Die Einladung ist wie eine Visitenkarte für dein Event. Mit ihr kannst du deinen Gästen einen aussagekräftigen Eindruck vermitteln, um was für eine Veranstaltung es sich handelt und Lust auf das Event machen. Von diesem ersten Eindruck kann es auch abhängen, ob du mehr Zu- oder Absagen bekommst. Es lohnt sich also, einen näheren Blick auf die Regeln des erfolgreichen Einladungsmanagements zu werfen!
Einladungen sind ein wichtiger Aspekt des Teilnehmermanagement in der Eventplanung und sollten schon früh passend zum Event konzipiert werden. Eine gute Einladung hebt sich durch ansprechende Gestaltung ab, weckt Interesse und ist individuell auf den Gast abgestimmt, zum Beispiel durch die Sprachwahl bei internationalen Gästen und persönliche Anrede. Außerdem enthält sie Informationen zu den wesentlichen Fragen:
Mit auf die Einladung gehören auch zusätzliche Informationen, z.B. zur Kleiderordnung, Begleitpersonen, Verpflegung oder Parkmöglichkeiten.
Eine Einladung sollte – natürlich – einladend sein. Also ist es gut, wenn sie freundlich klingt und Lust auf das Event macht. Achte auch darauf, schon im Betreff des Briefes oder der E-Mail Thema und Datum der Veranstaltung zu erwähnen.
Wie die Einladung aussehen soll, hängt stark von der geplanten Veranstaltung ab. Zu einem förmlichen Bankett wird anders geladen als zum Messe-Event oder zur Mitarbeiterfeier. Zunächst stellt sich die Frage nach der Form der Einladung – traditionell auf Papier, elektronisch per E-Mail oder ganz informell über Social Media?
Eine Einladung in Papierform bietet sich für besonders förmliche Anlässe an. Sie wirkt exklusiv und persönlich und hebt sich von der Masse an E-Mails ab, da sie nicht alltäglich ist. Eine Papier-Einladung wird durch den mit ihr verbundenen Aufwand mehr gewürdigt und prägt sich durch ihre materielle Existenz besser ein. Für den Veranstalter bedeuten Einladungen in Papierform allerdings höhere Kosten, viel organisatorischen Aufwand (Design, Druck, Versand etc.) und ökologische Nachteile durch den hohen Materialverbrauch.
Elektronische Einladungen bieten einige Vorteile in der Handhabung: Sie sind kostengünstiger, ermöglichen mehr Flexibilität und können mit entsprechenden Tools gestaltet, organisiert und ins Einladungsmanagement integriert werden. Zudem kann der Teilnehmer die Veranstaltungsdaten immer wieder abrufen. Anders als bei der Papierversion riskiert er nicht, die Einladung und somit auch die Eventinformationen zu verlieren. Wenn der Teilnehmer die Einladung über die sozialen Netzwerke teilt, kann das die Medienwirksamkeit des Events steigern. Nicht zuletzt lässt sich eine Einladung per Mail oder über Social Media mit viel geringerem Aufwand beantworten – oft genügt ein Klick, um zur Anmeldung zu gelangen.
Angesichts der täglichen Mail-Flut besteht natürlich das Risiko, dass eine Einladung im Posteingang in Vergessenheit gerät. Umso wichtiger ist es, dass die Einladung stilvoll designt ist und die Empfänger persönlich anspricht.
Zu der Konzeption von Inhalt und Form der Einladungen kommt nun noch das Anmeldeverfahren. Dieses sollte möglichst unkompliziert sein – je umständlicher die Anmeldung, desto höher das Risiko, dass die Einladung deshalb nicht angenommen wird! Digitale Einladungsmanagement-Tools bieten sich an, um die Anmeldungen nutzerfreundlich zu steuern und helfen dir, den Verwaltungsaufwand für dein Event zu reduzieren. Mit ihnen lassen sich softwareunterstützt individualisierte Einladungen gestalten, versenden und Anmeldungen verwalten. Sie bieten Überblick über erfolgte bzw. ausstehende Anmeldungen und den aktuellen Anmeldestand. Bei softwarebasierten Teilnehmermanagementsystemen ist das Einladungsmanagement in der Regel bereits integriert. Das bietet unter anderem den Vorteil eines aufeinander abgestimmten Designs von Event-Website, Einladung, Anmeldeformular und ggf. Event-Apps. So kannst du Zeit und Kosten sparen.
Neben der gelungen Einladung ist das gesamte Teilnehmerhandling ein wichtiger Bestandteil in der Eventplanung. Mit unserer Checkliste für dein Teilnehmermanagement behältst du stets den Überblick: