmelden und die GEMA Gebühren entrichten. Ebenso muss die Künstlersozialkasse, als prozentuale Abgabe bezogen auf die Gage, bezahlt werden. Darüber hinaus fällt die Ausländersteuer an, wenn der Künstler seinen überwiegenden Wohnsitz im Ausland angemeldet hat. Um Ärger bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, sollte dies immer im Vorfeld geklärt werden. 

3. Beachtung der Komplexität von Events

Die Komplexität von Veranstaltungen ist immer gegeben, auch dann, wenn die Teilnehmerzahl unter 20 Personen liegt. Mehr Tipps zur perfekten Tagungsplanung. 

1. Passt das favorisierte Hotel zum Anlass deiner Veranstaltung und zum Stil des Unternehmens?  
2. Passt die Raumgröße zur Teilnehmeranzahl und zur Bestuhlungsform? 
3. Hast du an den Gruppenraum gedacht? Dieser sollte in unmittelbarer Nähe zum Haupttagungsraum liegen. 
4. Sind eventuelle Voranreisen geklärt? 
5. Hast du auch an die Vegetarier/Veganer bzw. Lebensmittelallergiker gedacht? Ein Buffet ist diesbezüglich immer eine gute Wahl, denn hier kann sich jeder nehmen, was er verträgt. Ein Menü oder Tellergericht dagegen bedingt eine vorherige Abfrage der Teilnehmer. 
6. Sind die Abrechnungsmodalitäten inklusive Barverzehr im Vorfeld geklärt? 

4. Versteuerung von Veranstaltungsleistungen

Je nach Teilnehmergruppen, d.h. Firmenangehörige oder externe Kunden und Gäste, unterliegen die in Anspruch genommen Leistungen unterschiedlicher steuerlicher Betrachtungen. Dazu zählen Bewirtungskosten, Raummieten oder Gastgeschenke. Unterstütze deine Buchhaltung mit dem Einsatz eines Einladungsmanagementsystems oder durch eine Exceltabelle, aus der die unterschiedlichen Teilnehmergruppen klar hervorgehen. Wenn diese Informationen dann noch mit der Höhe der in Anspruch genommen Leistungen pro Person vorliegen, ist dir deine Buchhaltung auf jeden Fall sehr dankbar. 

5. Vergleiche Leistung und Preise

Hole dir Vergleichsangebote ein und schaffe durch deine klaren Anforderungen die Möglichkeit, die Angebote von verschiedenen Hotels zu vergleichen. Oftmals erstellen Hotels ihre Angebote mit individuellen Leistungspaketen, sodass eine Vergleichbarkeit nicht möglich ist. Je klarer die Vorgaben sind, desto besser kannst du die Leistungen vergleichen. 

Weitere Informationen zum Thema Event planen ohne Pannen findest du hier. 

Mit dem MICE Portal Veranstaltungen strukturiert erstellen

Das MICE Portal führt dich durch eine strukturierte Veranstaltungs- und Projekterstellung. Diese berücksichtigt alle Komponenten, die eine Vergleichbarkeit diverser Anbieter sicherstellt und fragt dich gleichzeitig alle notwendigen Details ab, die für eine erfolgreiche Veranstaltung essenziell sind. Bei der Organisation von Großveranstaltungen empfehlen wir, eine Eventagentur, zur Unterstützung sowie den Einsatz eines elektronischen Teilnehmer Management Systems. Alle passenden Event-Anbieter findest du im MICE Portal. Unser kostenfreier MICE Support steht dir täglich mit Expertenwissen sowie Rat und Tat zur Seite.