Kosten senken und Einsparungen erhöhen. Das sind bekannte Schlagwörter in Unternehmen, wenn es darum geht, höhere Gewinne zu erzielen. Etliche Faktoren spielen bei der Umsetzung der Kosteneinsparungen eine entscheidende Rolle, doch besonders wirkungsvoll ist die Implementierung eines strukturierten und digitalisierten Beschaffungsprozesses im Unternehmen.
Eine Einkaufsabteilung sorgt für eine bessere Kosteneffizienz unter anderem dadurch, dass sie Einzelkäufe, sogenannte Maverick Buyings, von Mitarbeitern im Unternehmen verhindert. Diese Einzelkäufe sind oft kostenintensiver, da sie entweder über den falschen Kanal oder einen Dienstleister ohne Rahmenvertrag abgewickelt werden. Studien haben gezeigt, dass durch eine gezielte Einkaufspolitik eine Reduktion der Kosten in Höhe von 5 - 10 Prozent erreicht werden kann. Um die Einzelkäufe langfristig zu unterbinden, ist es wichtig eine unternehmensweite Einkaufspolitik einzuführen und Strukturen zu schaffen, die für die Einhaltung sorgen.
Entscheidend für die erfolgreiche Implementierung und Akzeptanz der Einkaufspolitik ist ein zwischen allen beteiligten Organisationseinheiten abgestimmter, akzeptierter, gültiger und dokumentierter Prozess.
Technologie erleichtert die Arbeit um uns herum. Fast jede Branche hat Erfindungen oder Innovationen, die die Effizienz ihrer Abläufe verbessern. In der Vergangenheit hatte der Einkauf mit viel Papierkram, Fehlern und unnötigen Kosten zu kämpfen. E-Procurement ist effizienter und bringt viele Vorteile mit sich, beispielsweise einen transparenten Einkauf.
Ein digitaler Prozess vereinfacht und beschleunigt den Einkaufs- und Transaktionsprozess und verbessert die Kommunikation mit den Lieferanten. So kann die Procurementabteilung die Einkäufe zielgerichtet analysieren und auswerten, um Verbesserungen und Fehler aufzudecken. Ebenso können durch eine digitale Lösung Prozesse besser eingehalten und überwacht werden und stellen somit sicher, dass die vorgegebenen Richtlinien des Unternehmens eingehalten werden. Auch auf operativer Ebene kann durch die Nutzung verschiedener Vorlagen für Texte, Verträge oder Rechnungen Zeit und Arbeit eingespart werden.
Neben den Zeit- und Ressourceneinsparungen können aufgrund der besseren Vergleichbarkeit von Angeboten und Preisen, weitere Savings durch einen digitalen Einkaufsprozess erzielt werden. Diese Savings sind für den Unternehmenserfolg wichtig und müssen daher entsprechend nachgewiesen und dargestellt werden. Auch für den Veranstaltungseinkauf ist eine richtige Definition sowie Messung und Erfolgssicherung dieser Savings entscheidend, aber nicht immer einfach und mühelos zu erfassen und zu dokumentieren.
Und falls Sie die Einführung einer digitalen MICE-Lösung in Erwägung ziehen, hilft Ihnen unsere downloadbare Checkliste, klarer zu sehen.