Reporting im Veranstaltungseinkauf

Ein Reporting stellt die strategischen und operativen Tätigkeiten und Erfolge des Einkaufs im Unternehmen dar. Es ist das wichtigste Bindeglied zwischen dem Einkauf und der Finanzabteilung oder dem Vorstand. Entscheidend für ein aussagekräftiges Reporting ist die Nutzung relevanter Kennzahlen, auf deren Grundlage Unternehmensentscheidungen zielgerichtet gefällt werden können.

Transparenz im Einkauf dank reporting

Das Reporting sollte idealerweise regelmäßig an den Zweck sowie die Empfänger angepasst werden. Je nachdem, ob an den Vorstand, den Leiter der Einkaufsabteilung oder Mitarbeiter reportet wird, sind Detailtiefe und Inhalt des Berichts unterschiedlich aufzubauen. Gleich ist allen Stakeholdern, dass sie sich mit dem Bericht eine transparente Darstellung der operativen und strategischen Ergebnisse wünschen. Ziel des Berichts sollte daher sein, Bewegungen von Daten auszuwerten, auf Abweichungen von Zielvorgaben hinzuweisen sowie Handlungsalternativen aufzuzeigen. Ebenso entscheidend ist die leicht zu verstehende Darstellung von komplexen Zahlen, beispielsweise nach Einkaufsvolumen sortiert oder nach relevanten Daten gefiltert.

Transparente Daten sind eine wertvolle Entscheidungsgrundlage zur Steuerung der Ausgaben im Unternehmen. Sie können optimal anhand der 7 W-Frage überprüft werden: Wer kauft Was von Wem zu Welchem Preis in Welcher Menge über Welchen Prozess Wann ein? 

Die Entwicklung von rein operativen zu vermehrt strategisch vorgehenden Einkäufern hat sich in vielen Unternehmen schon durchgesetzt. Für die strategische Ausrichtung des Einkaufs werden verlässliche, gut aufbereitete Reports über alle relevanten KPIs benötigt. Diese müssen sowohl monatlich als auch ad-hoc, beispielsweise in einem Meeting zur Verfügung stehen. 

Einkaufskennzahlen

KPIs oder Key Performance Indicators sind Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt bzw. der aktuelle Stand hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen gemessen und ermittelt werden kann. Sie hängen in ihrer Ausrichtung und Definition jeweils von der individuellen Strategie des Unternehmens, der Branche oder auch der Ausrichtung sowie Organisation des strategischen Einkaufs ab.

Statt langer und unübersichtlicher Listen von Kennzahlen sollte der Einkauf den Fokus auf wenige und für die Stakeholder wichtige Kennzahlen richten. Dadurch ergibt sich für den Einkauf die Möglichkeit, anhand der relevanten Kennzahlen seine Leistung und die erzielten Einsparungen zu messen und zu kommunizieren.

Zielsetzungen bzw. Kriterien von relevanten KPIs:

  • klare und einfach nachvollziehbare Definition
  • Repräsentation des zuvor abgestimmten Informationsbedarf der jeweiligen Stakeholder 
  • Erstellung ist ad-hoc bzw. monatlich und ohne zusätzlichen Mehraufwand möglich 
  • einfache Integration in definierte Zielvereinbarungen
  • Darstellung des Einflusses auf das Unternehmensergebnis

Wichtig ist vor allem, dass die Kennzahlen zur aktiven Steuerung des Einkaufs geeignet sind und für ein darauf aufbauendes Beschaffungscontrolling alle relevanten Analysebereiche abdecken, u.a.  Einsparungen/Savings, Preise und Mengen, Hinweise auf Maverick Buying, Zahlungskonditionen und Zahlungsziele sowie Einkaufsprozesse, Budgetabweichungen und Rahmenvertragsnutzung.

Einkaufserfolg in Zeiten der Digitalisierung messen

Der strategische Einkaufsprozess funktioniert mit transparenten Daten zu getätigten Bestellungen inkl. Preisen sowie zuverlässigen Informationen zu bestehenden Lieferanten optimal. So kann der Einkauf Lieferanten unter Kosten- und Leistungsgesichtspunkten am besten auswählen.

Moderne digitale Controllingsysteme sind webbasiert, d.h. der Einkauf kann einfach über den Browser auf die Benutzeroberfläche zugreifen. Die Vorteile dieser Systeme liegt vor allem darin, dass auf den Einkauf zugeschnittene Dashboards für verschiedene Analysen bereitstehen oder angelegt werden können. Solch ein Reporting-Dashboard erstellt die für Vorstände, Geschäftsführer oder Mitarbeiter wichtigen Kennzahlen auf Knopfdruck - oft grafisch optimiert. Somit können Unternehmen klare, auf Kennzahlen fundierte Entscheidungen treffen.  

Auch im Veranstaltungseinkauf ist eine Software, die den gesamten Prozess des Veranstaltungseinkaufs digital abbildet und die sich daraus ergebenden Analysen anhand der Kennzahlen mittels Reporting-Dashboard ausweist eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für den Einkauf.  Mehr über das  Reporting-Dashboard für Einkäufer auf Basis der MICE Portal Software erfährst du hier:

miceportal-software-demo

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Foto: ©adobe/pannawet
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