Unternehmen müssen heutzutage alle essenziellen geschäftlichen Unterlagen archivieren. Dies kann in Papierform oder in elektronischer Form geschehen.
Bei Wahl der elektronischen Form hat die Archivierung revisionssicher zu sein. Dies ist eine rechtliche Verpflichtung, welche sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergibt. Die GoBD gibt dabei gleichzeitig vor, wie steuerrechtlich bedeutende Geschäftsunterlagen zu archivieren sind.
Revisionssicherheit im Sinne der GoBD
Revisionssicherheit bedeutet, dass die jeweils eingesetzten elektronischen Archivsysteme u. a. auch den Anforderungen der §§ 146, 147 der Abgabenordnung (AO) entsprechen. Im Kern bedeutet dies Folgendes:
- eine originäre Speicherung
- eine fälschungssichere Speicherung
- eine schnell wieder auffindbare Speicherung
- die Protokollierung der entsprechenden Aktionen im elektronischen Archiv.
Der letzte Punkt dient der Nachvollziehbarkeit der einzelnen getätigten Speicherungen. Die Einhaltung der anderen o. g. Vorgaben soll u. a. den Verlust von Daten verhindern und einen schnellen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente ermöglichen. Hierbei muss jedes Dokument in genau der Form wieder angezeigt werden können, in der es gespeichert worden ist. Es darf also kein Inhalt verloren gehen.
Gute Gründe für die Revisionssicherheit
Der im Einkauf tätige Mitarbeiter hat daher u. a. Bestellformulare, Eingangs- und Ausgangsrechnungen etc. 100 % gewissenhaft entsprechend den obigen Grundsätzen zu archivieren. Findet eine Betriebsprüfung statt, müssen die jeweiligen steuerrechtlich relevanten Belege schnell ausgedruckt werden können. Im Rahmen einer Betriebsprüfung inspizieren die zuständigen Finanzbehörden zudem, ob das elektronische Archivsystem überhaupt den Anforderungen der GoBD genügt. Das jeweils eingesetzte elektronische Archivsystem muss nämlich eine Archivierung der Dokumente gewährleisten, die eine lückenlose und zügige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle beginnend von ihrem Ursprung bis hin zu ihrer Abwicklung ermöglicht. Die Einkaufsabteilung in einem Unternehmen tut also gut daran, die elektronische Buchführung ordnungsgemäß, d. h. revisionssicher, zu gestalten. Diese ist zum einen datenschutzkonform; zum anderen drohen im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung steuerrechtliche Konsequenzen. Begeht das Unternehmen hier Fehler, kann dies beispielsweise zu einer höheren Schätzung von Umsatz und Gewinn mit der Folge von Steuernachzahlungen und der Festsetzung von Nachzahlungszinsen führen. Verstöße gegen den Grundsatz der Revisionssicherheit können zudem unter dem Aspekt einer Ordnungswidrigkeit verfolgt werden oder sogar strafrechtlich relevant sein.
Das richtige System
Wer solch eine elektronische Archivierung in seinem Unternehmen einführen will, übernimmt am besten ein Tüv-geprüftes System. Dann ist gewährleistet, dass dieses System den Anforderungen der GoBD entspricht und zudem datenschutzkonform ist. Nur revisionssicher archivierte elektronische Daten können im Nachhinein nicht mehr verändert oder seitens unbefugter Dritter eingesehen werden. Die Finanzverwaltungen wollen nämlich von vornherein nachträgliche Manipulationen unterbinden. Welches revisionssichere System das Unternehmen konkret einführt, bleibt diesem dabei selbst überlassen. Viele Anbieter elektronischer Archivsysteme haben ihre Software vom VOI oder vom TÜV auf ihre Revisionssicherheit überprüfen lassen. Ein System, welches beispielsweise das VOI-CERT-Prüfsiegel "geprüfte Sicherheit" erhalten hat, kann grundsätzlich bedenkenlos für die Archivierung geschäftlicher Unterlagen verwendet werden.
Vorteile einer revisionssicheren digitalen Archivierung
Eine revisionssichere digitale Archivierung bringt zudem einige Vorteile für ein Unternehmen mit. Gegenüber der klassischen Papierbuchhaltung ist die digitale Archivierung sämtlicher Geschäftsvorfälle deutlich platzsparender und übersichtlicher. Gesuchte Dokumente können zügig aufgerufen werden. Die digitale Archivierung spart im Übrigen Kosten, zumal der personelle Aufwand regelmäßig geringer ist. Zu beachten sind lediglich die Vorgaben der GoBD.
