Was kostet überhaupt ein Event? Bei der Planung einer Veranstaltung ist es wichtig, auch die Kosten abschätzen zu können, die auf dich zukommen. Dies gilt besonders, wenn das Budget nicht vorgegeben ist, sondern von dir selbst errechnet werden muss. Erfahre alles über das Kostenmanagement, wie du bei der Kalkulation den Überblick behalten kannst, mit welchen Ausgaben du rechnen musst und wie du Kosten sparen kannst.
KOSTENKALKULATION – WELCHE ARTEN VON KOSTEN GIBT ES?
Grundsätzlich gilt: Ein gut ausgearbeitetes, lückenloses Eventkonzept ist die Grundlage für eine realistische Kostenkalkulation. Schon bei der Konzeption der Veranstaltung sollten die Kosten für das Projekt eingeplant werden – so behältst du von Anfang an den Überblick. Außerdem ist es hilfreich, von vorneherein zu wissen, welches Budget maximal zur Verfügung steht. Eine Aufschlüsselung der Gesamtkosten in Selbst- und Fremdleistungskosten hilft bei der Kostenanalyse.
Als Selbstkosten wird die Summe aus Personaleinzelkosten, Sacheinzelkosten und Gemeinkosten bezeichnet. Sacheinzelkosten sind die Kosten, die allein für diese Veranstaltung anfallen, beispielsweise Reisekosten. Gemeinkosten dagegen lassen sich nicht explizit einer einzelnen Veranstaltung zuordnen (Büromieten, Telefonkosten, Steuern etc.). Als Fremdleistungskosten bezeichnet man die Kosten, die für die Dienstleistungen von Drittanbietern entstehen, beispielsweise Catering oder Locationmiete. An dieser Stelle ist es sinnvoll, sich zu überlegen, welche Teile der Veranstaltung in Eigenregie realisiert und welche durch externe Dienstleister übernommen werden. Durch das Einholen und Vergleichen unterschiedlicher Angebote findest du den besten Anbieter für deine Bedürfnisse. Die Summe der von dir kalkulierten Kosten ergibt das Budget, das du für deine Veranstaltung einplanen solltest.
Achte darauf, möglichst realistisch zu planen, und zwar auch in Sachen Teilnehmer. Wer soll erreicht werden, wer wird eingeladen und mit welcher No-Show-Rate ist zu rechnen? Das Pro-Kopf-Budget, das du für eine Veranstaltung ermittelt hast, kann leicht über den Haufen geworfen werden, wenn zu einer für 1000 Teilnehmer ausgerichteten Veranstaltung 200 Personen mehr erscheinen – oder 300 weniger!
TYPISCHE KOSTENPUNKTE ERFASSEN
Was kostet ein Event? Was die einzelnen Komponenten eines Events tatsächlich kosten, lässt sich pauschal nicht beantworten. Dafür müssen sehr viele Faktoren berücksichtigt werden. In welcher Stadt/Region findet die Veranstaltung statt? In welcher Saison? Welches Veranstaltungsformat ist angedacht? Es hilft, wenn die Kosten nicht nur in Selbst- und Fremdkosten, sondern auch thematisch gegliedert werden. Nachfolgend findest Du einige typische Kostenkategorien.
Kosten in der Vorbereitung
- Konzeptionskosten (Texte, Visualisierung, Recherche)
- Agenturhonorar
- Teilnehmermanagement (Veranstaltungswebseite, Einladungen)
- Kommunikation (Werbung, PR)
- Honorare für freie Mitarbeiter (Kreativ-, Beratungs-, Betreuungsleistungen)
Kosten während Durchführung
- Essen/Catering (Getränke, Snacks, Kaffee/Kuchen, Büffet)
- Raumkosten (Raummiete, Parkplätze, Stromversorgung)
- Dekoration (Raum- und Tischdekor, Blumen/Pflanzen, …)
- Unterhaltung (Bands, DJs, Moderation)
- Teilnehmermanagement (Namensschilder, Give-Aways)
- Personalmanagement (Versicherungen, Arbeitserlaubnis, Dienstkleidung)
- Mietkosten (Bühnen, Bars, Zelte, Tische und Stühle)
- Technik (Konferenzequipment, Projektoren, Soundsysteme)
- Transportkosten vor Ort (Shuttles, Taxis)
- Hotel- und Reisekosten
Kosten für die Nachbereitung
- Evaluation (Befragung/Auswertung, Dokumentation, Follow-Up)
Natürlich dienen auch die aufgelisteten Kostenpunkte nur als Orientierung. Einige werden für deine Veranstaltung gar nicht relevant sein, andere müssen eventspezifisch hinzufügt werden.
WELCHE KOSTEN FÜR WELCHES VERANSTALTUNGSFORMAT?
Das Veranstaltungsformat sollte so gewählt werden, dass es zum Ziel des Events passt. Auch die Bestuhlung spielt eine Rolle bei der den anfallenden Kosten, denn die jeweilige Bestuhlungsform bestimmt die Wahl des Raumes und der Technik. Bei interaktiven Formaten ist viel Platz pro Teilnehmer nötig, ein Vortrag mit Reihenbestuhlung ist dagegen relativ platzsparend und für den Veranstalter ökonomischer. Du solltest dich also bei der Kostenplanung immer fragen, ob der personelle, räumliche und mediale Aufwand im Verhältnis zum Ziel der Veranstaltung steht. Weitere Kosten kannst du durch eine langfristige Planung einsparen. Je weniger Zeit für die Planung zur Verfügung steht, desto teurer wird das Event.
Das Berechnen der voraussichtlichen Kosten eines Events und ein strukturiertes Kostenmanagement sind grundlegende Elemente eines Eventkonzeptes.
Unsere Checkliste unterstützt dich zusätzlich bei der Planung und Organisation deines Events:
