Für Eventplanende wird es immer wichtiger, neue und innovative Formate zu finden, um die Zielgruppe – ob KundInnen oder Mitarbeitende – zu erreichen. Eventformate wie Seminare, Roadshows und Weiterbildungen bieten dabei eine einzigartige Gelegenheit, nicht nur Wissen weiterzugeben, sondern ebenso den Austausch zu fördern und dabei Mitarbeitende-, sowie Geschäftsbeziehungen zu stärken.
In diesem Artikel erfährst du, was die einzelnen Veranstaltungstypen ausmacht, welche Ziele sie verfolgen und wie du sie optimal planst und organisierst.
Um ein Event zu organisieren, musst du erst einmal klären, welches Format zu deinen Zielen passt. Erst wenn du weißt, ob du deine Zielgruppe mit einem Seminar, einer Roadshow oder einer Weiterbildung am besten für dich gewinnst, kann die Planung losgehen. Worin unterscheiden sich die Formate also?
Seminare sind eine klassische Form der Weiterbildung. In der Regel gibt es Referierende, die kleinen Gruppen ein bestimmtes Thema näherbringen. Dabei wird ein konkretes Lernziel, eine Wissensaneignung, verfolgt. Die Veranstaltungen können in Präsenz oder online stattfinden, sind in der Regel ein- oder mehrtägig und umfassen sowohl einen Theorieteil, als auch interaktive Phasen und Diskussionen. Oft bauen Seminare aufeinander auf und finden in regelmäßigen Abständen statt.
Der Begriff Weiterbildung umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, die Kompetenzen einer Person weiterzuentwickeln. Dabei gibt es unterschiedliche Formen der Weiterbildung, wie zum Beispiel Schulungen oder Workshops, auf die wir in unserem Artikel “10 Ideen für Weiterbildungen” genauer eingehen. Grundsätzlich dienen Schulungen dazu, Fachkenntnisse zu erweitern, während Teilnehmende von Workshops gemeinsam neue Strategien, Lösungen oder Prozesse erarbeiten.
Roadshows sind Informationsveranstaltungen, die darauf abzielen, Produkte, Dienstleistungen oder Wissen einem größeren Publikum vorzustellen. Meist führen Unternehmen Roadshows in mehreren Städten oder Regionen über einen längeren Zeitraum durch, um möglichst viele Menschen zu erreichen.
Du siehst: Die Eventformate unterscheiden sich hinsichtlich Zielsetzung, Interaktionsmöglichkeiten, Ort und Dauer. Welches das Richtige ist, hängt davon ab, was du vermitteln möchtest und welche Ziele du anstrebst. Hier ein Überblick:
Seminare zielen darauf ab, Expertenwissen zu vermitteln. Teilnehmende behandeln ein bestimmtes Thema in kompakter Form und haben die Möglichkeit, sich eng mit den Referierenden auszutauschen.
Konkret bieten Seminare folgende Vorteile:
| Kurz & knapp: Ein Seminar eignet sich, wenn du gezielt Wissen zu einem Thema vermitteln möchtest. Dabei kann sich ein Seminar sowohl an Mitarbeitenden, als auch an KundInnen richten. |
Weiterbildungen sind ein Schlüsselfaktor, um Kompetenzen aufzubauen, zu erweitern und zu vertiefen. Dabei kann es sich sowohl um fachliche als auch um methodische oder soziale Kompetenzen handeln.
Die Vorteile sind vielfältig:
| Unser Tipp: Weiterbildungen setzt du am besten ein, um die Expertise im Unternehmen zu fördern und einen soliden Kenntnisstand zu sichern. Dabei kannst du diese auch für KundInnen und PartnerInnen beispielsweise in Form von Workshops anbieten, um die Beziehungen langfristig zu stärken. |
Eine Roadshow ist ein groß angelegtes Event, das in der Regel mehrere Tage dauert und an unterschiedlichen Orten stattfindet. Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, ihr Publikum an einem Ort und zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichen. Diese Events können eine wirkungsvolle Plattform sein, um die Zielgruppe dort zu erreichen, wo sie sich befindet. Du kannst dieses Format auch für Weiterbildungen und Seminare nutzen.
Einige Vorteile von Roadshows sind:
| Unser Tipp: Roadshows sind ein geeignetes Format, wenn du über Produkte und Neuerungen informieren möchtest. Ebenso kannst du so neue Zielgruppen erschließen oder Geschäftsbeziehungen stärken. Seminare und Weiterbildungen kannst du aber ebenfalls als Roadshow planen – die Formate schließen sich also nicht aus. |
Bevor du dich für eine Veranstaltungsart entscheidest, solltest du genau überlegen, welches Ziel du erreichen möchtest. Anschließend kannst du die verschiedenen Optionen gegeneinander abwägen und diejenige auswählen, die am besten zu deinem Thema und Unternehmen passt.
Beispiel: Ein Unternehmen plant, die nächste Generation der Führungskräfte aus den eigenen Reihen zu besetzen. Natürlich ist hier bereits eine frühzeitige Planung notwendig. Eine erfolgreiche Führungskraft ist schließlich nicht nur fachlich kompetent, sie besitzt auch soziale Kompetenzen und weiß, wie man Mitarbeiter*innen fördert.
Nehmen wir an, du sollst zwei Ziele erreichen:
Beide Ziele erfordern ein unterschiedliches Format.
Bei Zeitmanagement-Modellen handelt es sich um Wissen, welches zu vermitteln ist. Seminare sind eine gute Wahl, da Nachwuchsführungskräfte von Experten dieses Wissen vermittelt bekommen und es interaktiv üben können.
Anders sieht es bei Führungskompetenzen aus. Diese Kompetenz sollten Teilnehmer*innen in einer Weiterbildung, wie etwa in Form eines Workshops, erlernen. Der Grund: Interaktion und eigene Wege hin zu neuen Fähigkeiten sind hier entscheidend, nicht die bloße Vermittlung von Wissen.
Ist das Unternehmen an mehreren Standorten aktiv, können die angehenden Führungskräfte über mehrere Städte verteilt sein. In diesem Fall bietet es sich an, das Event als Roadshow zu planen. Das Seminar bzw. die Weiterbildung findet also zunächst z. B. in München, danach mit dem gleichen Inhalt noch in Frankfurt und Berlin statt.
Die Planung einer Veranstaltung ist mit zahlreichen Herausforderungen, Kosten und einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Es geht um mehr als nur die Suche nach dem passenden Ort und der Terminfestlegung: Es gilt, einen echten Mehrwert für alle Teilnehmenden und das Unternehmen zu bieten.
Damit sowohl das Publikum als auch die Referent*innen zufrieden sind, müssen Eventmanager*innen einiges bedenken, um deine Veranstaltung optimal vorzubereiten.
Dass die Zielsetzung ein wichtiger Bestandteil der Planung ist, konnten wir bereits zeigen. Doch wie genau sollten Ziele aussehen? Die SMART-Formel hilft dir dabei: Das Akronym SMART steht für die Eigenschaften, die eine Zielsetzung erfüllen sollte:
Eine durchdachte Personalplanung sorgt für einen planmäßigen Ablauf deiner Veranstaltung und folglich für zufriedene Gäste und Mitarbeitende. Bei der Einteilung der Arbeitszeiten solltest du Pausen und Ruhezeiten deiner Mitarbeitenden unbedingt berücksichtigen. Ansonsten drohen Überlastung, Stress und verminderte Produktivität, was sich negativ auf den Ablauf auswirken kann. Speziell bei Roadshows ist genau darauf zu achten, Zeiten sinnvoll aufeinander abzustimmen und Reise- ebenso wie Ruhezeiten einzuplanen.
Bei Seminaren und Weiterbildungen steht zusätzlich die Wahl der Referierenden an: Schließlich bestimmen diese den Ablauf, die Inhalte und ggf. sogar den Termin des Events. Bei der Planung ist ein Zeitraum für die Akquise von ExpertInnen ebenfalls von Vorteil, wichtig ist dabei nicht nur die inhaltliche Kompetenz, sondern auch soziale und kommunikative Skills. Schließlich möchtest du keinen langweiligen Vortrag, sondern ein spannendes und mitreißendes Format bieten.
Bei Weiterbildungen solltest du nach geschulten Coaches aus deiner Branche Ausschau halten. Doch nicht unbedingt ist diese Position extern zu besetzen: Auch interne Mitarbeitende können spannende Workshop-Formate zu spezifischen Themen entwickeln, um den Wissenstransfer und den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens zu stärken und zu fördern.
Der Termin deiner Veranstaltung ist entscheidend für den Erfolg. Stelle sicher, dass du genügend Zeit für die Planung hast und dass der Termin für deine Zielgruppe günstig ist. Beachte Urlaubszeiten, saisonabhängige Auslastung des Unternehmens und das Timing anderer Events.
Der Ort deiner Veranstaltung sollte zu den Zielen und zur Zielgruppe passen. Doch was bedeutet das konkret?
Neben einer guten Lage und Erreichbarkeit sowie verfügbaren Parkplätzen solltest du bei der Wahl des Veranstaltungsortes auch auf eine passende Infrastruktur, Ausstattung und Größe achten, die den Bedürfnissen der Teilnehmenden entsprechen.
Dies variiert je nach Veranstaltungsformat, denn bei einer Weiterbildung für Unternehmer, solltest du dich nicht in einem Schulungsraum mit Overheadprojektor präsentieren. Suche lieber einen Ort, der etwas mehr Flair hat und den Teilnehmern einen angenehmen Aufenthalt ermöglicht. Für Seminare hingegen können Schulungsräume mit passender Ausstattung durchaus sinnvoll sein. Insgesamt bieten sich für Bildungsveranstaltungen ruhige Orte außerhalb von Ballungszentren an, die entsprechende Möglichkeiten für Pausen, Erholung und Networking bieten und einen Austausch abseits vom Alltag ermöglichen.
Im Gegensatz dazu stehen bei Roadshows und Produktpräsentationen belebte Orte im Vordergrund, in denen sich die Zielgruppe bewegt. Für Kosmetikprodukte können das beispielsweise Parfümerien, Kaufhäuser oder Kosmetikinstitute sein.
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Tipp Roadshows: Bei der Erstellung der Routen solltest du ganz besonders auf den Ablauf achten. Es ist wichtig, möglichst kurze Strecken zu wählen, um CO₂-Emissionen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Beachte außerdem, dass LKWs nicht überall fahren können und andere Geschwindigkeiten haben als Pkws. Besonders kritisch können Routen über Ländergrenzen hinweg sein: Ist ein Visum notwendig, muss mitunter viel zeitlicher Puffer für die Anträge gewährleistet sein. Ein Überseetransport ist noch komplexer. |
Verschicke die Einladung zu deiner Veranstaltung so früh wie möglich, damit Interessierte genügend Zeit haben, ihre Teilnahme zu planen. Informiere sie nicht nur über den Termin und den Ort der Veranstaltung, sondern auch über das Programm und was sie von der Teilnahme erwarten können.
Das Programm deiner Veranstaltung ist entscheidend für den Erfolg. Informiere dich im Vorfeld über die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmenden und plane das Programm dementsprechend. Achte aber darauf, dass es genügend Freiräume gibt – sonst wirkt es schnell gezwungen oder gar langweilig.
Das bedeutet auch: Bei allen Formaten solltest du Teilnehmende mittels interaktiver Formate und Methoden involvieren und die Möglichkeit bieten, sich aktiv einzubringen - unabhängig ob Weiterbildung oder Seminar. Auch wenn Wissensvermittlung durch ExpertInnen im Vordergrund steht, ist es wichtig, einen Raum für Austausch und Diskussionen zu schaffen. Aufgrund der intensiven Auseinandersetzung mit den Inhalten solltest du zudem auf genügend Pausen und Bewegungsmöglichkeiten achten.
Bei Roadshows geht es darum, direkten Kontakt zur Kundschaft herzustellen: Schließlich sollen sie das Interesse für die Marke und das Produkt wecken. Ein spannendes und interaktives Programm, welches überrascht und einen echten Mehrwert generiert, steht hier im Vordergrund. Die Herausforderung besteht darin, Inhalte zu entwickeln, die für die Zielgruppe an unterschiedlichen Orten passt und trotzdem individuell auf lokale Gegebenheiten zugeschnitten sind.
| Unser Tipp: Speziell sind Seminaren und Weiterbildungen oft langfristig angelegt. Das Programm sollte sorgfältig aufeinander aufbauen, um den Lernfortschritt zu fördern. |
Jedes Event ist einzigartig – und doch gilt: Ist es einmal definiert, läuft der Planungsprozess ähnlich ab. Besonders bei regelmäßigen Events oder aufeinander aufbauenden Bildungsveranstaltungen lohnt sich daher eine Buchung in Serie. So lassen sich wertvolle Ressourcen sparen.
Du kennst es wahrscheinlich selbst: Du springst am Computer von Fenster zu Fenster, um das richtige Hotel zu buchen, den Caterer zu organisieren und die Timings zu koordinieren. Wie viel Zeit und Ressourcen ließen sich sparen, wenn du all diese Planungsschritte in einem einzelnen Portal angehen könntest?
Das MICE Portal bietet in diesem Fall eine wertvolle Unterstützung. Hier kannst du deine Eventorganisation um einiges vereinfachen, indem du bei der Serienbuchung Events kopierst und nur einzelne Parameter, zum Beispiel den Ort, änderst. Regelmäßige Events, aufeinander aufbauende Seminare oder Ähnliches: Mit nur wenigen Klicks kannst du Serientermine erstellen und ganz einfach an einem Ort managen.
Seminare, Roadshows und Weiterbildungen sind hervorragende Veranstaltungen, um Wissen und Innovationen zu vermitteln, den Austausch zu fördern und Beziehungen zu Mitarbeitenden, PartnerInnen und der Kundschaft aufzubauen und zu stärken.
Der Schlüssel für die Auswahl des richtigen Formats? Die Zielstellung der Veranstaltung. Wenn du diese definierst und unsere Tipps beachtest, steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Weg.
Unsere Checkliste für die Eventplanung unterstützt dich zusätzlich bei der Organisation, von der Vorbereitung, über die Planung, bis zur Nachbereitung!
Unabhängig vom Veranstaltungsformat haben wir in einer Checkliste zusammengefasst, auf was du bei der Organisation achten solltest. Wenn du all diese Punkte beachtest, steht einer gelungenen Fortbildung oder einem interessanten Seminar nichts mehr im Weg. Lade dir jetzt unsere kostenlose Checkliste herunter.