Für Veranstaltungsplanende stehen Herausforderungen auf der Tagesordnung. Dabei sind die steigenden Ansprüche im MICE Bereich wie auch die wachsende Zahl an Events nur ein Teil dessen, worauf es im Daily Business wirklich ankommt. Wir verraten, mit welchen Herausforderungen ein* EventmanagerIn täglich kämpfen muss und auch, wie er sie in Zukunft noch besser meistern kann.
Welche Herausforderungen täglich gemeistert werden müssen
Eventmanagende müssen Multitasker sein. So scheint es zumindest, wenn man sich vor Augen führt, welche Fülle an Aufgaben sie täglich jonglieren. Und da heute jeder „höher, schneller, weiter“ schreit, ist auch der Druck deutlich erhöht. Keine Frage: Events werden immer komplexer und die Herausforderungen im Eventmanagement damit nicht gerade weniger.
Angebote en masse vergleichen
Ist ein Event zu kurzfristig geplant, muss häufig das erstbeste Angebot herhalten. Nicht gut, die Kosten können explodieren oder gar ein schlechtes Event droht. Die Herausforderung für Veranstaltungsplanende besteht darin, Angebote auch unter Zeitdruck mit höchster Sorgfalt durchzugehen und ausführlich zu prüfen.
Bleibt hingegen mehr Zeit, muss erst eine Vielzahl an Angeboten eingeholt und verglichen werden. Wer das alles manuell macht, ist in der Informationsflut meist hoffnungslos verloren. Veranstaltungsplanende können sich Stress sparen, wenn sie eine zentrale Anfrage mit den eigenen Parametern stellen und darauf basierend eine Auswahl an transparenten Angeboten mit allen nötigen Informationen erhalten. Im besten Fall sind das Leistungs- wie auch Preisgefüge, die modular und vergleichbar gestaltet werden. Auch das Verhandeln von umfassenden Pauschalen anstatt kleinteiliger Einzelposten schont am Ende des Tages die eigenen Nerven und das Budget.
Unter Zeitdruck flexibel bleiben
Time is Money! Aber woher nehmen, wenn nicht stehlen? Gerade Eventmanagende wissen nur zu gut, was Zeitdruck bedeutet und je näher ein Event rückt, umso stärker werden die Symptome: Alle vereinbarten Leistungen müssen perfekt umgesetzt sein, kurzfristige Änderungswünsche tauchen auf, Individuelle sowieso und man hat das Gefühl, dass jeder irgendwo an einem zerrt.
Hinzu kommt, dass sie auch als AnsprechpartnerIn vor Ort verfügbar sein müssen. Und da viele Veranstaltungen außerhalb der geregelten Bürozeiten stattfinden, ist der gemütliche „nine to five“-Job sowieso nur noch reines Wunschdenken.
Es gibt immer wieder neue Situationen und Aufgaben, die kurzfristig koordiniert und erledigt werden müssen. Wer hier flexibel reagieren und den aufkeimenden Stress als positiven Antriebsmotor nutzt, wird den täglichen Herausforderungen im Eventmanagement ein kleines Stückchen mehr gerecht.
Recherchieren, was das Zeug hält
Ein geeignetes Hotel, die perfekte Event-Location, genügend Parkplätze, optimale Verkehrsanbindung, das passende Rahmenprogramm, Catering und vieles mehr. Das alles muss recherchiert werden – und dabei gehen Unmengen an Zeit und Ressourcen verloren. Dabei ist eine gründliche Recherche das beste Mittel, um Probleme gleich im Vorfeld zu vermeiden. Denn wer den Überblick hat, trifft bessere Entscheidungen und kann sich mit ziemlicher Sicherheit auf einen großen Event-Erfolg freuen.
So gilt für Eventmanagende beim Daily Business das Motto: Besser informiert sein, um sich vom Wettbewerb abzusetzen. Sei es in Punkten Inhalt, Format, Veranstaltungsort, Service oder auch nur in dem, was einem selbst oder den Teilnehmenden einen Preisvorteil verspricht.
Kostentransparenz gewährleisten
Wenn sie könnten, würden Eventmanagende jede Veranstaltung zum weltbesten und unvergesslichsten Erlebnis der Menschheit machen. Schade nur, dass meist jemand anderes den Daumen auf den Kosten hat. Und so ist es auch eine tägliche Herausforderung des Veranstaltungsplaners, geplante Budgets streng einzuhalten.
Dabei kommt es auf ein durchgehendes Reporting wie auch eine transparente Kostendarlegung an. Nicht nur, um die Einkaufsabteilung zufriedenzustellen, sondern auch, um belastbare Zahlen für die Erfolgskontrolle und bedarfsgerechte Planung zukünftiger Events zu haben. Kurz: Damit die Steuerung zukünftiger MICE Aktivitäten im Sinne des eigenen Unternehmens effizient und möglich ist.
Stornierungen, Stornierungen, Stornierungen
Eventmanagende können ein Lied davon singen: Das perfekte Event steht in den Startlöchern, aber kurz davor häufen sich die Stornierungen der Teilnehmenden. Manchmal aus nachvollziehbaren Gründen, manchmal hat der Hund einfach nur das Ticket gefressen. Aber ganz gleich, warum das so ist – der finanzielle Erfolg der geplanten Veranstaltung ist gefährdet.
Zudem muss jeder auch selbst mal ein wenig hin und her manövrieren und dabei darauf achten, Stornofristen und -bedingungen bereits gebuchter Angebote einzuhalten. Gut beraten sind dann immer die, die im Daily Business auf flexible Stornobedingungen zurückgreifen können oder das Spiel mit den Stornofristen umdrehen und die Bedingungen des Veranstaltungsplanenden annehmen müssen.
Preis und Leistung in der Waage halten
Veranstaltungsmanagende müssen auch Finanzplanende sein. Denn zu den täglichen Herausforderungen im Eventmanagement gehört es auch, die beste Leistung zum günstigsten Preis herauszuholen. Einnahmen sollen im korrekten Verhältnis zu den Ausgaben stehen und auch sonst müssen die Kosten immer im Blickfeld sein.
Leider bestehen aber oft Unsicherheiten über das optimale Preis-/Leistungsverhältnis oder es fehlen einfach nur die nötigen Erfahrungswerte, um ein Hotel oder eine Location hinreichend zu beurteilen. Abhilfe können hier Event-Marktplätze leisten, die über ein kuratiertes Angebot an bewährten und seriösen Dienstleistenden verfügen.
Perfekte Rahmenbedingungen schaffen
Was ist das passende Rahmenprogramm? Wer macht das Catering? Gibt es spezielle Essenswünsche zu beachten? Und wie sieht die optimale Bestuhlung aus? Im Laufe eines Tages tauchen im Kopf eines Eventmanagenden so einige Fragezeichen auf, die alle beantwortet werden wollen. Und auch, wenn die Versuchung groß ist, das selbst zu tun – vorteilhafter ist es, auf Vorschläge und Erfahrungswerte des Catering-Anbieters, gebuchten Hotels oder der Dienstleister vor Ort zurückzugreifen.
Denn wenn die Recherche umfangreich genug war, das Angebot gepasst hat und auch das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt, dann sollten die vor allem anderen eines haben: Expertise in ihrem angestammten Bereich, die sie auch gerne weitergeben!
Checklisten für Events als praktische Hilfe
Als EventmanagerIn ist dir bewusst, dass erfolgreiche Veranstaltungen viel Energie, Kreativität, Stressresistenz und Durchhaltevermögen erfordern. Um diese Herausforderungen im Eventmanagement noch effizienter zu meistern, kannst du darüber nachdenken, deine MICE Prozesse zu digitalisieren oder spezielle Checklisten für Events zu nutzen. Diese können ebenfalls das Daily Business erleichtern und dir dabei helfen, stressfrei perfekte Rahmenbedingungen für deine Veranstaltung zu schaffen.
