Ein Event erfolgreich zu organisieren, erfordert gute Vorarbeit! Mit unserem methodisch erprobten 5-Schritte-Maßnahmenplan kannst du die richtigen Aktivitäten für dein Vorhaben konkret festlegen und im Detail planen. So steht deinem perfekten Event nichts mehr im Weg!
IN WENIGEN SCHRITTEN ZUM PERFEKTEN MASSNAHMENPLAN
Jeder Maßnahmenplan startet mit der Visualisierung des Projektes. Hier geht es vor allem darum, ein Konzept für das bevorstehende Event zu erstellen. Dabei ist es zunächst nicht entscheidend, ob dies anhand von Listen oder mit Hilfe einer Software erfolgt. Wichtig ist viel mehr, eine gute Übersichtlichkeit und Verständlichkeit zu ermöglichen. Nur so wird der Plan für das gesamte Team eine hilfreiche Arbeitsgrundlage, an die alle sich halten können. Zu Beginn der Planung steht das Bestimmen der Rahmenbedingungen an:
- Was wird in welcher Reihenfolge erledigt?
- Welche Mittel und welcher Aufwand sind dafür notwendig?
- Wer kann mich dabei unterstützen und wer kann welche Aufgabe übernehmen?
- Was kostet ein Event?
- Bis wann müssen die einzelnen Arbeitsschritte erledigt sein?
Darauf basierend gliedert der Maßnahmenplan sich in 5 aufeinander aufbauende Schritte:
1. MASSNAHMEN AUFLISTEN
Maßnahmen entstehen häufig in Workshops oder Team-Meetings. Auch bei Brainstorming- oder Brainswarming-Sessions können Maßnahmen aus neuen Ideen entstehen. Notiere gut sichtbar und einzeln aufgelistet die entwickelten Maßnahmen, die zur Umsetzung des Vorhabens notwendig sind – am besten in ausformulierten Sätzen. Das fördert nicht nur die Verständlichkeit sondern schärft auch den Blick für Details. Aber Achtung: immer realistisch bleiben!
2. Zuständigkeiten klären
Überlege dir, welche Personen oder Gruppen für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen notwendig sind und wer zusätzlich noch informiert werden muss. Entscheide dann, wie du die Beteiligten über die anstehenden Aufgaben informieren willst. Lege am besten mit dem jeweiligen Team fest, wer für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten zuständig ist. Ein Kick-off-Meeting eignet sich für solche Gespräche besonders gut.
3. ZIELE UND ZWISCHENZIELE DEFINIEREN
Formuliere das gewünschte Endergebnis und die einzelnen Etappen, die erreicht werden sollen und lege alle Schritte möglichst klar und konkret fest. Ist die Veranstaltung oder das Event umfangreich, sorgen gesteckte Zwischenziele für einen strukturierten und übersichtlichen Prozess. Sogenannte Meilensteine unterstützen die optische Darstellung der Zwischenziele und visualisieren deren Gewichtung in der gesamten Strategie und Organisation der Veranstaltung.
4. ENDTERMIN FIXIEREN
Oftmals hängen einzelne Schritte voneinander ab und die Maßnahmen müssen dementsprechend mit einer exakten Terminvorgabe versehen sein. Sie können bei Nichteinhaltung andere nachfolgende Maßnahmen blockieren. Fühlen sich alle Verantwortlichen für ihre jeweiligen Schritte und Prozesse zuständig, greifen die gesamten Aktivitäten optimal ineinander. Gerade bei vielen einzelnen Etappen, die kontinuierlich aufeinander aufbauen, ist der Zeitplan ein wesentlicher Garant für den Erfolg eines Maßnahmenplans.
5. ZUSTÄNDIGKEITEN FESTLEGEN
Sind Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitfenster im Vorfeld klar und verbindlich festgelegt , trägt der Maßnahmenplan zur Umsetzung des Eventkonzeptes bei.
Erfahre mehr zum Kostenmanagement, der Eventorganisation und vieles weitere in unseren Blogartikeln. Sichere dir unsere vorbereitete Checkliste, die dich bei der Planung und Organisation deines nächsten Events unterstützt:
