Wer sich dafür entscheidet, einen Workshop durchzuführen, verfolgt damit meist das Ziel, Ergebnisse oder Ideen zu einem bestimmten Thema zu generieren. Um dies zu erreichen, ist eine gute Planung und Konzeption das beste Erfolgsrezept.
Neben dem klar definierten Themenschwerpunkt unterscheiden sich Workshops zu anderen Veranstaltungsformaten, indem sie weniger von vorbereiteten Beiträgen und dafür mehr von längeren Phasen der Teamarbeit und anschließender Diskussionszeit getragen werden. Deshalb sind bei der Planung und Organisation von Workshops bestimmte Kriterien entscheidend, die für einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf sorgen.
1. Klare Ziele setzen
Welchen Zweck soll der Workshop erfüllen und welche Zielsetzung ist für ihn vorgesehen? Diese Frage sollte man sich oder dem Auftraggeber als Erstes stellen, um die genaue Intention und die zu erreichenden Ergebnisse im Vorfeld festzulegen. Wurde dieser Fahrplan einmal bestimmt, kann man während der gesamten Planungsphase immer wieder darauf zurückkommen und sich daran orientieren.
Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Teilnehmer bei der Einladung nicht nur zum Thema, sondern auch gleich über die Zielsetzung zu informieren.
2. Bewusste Teilnehmerauswahl
Achte darauf, dass die Teilnehmergruppe gut zu deinem Thema passt. Ein guter Mix von Teilnehmern mit unterschiedlichen Blickwinkeln und Interessen sowie Wissensstand belebt die Diskussion und sorgt für qualitativ hochwertige Workshop-Ergebnisse.
3. Kreative Gestaltung des Workshops
Auch die Gestaltung des Workshops nimmt unmittelbaren Einfluss auf die Qualität der Ergebnisse. Nichts ist unproduktiver als ein chaotischer Ablauf oder langweilig dargestellte Inhalte. Für einen Workshop eignet sich beispielsweise ein World Café besonders gut, bei dem sich 4 bis 5 Personen an einem Tisch intensiv zu bestimmten Fragen austauschen. Neben Worten werden auch Bilder und Skizzen genutzt, die auf vorbereitete Tischtücher geschrieben und gezeichnet werden. Auf diese Weise tragen alle Beteiligten mit ihrem Wissen und ihrer Kreativität zum Thema und somit zur Vertiefung von Fragen oder Ideen bei. Weitere spannende Formate für Workshops sind Design Thinking oder Brown Bag Session.
4. Den zeitlichen Ablauf planen
Sollte für den Workshop ein ganzer Tag angedacht sein, ist eine Aufteilung in 4 Blöcke à 1,5 Stunden, je zwei Blöcke Vormittags und Nachmittags, sinnvoll. Dabei sollte der erste Block vor allem dazu gedacht sein, die Teilnehmer und das Thema inklusive Ziel sowie den Ablauf vorzustellen. Anschließend dienen die mittleren Blöcke der Erarbeitung von Ideen und Inhalten und der letzte Block der Konsolidierung und Zusammenfassung des Erarbeiteten.
Handelt es sich dagegen um einen kurzen Workshop, so könnte eine Kaffeepause gegen Ende dazu genutzt werden, die Ergebnisse durch den Moderator zu sichten und den Teilnehmern anschließend zusammenfassend mitzugeben.
5. Dokumentieren und Nachbereiten
Grundsätzlich freuen sich alle Teilnehmer, wenn sie die anschaulich zusammengefassten Ergebnisse im Nachgang erhalten. Dies kann beispielsweise in Form eines Leitfadens, einer Checkliste oder einer Infografik erfolgen. Das Zusenden des Materials kann auch mit einem Teilnehmerfeedback zum Workshop verbunden werden. Diese Informationen und Ergebnisse können dann wieder in die erneute Planung eines Workshops einfließen und dienen somit einer stetigen Qualitätssteigerung.
6. Die richtige Location finden
Neben der guten Planung und Vorbereitung steht und fällt der Erfolg eines Workshops mit der passenden Location. Für manche Veranstaltungsformate sind besondere Orte nötig, damit sie ihre geplante Wirkung erst richtig entfalten können. Gerade für einen Workshop, bei dem intensiv und gemeinschaftlich gearbeitet wird, ist eine kreative und inspirierende Umgebung Gold wert.
Entdecke jetzt die 15 wichtigsten Veranstaltungsformate auf einen Blick:
