Damit dein Event kein Reinfall wird, benötigt es neben einer klaren inhaltlichen Zielsetzung auch eine perfekt strukturierte Vorbereitung.
Vermeiden Sie böse Überraschungen!
Egal ob es sich um eine Weihnachtsfeier handelt, um eine Fortbildung für Mitarbeiter*innen oder um einen Betriebsausflug zum Teambuilding - wer die Details bei den finanziellen und zeitlichen Absprachen vergisst, erlebt so manche böse Überraschung. Eine schlechte Planung kann nicht nur Unmut bei den Mitarbeiter*innen und Führungskräften auslösen, sondern auch deren Begeisterung für zukünftige Events dauerhaft verderben. Darüber hinaus droht bei mangelnden Detailabsprachen jede Menge Ärger mit Veranstaltungsorten, Cateringfirmen, Behörden oder Redner*innen. Im schlimmsten Fall führen vergessene Details zu Rechtsstreitigkeiten oder hohen Zusatzkosten aufgrund von Stornierungen, Aufwandsentschädigungen oder Sonderforderungen.
Immer zuhören
Wenn das Budget gesprengt wurde, der Zeitplan völlig aus dem Lot geraten ist oder die Motivation der Teilnehmenden komplett ausbleibt, kann das nur bedeuten, dass man bereits im Vorfeld wichtige Einzelheiten und mögliche Fehlerquellen übersehen hat.
Vergessene Kleinigkeiten kosten in der anstrengenden Endphase vor dem Event unnötige Zeit und Energie. Wer ein Event zu jedem Zeitpunkt im Griff behalten möchte, der hält am besten schon bei den vorbereitenden Gesprächen eine Check-Liste bereit, in die er nach und nach alle To-Dos, Details, Alternativen und Notlösungen einpflegt. Parallel dazu helfen eine Teilnehmendenliste, eine Liste der beteiligten Ansprechpartner*innen und Dienstleistenden, der genaue Zeitplan sowie die Aufstellung des vorhandenen Budgets zum regelmäßigen Abgleich mit den geplanten Ausgaben.
Neben den Details bei Finanzen und Timing gibt es wichtige behördliche Auflagen wie zum Beispiel GEMA-Gebühren oder Absprachen mit Ordnungsämtern, Hausmeister oder Feuerwehr, die oft übersehen werden.
So hältst du das Geld zusammen
Für eine kontrollierte Budgetplanung benötigst du eine klare Aufstellung. Welches Budget hast du? Welche einzelnen Posten gibt es? Neben den Kosten für Location, Redner*in, Anreise oder Catering schlagen auch kleine Beträge wie Trinkgelder oder Kurierkosten in der Gesamtsumme manchmal gewaltig zu Buche. Vergiss daher nicht, ein paar Kostenpuffer einzurichten und prüfe, zu welchem Zeitpunkt welche Zahlungen fällig sind, damit es nicht zu Stornierungsgebühren und Nachzahlungen kommt.
Während du die Angebote auswählst, gleiche immer die Endsumme mit deinem Budget ab und versäume es nicht, deine geplanten Ausgaben entsprechend anzupassen.
Timing ist alles
Nichts gefährdet eine Veranstaltung mehr als schlechtes Zeitmanagement. Berücksichtige bei jedem Punkt, bis wann oder ab wann es Entscheidungsbedarf oder Handlungsbedarf gibt und führe einen genauen Terminkalender.
Hast du ein Team, das die Veranstaltung mit dir gemeinsam organisiert? Dann vereinbare klare Deadlines: Wer erledigt was und vor allem bis wann? Dein Zeitplan hilft dir, keine Deadline zu vergessen.
Sprich auch mit allen beteiligten Dienstleistenden die Zeitfenster ab. Zum Beispiel: Bis wann muss ein Tagungsraum vorbereitet werden? In welchem Zeitraum wird ein Essen serviert? Welches Zeitlimit hat ein*e Redner*in? Kläre mit allen Beteiligten von vornherein, dass du dich auf die Einhaltung verlässt und ein deutliches Signal erwartest, sobald es Schwierigkeiten beim Timing gibt. Je klarer du die Zeitfenster vorher definierst, desto weniger wird am Veranstaltungstag schief gehen.
Nutze unsere vorbereitete Checkliste für die Planung und Organisation deines nächsten Events:
