Bringe dein Event auf die Straße - Roadshows optimal geplant und organisiert

Beim Launch eines neuen Produktes oder für eine bessere Markenbekanntheit möchte man seine Zielgruppe möglichst gezielt an zahlreichen Standorten erreichen. Dafür eignet sich eine Roadshow besonders gut. Für die optimale Organisation und Planung gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten.

"Wenn der Kunde nicht zu dir kommen möchte, musst du halt zum Kunden fahren." Den Begriff Roadshow bringt man in erster Linie mit Konzertveranstaltungen oder Promotiontouren in Verbindung. Allgemein gehalten, ist es eine mobile Form des Marketings, bei dem ein Unternehmen durch Städte tourt und dabei ein neues Produkt vorstellt oder allgemein über sich informiert. Eventmanager nutzen dieses Veranstaltungsformat auch für Seminar- oder Workshopreihen, die zum gleichen Thema an verschiedenen Standorten stattfinden.

Jegliche Eventplanung verlangt einem Eventmanager einiges an Organisation und Kreativität ab, aber die bei einer Roadshow auftretenden geographisch-logistischen Anforderungen übertreffen die Organisation anderer Veranstaltungsformate noch einmal deutlich. Deshalb sind bei der Planung und Organisation von Roadshows bestimmte Kriterien entscheidend, die für einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf sorgen.

1. Ziele definieren

Warum ist diese Roadshow notwendig und welches übergeordnete Ziel wird damit verfolgt? Eignet sich die angedachte Zielgruppe für das Veranstaltungsformat? Je besser du diese Fragen beantworten kannst, warum eine Roadshow und die gewählten Städte passen, desto eher wird die Tour ein voller Erfolg werden. Nutze dafür Auswertungen der Teilnehmer vergangener Events und evaluiere, welche Inhalte sie interessiert und ob eine Roadshow für sie relevant sein könnte. Verwende zudem SMART Ziele (specific, measurable, achievable, reasonable, time-bound). Diese sind klare, mess- und überprüfbare Ziele, welche auch bei der Auswertung besser greifen.

2. Inhalt richtig darstellen

Das besondere an dem Format Roadshow ist es, Inhalt zu finden, der für die Zielgruppe an jedem Ort passt, aber trotzdem auf sie zugeschnitten ist. Auf jeden Fall kann das Eventteam hier seine volle Kreativität nutzen und beispielsweise interaktive Elemente einsetzen, die gerade im Rahmen der Roadshow besser umzusetzen sind als bei einem Event an einem festen Standort. Auch ein Workshop ist, je nach inhaltlicher Ausrichtung, gut geeignet. 

3. DIE RICHTIGE LOCATION FINDEN

Der nächste große Schritt in der Planung, ist die strategische Festlegung der Route. Von den ausgewählten Orten und Locations hängt ein großer Teil des Erfolges ab. Dank der demographischen Auswertung der Daten vergangener Events, kannst du deine Route leicht bestimmen. Die Location selbst hängt von der inhaltlichen Ausrichtung ab. Hier können neben Eventlocations und Räumen in unterschiedlichen Größen auch Outdoor-Varianten und fahrbare Locations wie Schiffe oder Trucks in Frage kommen. 

Roadshows sind auch ein effizientes Instrument für firmeninterne Zwecke. So können beispielsweise Personalschulungen, Seminare und Trainingscenter überregional an den firmeneigenen Standorten durchgeführt werden.

4. Den zeitlichen Ablauf planen

Eine gute Roadshow-Planung ist vor allem viel Detail-Arbeit. Starte mit einem umfassenden Plan, der neben der Logistik auch die Reisedetails enthält, bevor es auf die Straße geht. Besonders die Tourenplanung nimmt bei der Organisation sehr viel Zeit in Anspruch. Neben der Festlegung der Termine sind Absprachen mit Dienstleistern, Behörden etc. und ggf. Genehmigungen zu führen. 

5. Dokumentieren und Nachbereiten

Die Organisation vorab, die Betreuung und professionelle Durchführung, sowie die Nachbereitung der Ergebnisse sind entscheidend für den Erfolg des zuvor festgelegten Konzepts. So beginnt auch die Nachbereitung eigentlich schon mit der Planung. Wer erstellt welche Unterlagen vor, während und nach dem Event am dem jeweiligen Standort. Welche Botschaften sollen vermittelt und auch im Nachgang noch einmal versendet werden? Wie betreut man die Teilnehmer, die leider nicht persönlich am Termin teilnehmen konnten. Und das wichtigste, wer holt wie das Feedback ein, um die weiteren Termine der Tour oder eine eventuelle weitere Tour noch besser zu machen.

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Foto 1: ©adobe/gustavofrazao; Foto 2: ©adobe/Monkey Business

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