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Mit der richtigen E-Mail-Kommunikation lassen sich E-Mail-Sünden vermeiden

Die E-Mail - einfach wunderbar, um schnell, einfach und kostengünstig zu kommunizieren. Doch auch hier gilt es ein paar Sachen zu beachten, damit die E-Mail ein schnelles und zeitsparendes Kommunikationsinstrument bleibt. 

Sebastian Reimer, Experte für kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) im Interview

Herr Reimer, Sie schulen Mitarbeiter und Führungskräfte hinsichtlich der Optimierung von Arbeitsabläufen. Einer Ihrer Schwerpunkte ist die alltägliche E-Mail-Kommunikation. Warum ist gerade hier soviel Aufmerksamkeit angebracht?

S. Reimer: In der Kommunikation zeigt sich unsere Professionalität. Ein korrekter Umgang mit E-Mails ist auch ein Zeichen von Wertschätzung. Es gibt durchaus einen „E-Mail-Knigge“, den man kennen sollte, um sich selbst und anderen das Leben zu erleichtern und die alltägliche Überflutung durch E-Mails einzudämmen.

Es ist erstaunlich, welche Auswirkungen der falsche Umgang mit dem Schreiben und Versenden von E-Mails oft hat. Mit dem Suchen nach bestimmten Nachrichten verschwenden Menschen immens viel Arbeitszeit und aufgrund von inhaltlichen Missverständnissen entstehen Ärger und Konflikte, die absolut unnötig sind. Dabei sind es nur ganz simple Dinge, die man umstellen muss.

Was sind denn aus Ihrer Sicht die größten E-Mail-Sünden, die man im Berufsalltag begehen kann?

S. Reimer: Zu den häufigsten und folgenreichsten Fehlern zählen unklare Betreff-Zeilen. Je ungenauer der Betreff formuliert ist, desto schneller geht eine Nachricht unter. Das passiert auch und vor allem bei schnellen Antwort-Mails, die ja keine neuen Inhalte oder den aktuellen Stand eines Projektes anzeigen.

Mindestens ebenso ungünstig sind Ketten-E-Mails, die ungeprüft weitergeleitet werden und diverse aufeinander folgende Antworten enthalten. Dabei landen auch mal Details oder Kommentare bei einem Empfänger, den das nichts angeht. Über Firmengrenzen hinaus kann so etwas sehr peinlich werden und unangenehme Folgen haben.

Die meisten von uns finden E-Mails vor allem deshalb praktisch, weil man keine Termine absprechen muss und jederzeit eine Nachricht loswerden kann… Sie plädieren aber dafür, auch immer wieder das direkte Gespräch zu suchen.

S. Reimer: Ja, es gibt E-Mail-Konversationen, die wirklich nur das Postfach vollstopfen und unnötige Zeit und Energie kosten.

Zu oft spielen wir das klassische „E-Mail-Ping-Pong“ mit, bei dem sich zwei Personen unzählige Nachrichten zu einem Thema hin- und herschicken. In vielen Fällen führt das zu Missverständnissen und neuen Fragen, außerdem ärgert man sich über die permanente Unterbrechung bei allen anderen Tätigkeiten. Mit einem Telefonat oder einem Treffen kann man vieles besser und schneller klären.

Und das nicht nur unter vier Augen - auch wer versucht, wichtige oder sogar strittige Projekte im Team per E-Mail zu koordinieren, verursacht Ärger und Frust. Wenn man bei einer Entscheidungsfindung auf Kollegen angewiesen ist und deren Positionen und Gegenargumente kennen sollte, kommt man mit E-Mails nicht aus.

Gilt der E-Mail-Knigge eigentlich auch für das Smartphone?

S. Reimer: Natürlich, so toll das Gerät ist, auch hier lauern Gefahren: im Smartphone potenziert sich zum Beispiel der Effekt einer weitergeleiteten Nachrichten-und-Antwort-Kette noch. Beim endlosen Scrollen gibt jeder Empfänger auf, erst recht, wenn er noch Anlagen lesen soll.

SMS und WhatsApp-Nachrichten sind ideal für Terminabsprachen, schnelle Anfragen und kurze private Mitteilungen. Im Geschäftsleben, besonders bei komplexen Themen, wirken sie aber nur respektlos und unprofessionell.

Mehr Hinweise sowie Anleitungen vom Coach für ein besseres E-Mail-Management erhalten Sie hier im Leitfaden:

Mehr Zeit für das Wesentliche! Optimieren Sie Ihren E-Mail-Eingang

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