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Die meist vergessenen Punkte bei der Eventplanung

Damit ein Event kein Reinfall wird, benötigt es neben einer klaren inhaltlichen Zielsetzung auch eine perfekt strukturierte Vorbereitung.

Vermeiden Sie böse Überraschungen!

Egal ob es sich um eine Weihnachtsfeier handelt, um eine Fortbildung für Mitarbeiter oder um einen Betriebsausflug zum Teambuilding - wer die Details bei den finanziellen und zeitlichen Absprachen vergisst, erlebt so manche böse Überraschung. Eine schlechte Planung kann nicht nur Unmut bei den Mitarbeitern und Führungskräften auslösen, sondern auch deren Begeisterung für zukünftige Events dauerhaft verderben. Darüberhinaus droht bei mangelnden Detailabsprachen jede Menge Ärger mit Veranstaltungsorten, Cateringfirmen, Behörden oder Rednern. Im schlimmsten Fall führen vergessene Details zu Rechtsstreitigkeiten oder hohen Zusatzkosten aufgrund von Stornierungen, Aufwandsentschädigungen oder Sonderforderungen.

LISTEN, LISTEN, LISTEN

Wenn das Budget gesprengt wurde, der Zeitplan völlig aus dem Lot geraten ist oder die Motivation der Teilnehmer komplett ausbleibt, kann das nur bedeuten, dass man bereits im Vorfeld wichtige Einzelheiten und mögliche Fehlerquellen übersehen hat.

Vergessene Kleinigkeiten kosten in der anstrengenden Endphase vor dem Event unnötige Zeit und Energie. Wer ein Event zu jedem Zeitpunkt im Griff behalten möchte, der hält am besten schon bei den vorbereitenden Gesprächen eine Check-Liste bereit, in die er nach und nach alle To-Dos, Details, Alternativen und Notlösungen einpflegt. Parallel dazu helfen eine Teilnehmerliste, eine Liste der beteiligten Ansprechpartner und Dienstleister, der genaue Zeitplan sowie die Aufstellung des vorhandenen Budgets zum regelmäßigen Abgleich mit den geplanten Ausgaben.

Neben den Details bei Finanzen und Timing gibt es wichtige behördliche Auflagen wie zum Beispiel GEMA-Gebühren oder Absprachen mit Ordnungsämtern, Hausmeister oder Feuerwehr, die oft übersehen werden.

So halten Sie das Geld zusammen

Für eine kontrollierte Budgetplanung benötigen Sie eine klare Aufstellung. Welches Budget haben Sie? Welche einzelnen Posten gibt es? Neben den Kosten für Location, Redner, Anreise oder Catering schlagen auch kleine Beträge wie Trinkgelder oder Kurierkosten in der Gesamtsumme manchmal gewaltig zu Buche. Vergessen Sie nicht, ein paar Kostenpuffer einzurichten und prüfen Sie, zu welchem Zeitpunkt welche Zahlungen fällig sind, damit es nicht zu Stornierungsgebühren und Nachzahlungen kommt.

Während Sie die Angebote auswählen, gleichen Sie immer die Endsumme mit Ihrem Budget ab und versäumen Sie es nicht, Ihre geplanten Ausgaben entsprechend anzupassen.

Timing ist alles

Nichts gefährdet eine Veranstaltung mehr als schlechtes Zeitmanagement. Berücksichtigen Sie bei jedem Punkt, bis wann oder ab wann es Entscheidungsbedarf oder Handlungsbedarf gibt und führen Sie einen genauen Terminkalender.

Haben Sie ein Team, das die Veranstaltung mit Ihnen gemeinsam organisiert? Dann vereinbaren Sie klare Deadlines: Wer erledigt was und vor allem bis wann? Ihr Zeitplan hilft Ihnen, keine Deadline zu vergessen.

Sprechen Sie auch mit allen beteiligten Dienstleistern die Zeitfenster ab. Zum Beispiel: Bis wann muss ein Tagungsraum vorbereitet werden? In welchem Zeitraum wird ein Essen serviert? Welches Zeitlimit hat ein Redner? Klären Sie mit allen Beteiligten von vornherein, dass Sie sich auf die Einhaltung verlassen und ein deutliches Signal erwarten, sobald es Schwierigkeiten beim Timing gibt. Je klarer Sie die Zeitfenster vorher definieren, desto weniger wird am Veranstaltungstag schief gehen.

Nutzen Sie unsere vorbereitete Checkliste für die Planung und Organisation Ihres nächsten Events:

Checkliste zur Konzeption Ihrer Veranstaltung

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