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Herausforderungen von Eventmanager

Für Veranstaltungsplaner stehen Herausforderungen auf der Tagesordnung. Dabei sind die steigenden Ansprüche im MICE Bereich wie auch die wachsende Zahl an Events nur ein Teil dessen, worauf es im Daily Business wirklich ankommt. Wir verraten, mit welchen Herausforderungen ein Eventmanager täglich kämpfen muss und auch, wie er sie in Zukunft noch besser meistern kann.

Welche Herausforderungen ein Eventmanager täglich meistern muss

Eventmanager müssen Multitasker sein. So scheint es zumindest, wenn man sich vor Augen führt, welche Fülle an Aufgaben sie täglich jonglieren. Und da heute jeder „höher, schneller, weiter“ schreit, ist auch der Druck deutlich erhöht. Keine Frage: Events werden immer komplexer und die Herausforderungen im Eventmanagement damit nicht gerade weniger.

Angebote en masse vergleichen

Ist ein Event zu kurzfristig geplant, muss häufig das erstbeste Angebot herhaltenNicht gut, die Kosten können explodieren oder gar ein schlechtes Event droht. Die Herausforderung für Eventmanager besteht darin, Angebote auch unter Zeitdruck mit höchster Sorgfalt durchzugehen und ausführlich zu prüfen.

Bleibt hingegen mehr Zeit, muss erst eine Vielzahl an Angeboten eingeholt und verglichen werden. Wer das alles manuell macht, ist in der Informationsflut meist hoffnungslos verloren. Veranstaltungsplaner können sich Stress sparen, wenn sie eine zentrale Anfrage mit den eigenen Parametern stellen und darauf basierend eine Auswahl an transparenten Angeboten mit allen nötigen Informationen erhalten. Im besten Fall sind das Leistungs- wie auch Preisgefüge dabei modular und vergleichbar gestaltet. Auch das Verhandeln von umfassenden Pauschalen anstatt kleinteiliger Einzelposten schont am Ende des Tages die eigenen Nerven und das Budget.

Unter Zeitdruck flexibel bleiben

Time is Money! Aber woher nehmen, wenn nicht stehlen? Gerade Eventmanager wissen nur zu gut, was Zeitdruck bedeutet und je näher ein Event rücktumso stärker werden die Symptome: Alle vereinbarten Leistungen müssen perfekt umgesetzt sein, kurzfristige Änderungswünsche tauchen auf, Individuelle sowieso und man hat das Gefühl, dass jeder irgendwo an einem zerrt.

Hinzu kommt, dass Eventmanager auch als Ansprechpartner vor Ort verfügbar sein müssen. Und da viele Veranstaltungen nun mal außerhalb der geregelten Bürozeiten stattfinden, ist der gemütliche „nine to five“-Job sowieso nur noch reines Wunschdenken.

Für Eventmanager gibt es immer wieder neue Situationen und Aufgaben, die kurzfristig koordiniert und erledigt werden müssen. Wer hier flexibel reagieren und den aufkeimenden Stress als positiven Antriebsmotor nutztwird den täglichen Herausforderungen im Event Management ein kleines Stückchen mehr gerecht.

Recherchieren, was das Zeug hält

Ein geeignetes Hotel, die perfekte Event-Location, genügend Parkplätze, optimale Verkehrsanbindung, das passende Rahmenprogramm, Catering und vieles mehr. Das alles muss recherchiert werden – und dabei gehen Unmengen an Zeit und Ressourcen verloren. Dabei ist eine gründliche Recherche das beste Mittel, um Probleme gleich im Vorfeld zu vermeiden. Denn wer den Überblick hat, trifft bessere Entscheidungen und kann sich mit ziemlicher Sicherheit auf einen großen Event-Erfolg freuen.

So gilt für Eventmanager beim Daily Business das Motto: Besser informiert sein, um sich vom Wettbewerb abzusetzen. Sei es in puncto Inhalt, Format, Veranstaltungsort, Service oder auch nur in dem, was einem selbst oder den Teilnehmern einen Preisvorteil verspricht.

Kostentransparenz gewährleisten

Wenn sie könnten, würden Eventmanager jede Veranstaltung zum weltbesten und unvergesslichsten Erlebnis der Menschheit machen. Schade nur, dass meist jemand anderes den Daumen auf den Kosten hat. Und so ist es auch eine tägliche Herausforderung des Eventmanagers, geplante Budgets streng einzuhalten.

Dabei kommt es auf ein durchgehendes Reporting wie auch eine transparente Kostendarlegung an. Nicht nur, um die Einkaufsabteilung zufriedenzustellen, sondern auch, um belastbare Zahlen für die Erfolgskontrolle und bedarfsgerechte Planung zukünftiger Events zu haben. Kurz: Damit die Steuerung zukünftiger MICE Aktivitäten im Sinne des eigenen Unternehmens effizient und möglich ist.

Stornierungen, Stornierungen, Stornierungen

Eventmanager können ein Lied davon singen: Das perfekte Event steht in den Startlöchern, aber kurz davor häufen sich die Stornierungen der Teilnehmer. Manchmal aus nachvollziehbaren Gründen, manchmal hat der Hund einfach nur das Ticket gefressen. Aber ganz gleich, warum das so ist – der finanzielle Erfolg der geplanten Veranstaltung ist gefährdet.

Zudem muss jeder Eventmanager auch selbst mal ein wenig hin und her manövrieren und dabei darauf achten, Stornofristen- und -bedingungen bereits gebuchter Angebote einzuhalten. Gut beraten sind dann immer die, die im Daily Business auf flexible Stornobedingungen zurückgreifen können oder das Spiel mit den Stornofristen umdrehen und die Bedingungen des Veranstaltungsplaner annehmen müssen.

Preis und Leistung in der Waage halten

Veranstaltungsmanager müssen auch Finanzplaner sein. Denn zu den täglichen Herausforderungen im Event Management gehört es auch, die beste Leistung zum günstigsten Preis herauszuholen. Einnahmen sollen im korrekten Verhältnis zu den Ausgaben stehen und auch sonst müssen die Kosten immer im Blickfeld sein.

Leider bestehen aber oft Unsicherheiten über das optimale Preis-/Leistungsverhältnis oder es fehlen einfach nur die nötigen Erfahrungswerte, um ein Hotel oder eine Location hinreichend zu beurteilen. Abhilfe können hier Event-Marktplätze leisten, die über ein kuratiertes Angebot an bewährten und seriösen Dienstleistern verfügen.

Perfekte Rahmenbedingungen schaffen

Was ist das passende Rahmenprogramm? Wer macht das Catering? Gibt es spezielle Essenswünsche zu beachten? Und wie sieht die optimale Bestuhlung aus? Im Laufe eines Tages tauchen im Kopf eines Eventmanagers so einige Fragezeichen auf, die alle beantwortet werden wollen. Und auch, wenn die Versuchung groß ist, das selbst zu tun  vorteilhafter ist es, auf Vorschläge und Erfahrungswerte des Catering-Anbieters, gebuchten Hotels oder der Dienstleister vor Ort zurückzugreifen.

Denn wenn die Recherche umfangreich genug war, das Angebot gepasst hat und auch das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt, dann sollten die vor allem anderen eines haben: Expertise in ihrem angestammten Bereich, die sie auch gerne an Eventmanager weitergeben!

Checklisten für Events als praktische Hilfe

Als Eventmanager wissen Sie: Erfolgreiche Veranstaltungen erfordern viel Energie, Kreativität, Stressresistenz und Durchhaltevermögen. Und das Tag für Tag. Wer die Herausforderungen im Eventmanagement noch effizienter meistern will, sollte vielleicht über die Digitalisierung seiner MICE Prozesse nachdenkenOder als ersten Schritt für weniger Stress spezielle Checklisten für Events nutzen, die das Daily Business ebenfalls erleichtern können.

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