Eine Tagung dient dem Gedanken- und Informationsaustausch zwischen mehreren Personen und bringt bei ihrer Organisation verschiedene Herausforderungen mit sich. Eine vorab sorgfältig geplante Tagung sorgt für Effizienz, Produktivität, eine gute Zusammenarbeit bei der Tagung selbst und ein positives Erlebnis für die Teilnehmenden – dieser Aspekt muss immer im Vordergrund stehen!
Nutze eine Checkliste zur Planung deiner Tagungen, Veranstaltungen oder Events und vermeide so unnötigen Planungsstress. Diese unterstützt dich in der Organisation und leistet eine gute Hilfestellung. Sie beinhaltet die Ausarbeitung der Anforderungen, die Auswahl des richtigen Umfelds, die Festlegung des organisatorischen Ablaufs, die Programmpunkte, sowie die Nacharbeitung von Tagungen. Mit den nachfolgenden Tipps sollte jede Tagung ein voller Erfolg werden.
1. Ziel der Tagung festlegen
2. Auswahl der richtigen Tagungslocation
3. Rahmenbedingungen festlegen
4. Die passende Bestuhlungsform
5. Verpflegung der Tagungsgäste
6. Risiken berücksichtigen
1. Ziel der Tagung festlegen
Mit dem festgelegten Ziel der Tagung lassen sich für die nächsten Schritte weitere und hilfreiche Ableitungen generieren. Deshalb sollte dies an erster Stelle stehen, noch vor der Auswahl der geeigneten Location. Hierbei ist besonders wichtig, die Ziele nicht zu oberflächlich zu halten, beispielsweise „Change-Management 2020“. Eine bessere Variante wäre in diesem Fall die Ziel-Definition z.B. „Aufgaben- & Maßnahmenerstellung zur Umsetzung des Change-Managements für Führungskräfte“. Beziehe deshalb wichtige Stakeholder oder Referenten mit ein, falls sich das Festlegen des Ziels als schwierig erweist.
Außerdem macht es an dieser Stelle Sinn, das Vorgehen zur Zielerreichung ebenfalls festzuhalten. Zu dem oben genannten Beispiel könnte das Vorgehen beispielsweise „Vorstellung der Strategie des CM 2020, Erarbeiten von Herausforderungen und Hindernissen, Erfahrungsaustausch, Lösungsansätze herausarbeiten, Festhalten der To-Do’s und Vereinbaren nächster Schritte“. Dies soll das Ergebnis aus der angesetzten Tagung sein.
2. Auswahl der richtigen Tagungslocation
Mit der Ausarbeitung des Ziels kommt es zur Festlegung der richtigen Location. Entsprechend der angesetzten Teilnehmendenzahl lässt sich schon vieles eingrenzen. Dennoch bringt die Auswahl des Veranstaltungsortes noch einige offene Punkte mit sich. Die Frage der geografischen Lage der Location ist meist schnell geklärt. Deine Checkliste sollte die Fragen aufgreifen, ob die Veranstaltung mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein sollte oder ob ausreichend Parkplätze vorhanden sein müssen. Falls sich die Location in einer Großstadt befindet, freuen sich alle Teilnehmenden in der Einladung über ein kleines Informationsblatt zu den Verkehrsanbindungen und der Anfahrt.
Achte auf die Gegebenheiten der Location und lege den Fokus darauf, dass der Veranstaltungsort zum Thema sowie zu den Teilnehmenden passt. Verschiedene Tagungen können schließlich durch ganz unterschiedliche Elemente und Bedürfnisse geprägt sein. Die Auswahl der passenden Location samt Meeting- oder Tagungsraum ist für das Empfinden und die Wahrnehmung deiner Gäste von großer Bedeutung.
3. Rahmenbedingungen festlegen
Ein weiterer Punkt deiner Checkliste zur Planung von Tagungen sollte die Frage nach den notwendigen und vorhandenen technischen Gegebenheiten sein. Benötigst du für die Veranstaltung einen Beamer, eine entsprechend große Leinwand, ggf. Akustik-Unterstützung in Form einer Speaker-Anlage, Rednerpult mit Mikrofon usw.? Wenn die Tagung interaktive Elemente beinhaltet, dann kommen weitere Elemente wie Moderationskoffer oder Flipcharts in Betracht. Identifiziere deshalb genau die Programmpunkte und sprich dich gegebenenfalls mit den Rednern oder Moderatoren ab.
4. Die passende Bestuhlungsform
Aus den festgelegten Rahmenbedingungen ergibt sich auch die Anordnung der Bestuhlung – ein weiterer Bestandteil deiner Checkliste. Die Wahl der richtigen Bestuhlung sollte an das Programm angepasst werden und kann einen großen Einfluss auf den Erfolg der Tagung haben. Eine U-Form eignet sich beispielsweise besonders gut für Diskussionen und interaktive Workshops, während bei Vorträgen und Präsentationen eine Reihenbestuhlung die beste Wahl ist. Runde Tische hingegen fördern das Networking und die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden. Auch die Anzahl der Stühle pro Tisch sollte bedacht werden, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Auf jeden Fall sollte die Bestuhlung so angeordnet werden, dass alle Teilnehmende freie Sicht auf die Bühne oder den Präsentationsbereich haben.
5. Verpflegung der Tagungsgäste
Auch die Versorgung mit Getränken und das Mittag- oder Abendessen sollten bedacht werden. Oftmals sollen die Teilnehmenden die Tagung auch zum Networking und zum Austausch untereinander nutzen. Ebenso sollte im Vorfeld berücksichtigt werden, dass eine Abfrage zum Thema Unverträglichkeiten und/oder vegetarisch/vegan Lebenden durchgeführt wird. Nachdem eine Übersicht zu den verschiedenen Bedürfnissen vorhanden ist, sollte diese dem ausführenden Dienstleistenden, meist das Catering-Unternehmen, zur Verfügung gestellt werden. Vorgefertigte Checklisten rund um das Thema Catering können hier auch für große Unterstützung sorgen.
6. Risiken berücksichtigen
Wichtig ist insbesondere auch, alle Eventualitäten zu berücksichtigen, wenn du eine Tagung planen möchtest. Es ist schließlich möglich, dass sich die Teilnehmendenzahl spontan ändert oder andere Änderungen bezüglich des geplanten Ablaufs der Tagung eintreten. Bei der Tagungsplanung gilt es daher, nicht nur den idealen Ablauf im Blick, sondern auch stets im Hinterkopf zu haben, was passieren soll, wenn mal etwas anders läuft als zuvor gedacht. Manchmal hilft es hier auch, sich vorzustellen, was im schlimmsten Fall passiert, um alle Risiken einzuberechnen. Damit misslungene Events bestmöglichst vermieden werden, können auch hier Vorbereitungen getroffen werden.
Unvergessliches Erlebnis
Wer motiviert und positiv gestimmt ist, arbeitet auch effektiver und mit mehr Freude an einem Projekt. Genau dies kann und solltest du dir auch zunutze machen, wenn du eine Tagung planen möchtest. Die Tagung soll sich schließlich auch dadurch auszeichnen, dass den Teilnehmenden durch die Organisation und Planung im Vorfeld Arbeit abgenommen wird und sie das Gefühl haben, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Damit entsteht ein bleibender Eindruck und ein nachhaltiges positives Gefühl bei allen Teilnehmenden.
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