Tippt man bei Google das Schlagwort “Hybride Events” ein, so erhält man 824 Millionen Suchergebnisse. Der Suchbegriff “Virtuelle Events” erzielt dagegen etwas mehr als 45 Millionen Treffer. Eventplaner beschäftigen sich demnach um ein Vielfaches mehr mit dem Thema Hybride Events. Die Suchergebnisse könnten zugleich aber auch ein Rückschluss darauf sein, dass Hybride Events in der Gestaltung und Umsetzung mehr Informationen und Wissen benötigen.
Grund genug für MICE Portal, hier einmal tiefer in die Welt der hybriden Events einzutauchen und für dich folgende Fragen aufzugreifen:
Wie organisierst du ein hybrides Event? Was benötigst du dazu? Was ist ein “must” – und was nur ein “nice to have”? Wer unterstützt Eventplaner/innen bei der Organisation?
1. Organisation eines hybriden Events
Hybride Meetings & Events zaubern einen Hoffnungsschimmer für Hotel- und Locationbetreiber herbei, denn "Hybride Meetings” werden physisch in einem Meetingraum durchgeführt, zumindest durch einen Teil der Teilnehmer. Und das garantiert – in den meisten Fällen – endlich einmal wieder Umsatz, wenn auch einen geringeren als normale Events mit sich bringen.
Ein weiterer Teil schaltet sich online dazu. Organisatoren/innen müssen also einen Austragungsort bestimmen, welcher sowohl in einem Hotel oder Location, aber natürlich auch in den eigenen Unternehmensräumen liegen kann. Die große Herausforderung liegt darin, beide Teilnehmergruppen (Präsenz und online) optimal in das Meeting oder Event einzubinden. Der Organisationsaufwand ist also in erster Linie vom Veranstaltungstyp bzw. Veranstaltungsformat abhängig.
2. Benötigte Eventausstattung
Das Veranstaltungsformat bestimmt natürlich auch das Equipment. Bei einer einfachen Besprechung mit ca. 25 Personen in einem Raum plus zusätzlicher Online Teilnehmer ist der Aufwand, für eine gleichmäßige Partizipation aller Teilnehmer zu sorgen, vergleichsweise gering. Definitiv immer benötigt wird für die Übertragung ein stabiles Hochgeschwindigkeits-Internet mit genügend Bandbreite.
3. Must have vs. nice to have
Basisausstattung:
- Highspeed Internet mit genügend Bandbreite für die entsprechende Teilnehmerzahl
- Übertragungstechnik, Kamera und Mikrofon
- Lichtausstattung
- den passenden Streamingdienst, wie z.B. Teams, Skype, join.me, etc.
- unsere Empfehlung: Einen Veranstaltungstechniker vor Ort, der die oben genannten Komponenten verbindet, alles zum Laufen bringt und die Veranstaltung begleitet
Zusatzausstattung (bei komplexeren Events):
- ein Online Einladungsmanagement inkl. Einwahl-Link, Save-the-date und Event-Nachbereitung
- eine Veranstaltungs-App für die Kommunikation im Vorfeld, Push-Nachrichten und für die Wahl der Sessions
- Moderatoren und Speaker
- Streamingdienst mit Teilnehmer-Chat
- Voting-Funktion
- 1:1 Sessions
- passende technische Ausrüstung je nach Veranstaltungsformat, z.B. Tablets pro Workshop-Gruppe
4. Gemeinsam besser planen
Viele Hotelketten, privat geführte Hotels und Locations haben hybride Meetings als Chance erkannt und können so bei der Organisation des hybriden Events tatkräftig unterstützen. Die Anbieter verfügen über ein umfassendes Netzwerk an unterschiedlichen Technikanbietern, die für jede Anforderung eine Lösung bereitstellen. Dafür genügt bei der Anfrage die Information, dass es sich um ein hybrides Meeting handelt.
Im MICE Portal setzen wir grundsätzlich auf die rege Kommunikation zwischen Eventmanager und Anbieter, beide Parteien können sich zu jedem Zeitpunkt telefonisch oder schriftlich im Portal austauschen. Damit ist gewährleistet, dass jede Form von Event & Meeting gemeinsam mit den entsprechenden Dienstleistern realisiert werden kann. Die MICE Community und damit das Netzwerk der Eventanbieter freut sich auf die Realisierung deines hybriden Events.
