Ein effektiv und strukturierter Einkauf schafft in Unternehmen Transparenz, Planungssicherheit und monetäre Einsparungen. Der Einkauf ist eine essentielle Abteilung zur Erhaltung der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen.
Maverick Buying in Unternehmen
Das Verwalten und Einkaufen von Produktionsmaterialien, Software oder Hardware unterliegt meist der Einkaufsabteilung im Unternehmen. Herrscht in dieser Abteilung keine Transparenz und fehlt es an Informationen über Verbrauch und Volumen, kann es schnell zu Bestellengpässen und Produktionsstaus kommen. Oftmals sind die Einkaufsprozesse in Unternehmen ungenügend kommuniziert und es wird per Maverick Buying eingekauft, das bedeutet Mitarbeiter handeln auf eigene Faust und umgehen ihre Einkaufsabteilung. Folglich wird meist weder zu verhandelten Raten noch bei de Kooperationspartnern bestellt; es entstehen hohe Kosten, Intransparenz und Inventarunsicherheit.
Transparenz im Einkauf
Der operative Einkauf von Leistungen nimmt einen nicht zu geringen Wert im Aufgabengebiet des Einkäufers ein, dennoch sind es die Vertragsverhandlungen mit Partnern, die zu hohen Savings führen. Die Instrumente für gute Vertragsverhandlungen liegen in der Analyse, der Übersicht und dem Reporting. Stehen dem Einkäufer, durch die Wahl geeigneter Software, Reports über seine Lieferanten, die verhandelten Konditionen und die eingekauften Leistungen zur Verfügung, so wird sehr schnell Einsparpotential durch Bündelungen von Bestellungen ersichtlich. Durch höheres Volumen bei weniger Dienstleistern können effektive Senkungen bei neuen Konditionsverhandlungen erreicht werden. Laut einer Faustformel spezialisierter Unternehmensberatungen sind durch transparente und effiziente Abläufe ca. 2-5 % an Einsparungen bezogen auf das externe Einkaufsvolumen erreichbar. Dabei profitieren nicht nur große Unternehmen von einer effektiven Einkaufstransparenz, sondern auch Mittelständler sowie Geschäfte mit einem breiten Warenspektrum.
Welche Anforderungen müssen für einen transparenten Einkauf erfüllt werden?
Ganz gleich, ob nun Materialien, Waren oder Veranstaltungen eingekauft werden - die Daten müssen über längere Zeit speicher- und abrufbar sein. Zudem müssen Änderungen an den Daten schnell eingepflegt sowie später nachvollzogen werden können. Ein transparenter Einkauf legt den Grundstein für weitere Potenzialerhebungen und daraus folgenden Einsparungen.
Um die Anforderungen besser zu strukturieren, helfen die nachfolgenden Fragestellungen:
- Wer pflegt das System beziehungsweise wer hat Zugang dazu?
- Welche Daten sind für die Einkaufstransparenz relevant?
- Wen nimmt man als Lieferant in die Datenbank auf?
- Wie werden die erhaltenen Daten gepflegt?
- Wann werden die Daten auf den aktuellen Stand gebracht?
