Eine gelungenes Event steht und fällt mit den Eindrücken der Teilnehmer. Nutze einen Feedback-Fragebogen, um die Eindrücke der Teilnehmer nach einer Veranstaltung zu sichern. Gemeinsam mit einem effektiven Einladungsmanagement sowie einem gut strukturierten Teilnehmermanagementsystem kannst du dir deinen Erfolg sichern.
Feedback einholen – Leistung optimieren
Werde mit jeder Veranstaltung ein kleines bisschen besser und professioneller. Sammle die unmittelbaren Reaktionen der Teilnehmer gleich im Anschluss an das Event ein und nehme die Anregungen gut sortiert auf, um sie bei der nächsten Veranstaltung gleich in der Planungsphase zu verwerten. So gewinnst du in kürzester Zeit ein professionelles Standing und eine erstklassige Reputation.
Um ein umfassendes und zugleich detailliertes Bild zu bekommen, erstellst du einen kurzen und knackigen Fragebogen und formulierst einleitend einen höflichen Text, in dem du darlegst, wie sehr du auf ein ehrliches Feedback angewiesen bist, um einen hohen Standard zu gewährleisten und den Service rund um die Veranstaltung immer weiter zu verbessern.
Möglicher Fragenkatalog
- Welche besonderen Erwartungen gab es an diese Veranstaltung? Wurden diese erfüllt?
- War dies die erste Veranstaltung dieser Art? Wie viele ähnliche Events haben Sie erlebt?
- Wie beurteilen Sie die Situation der An- und Abreise? Gab es Schwierigkeiten?
- Wie gestaltete sich Ihre Registrierung und Betreuung vor Ort? Bitte nennen Sie ggfs. Probleme.
- Welche Programmpunkte haben Ihnen am meisten zugesagt?
- Welche Programmpunkte haben Ihnen missfallen oder Sie enttäuscht?
- Bitte erstellen Sie kurz ein Ranking der einzelnen Referenten auf einer Skala von 1-10.
- Wie beurteilen Sie das Catering? Was hat Ihnen besonders gefallen? Was hat gefehlt?
- Wie hat Ihnen die Location gefallen? Haben Sie etwas vermisst?
- Haben Sie sich zu jedem Zeitpunkt gut orientieren können?
- Haben Sie sich zu jedem Zeitpunkt sicher gefühlt?
- Gab es hinsichtlich der hygienischen Bedingungen etwas zu beanstanden?
- Hat Ihnen Informationsmaterial gefehlt? Wenn ja, wo hätten Sie zusätzliche Infos gebraucht?
- Würden Sie diese Veranstaltung oder eine Folgeveranstaltung wieder besuchen?
- Würden Sie diese Veranstaltung weiterempfehlen?
Variation und Präzision
Natürlich kannst du die Fragen jederzeit variieren. Wichtig ist, dass der Fragebogen deiner Zielsetzung dient: zukünftig noch besser und präziser auf Wünsche und Erwartungen der Teilnehmer eingehen zu können.
Es obliegt dir, ob du die Umfrage anonym gestaltest oder nicht, ob ein Zeitfenster beim Check-out für das Teilnehmerfeedback eingeplant wird, ob per E-Mail abfordern oder persönlich. Natürlich hängt es auch von der Größe und Art der Veranstaltung ab.
Wichtig ist dabei auch, dass die Fragen nicht allzu weite Themenfelder umfassen. Wenn die Fragen genau formuliert sind und die Aufgabenstellung klar ist, fällt den Befragten die Antwort leichter und niemand gibt auf, weil das Ausfüllen zu mühevoll und zeitintensiv erscheint.
Manche Fragebögen bestehen auch nur aus Ranking-Fragen, bei denen jeder Aspekt der Veranstaltung auf einer Skala von eins bis zehn bewertet werden soll. In anderen Fällen werden nur Ja oder Nein als Antwortmöglichkeiten angeboten, evtl. kommt noch „Keine Meinung“ oder „Weiß nicht“ als neutrale dritte Antwortalternative hinzu. Je präziser die Fragen gestellt wurden, desto genauer fällt das Ergebnis aus, sobald alle Antworten ausgewertet wurden.
Behalte mit unserer Checkliste zusammen mit dem Fragenkatalog die Teilnehmerverwaltung im Blick:
