Um deine Tagungen, Kongresse und Events erfolgreich zu gestalten und um die Zufriedenheit aller Teilnehmer zu gewährleisten, solltest du dein Augenmerk sehr genau auf das komplexe Thema Teilnehmermanagement legen.
Es genügt nicht, wenn du nur eine tolle Location, einen hochkarätigen Referenten oder einen international renommierten Coach engagiert hast. Auch die Logistik der An- und Abreise und der Unterbringung, die Sicherheitsbedingungen, das Catering, die Gestaltung von Pausen und vor allem eine präzise Vor- und Nachbereitung sind wesentliche Bestandteile bei der Eventplanung.
Standardlösungen sind gut, solange sie nur allgemeine Aspekte betreffen. Doch jedes Event ist anders und sollte weit mehr sein als ein Standardangebot, denn jede Teilnehmergruppe ist anders und verdient ein individuelles Konzept und einen anderen Umgang mit Inhalten.
Auch gelungene Überraschungen sind immer ein Zeichen dafür, dass du die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmergruppe genau beachtest. Nur so triffst du wirklich den Nagel auf den Kopf.
Prüfe die Wünsche deiner Gäste deshalb vorab sehr genau und beziehe wichtige Ansprechpartner möglichst eng in die Planung und Vorbereitung ein. Bemühe dich um persönliche Treffen und Telefonate, damit du Zwischentöne wahrnehmen und die Reaktion auf deine Vorschläge oder auf konzeptionelle Änderungen besser bewerten kannst. Informiere deine Ansprechpartner gegebenenfalls auch über Zwischenschritte oder Planänderungen. Nur so verhinderst du Missverständnisse, Unzufriedenheit und ungewollte Überraschungen.
Versuche bei der Veranstaltungsplanung in jedem Einzelfall mit einfachen aber effektiven Fragen herauszufinden, wie du deine Teilnehmer zufrieden stellen kannst. Du solltest einen Fragebogen entwerfen, mit dem du Einzelheiten vorab dokumentieren kannst. Stelle dir außerdem vorab auch folgende Beispielfragen:
Neben der Erwartungshaltung solltest du dich mit dem „Sättigungsgrad“ der Teilnehmer befassen: Welche Veranstaltungen haben die Mitarbeiter bereits erlebt und wo gab es positive oder negative Reaktionen? Der Status „Neueinsteiger“ oder „alter Hase“ kann innerhalb einer Gruppe variieren und sollte ggfs. auch berücksichtigt werden. Besonders die Führungsebene ist möglicherweise schon mit vielen Formaten konfrontiert worden.
Signalisiere den Teilnehmern, dass du zu jeder Zeit um ihr Wohlergehen bemüht bist und alle Kleinigkeiten im Blick hast. Der Blick fürs Detail unterstreicht deine Professionalität und kann unter Umständen wichtiger sein als jede Form von Originalität.
Zu einem guten Service gehören Notfallnummern für eine permanente Erreichbarkeit, eine reibungslose Logistik, erstklassige hygienische Bedingungen und perfekte Sicherheitsvorkehrungen.
Wenn alle Grundbedürfnisse erfüllt sind, werden die Teilnehmer deine ungewöhnlichen Konzepte und innovativen Ideen umso mehr genießen und schätzen.
Als Eventplaner solltest du danach streben, dich immer weiter zu verbessern. Das geht jedoch nicht ohne das kritische Teilnehmer-Feedback. Nutze einen Fragebogen, mit dessen Hilfe du nach der Veranstaltung alle wichtigen Faktoren überprüfen kannst, die zu deiner Leistung beigetragen haben. Auch wenn es Fehler gab – die meisten schätzen Kritikfähigkeit und honorieren diese oftmals auch mit einer neuen Chance.
Behalten Sie mit unserer Checkliste Ihre Teilnehmerverwaltung im Blick: