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Ein gutes Teilnehmermanagement ist unverzichtbar für Ihren Erfolg!

Um Ihre Tagungen, Kongresse und Events erfolgreich zu gestalten und um die Zufriedenheit aller Teilnehmer zu gewährleisten, sollten Sie Ihr Augenmerk sehr genau auf das komplexe Thema Teilnehmermanagement legen.

Es genügt nicht, wenn Sie nur eine tolle Location, einen hochkarätigen Referenten oder einen international renommierten Coach engagiert haben. Auch die Logistik der An- und Abreise und der Unterbringung, die Sicherheitsbedingungen, das Catering, die Gestaltung von Pausen und vor allem eine präzise Vor- und Nachbereitung sind wesentliche Bestandteile bei der Eventplanung.

Beziehen Sie die Teilnehmerwünsche in Ihre Planung ein

Standardlösungen sind gut, solange sie nur allgemeine Aspekte betreffen. Doch jedes Event ist anders und sollte weit mehr sein als ein Standardangebot, denn jede Teilnehmergruppe ist anders und verdient ein individuelles Konzept und einen anderen Umgang mit Inhalten.

Auch gelungene Überraschungen sind immer ein Zeichen dafür, dass Sie die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmergruppe genau beachten. Nur so treffen Sie wirklich den Nagel auf den Kopf.

Prüfen Sie die Wünsche Ihrer Gäste deshalb vorab sehr genau und beziehen Sie wichtige Ansprechpartner möglichst eng in die Planung und Vorbereitung ein. Bemühen Sie sich um persönliche Treffen und Telefonate, damit Sie Zwischentöne wahrnehmen und die Reaktion auf Ihre Vorschläge oder auf konzeptionelle Änderungen besser bewerten können. Informieren Sie Ihre Ansprechpartner gegebenenfalls auch über Zwischenschritte oder Planänderungen. Nur so verhindern Sie Missverständnisse, Unzufriedenheit und ungewollte Überraschungen.

Geschickte Fragen ergeben ein klares Bild

Versuchen Sie bei der Veranstaltungsplanung in jedem Einzelfall mit einfachen aber effektiven Fragen herauszufinden, wie Sie Ihre Teilnehmer zufrieden stellen können. Entwerfen Sie einen Fragebogen, mit dem Sie Einzelheiten vorab dokumentieren. Wie alt sind die Teilnehmer? Gibt es kulinarische Vorlieben, bestimmte Gewohnheiten bei Reise und Unterbringung oder irgendwelche inhaltlichen Tabus? 

Neben der Erwartungshaltung sollten Sie sich mit dem „Sättigungsgrad“ der Teilnehmer befassen: Welche Veranstaltungen haben die Mitarbeiter bereits erlebt und wo gab es positive oder negative Reaktionen? Der Status „Neueinsteiger“ oder „alter Hase“ kann innerhalb einer Gruppe variieren und sollte ggfs. auch berücksichtigt werden. Besonders die Führungsebene ist möglicherweise schon mit vielen Formaten konfrontiert worden.

Sorgen Sie für ein Gefühl der Sicherheit

Signalisieren Sie den Teilnehmern, dass Sie zu jeder Zeit um ihr Wohlergehen bemüht sind und alle Kleinigkeiten im Blick haben. Der Blick fürs Detail unterstreicht Ihre Professionalität und kann unter Umständen wichtiger sein als jede Form von Originalität.

Zu einem guten Service gehören Notfallnummern für eine permanente Erreichbarkeit, eine reibungslose Logistik, erstklassige hygienische Bedingungen und perfekte Sicherheitsvorkehrungen.

Wenn alle Grundbedürfnisse erfüllt sind, werden die Teilnehmer Ihre ungewöhnlichen Konzepte und innovativen Ideen umso mehr genießen und schätzen.

Holen Sie sich ein ehrliches Feedback ab

Als Eventplaner sollten Sie danach streben, sich immer weiter zu verbessern. Das geht jedoch nicht ohne das kritische Feedback der Teilnehmer. Nutzen Sie einen Fragebogen, mit dessen Hilfe Sie nach der Veranstaltung alle wichtigen Faktoren überprüfen, die zu Ihrer Leistung beigetragen haben. Auch wenn es Fehler gab - die meisten schätzen Kritikfähigkeit und honorieren diese oftmals auch mit einer neuen Chance.

Behalten Sie mit unserer Checkliste Ihre Teilnehmerverwaltung im Blick:

Checkliste "Teilnehmer managen"

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