Ein professioneller Einkauf sowie standardisierte Prozesse steigern den Unternehmensertrag durch Einsparungen und sinkende Kosten. Unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten, beispielsweise der Einsatz einer Software für die Digitalisierung der Prozesse, unterstützen dieses Vorhaben.
Digitale Lösungen zur Unterstützung des Einkaufs
Strategische Einkäufer sind Multitalente, ihre Aufgabenpakete umfassen neben der Marktanalyse und den Preis- und Vertragsverhandlungen noch Make or Buy Entscheidungen, Single vs. Dual vs. Multiscourcing sowie die Auswahl und Bewertung von Lieferanten. Um dies übersichtlich zu gestalten und die Kontrolle sowie Steuerung zu bewerkstelligen, ist eine unternehmensweite Einkaufsstruktur und Einkaufspolitik notwendig. Dies verhindert zudem unkontrolliertes Maverick Buying einzelner Mitarbeiter.
Die elektronische Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen hat sich in den vergangenen Jahren im Einkaufsmanagement stark entwickelt. eProcurement unterstützt, vereinfacht und beschleunigt den Einkaufsprozess und hilft Kosten zu senken und Savings für das Unternehmen zu erzielen. Ein wichtiger Aspekt bei der Anschaffung einer Softwarelösung sind neben der benutzerfreundlichen Bedienung, der Anschaffungspreis sowie die laufenden Kosten. Jede neue Anschaffung, die am Ende Prozesse optimiert, ist zu Beginn mit unterschiedlich hohen Kosten verbunden, egal ob es sich dabei um SAP oder ein Buchungstool für Veranstaltungen handelt.
Kommissionen als Finanzierungsmodell
Selbstverständlich sind Softwarelösungen wie das MICE Portal nicht kostenfrei, neben den initialen Kosten des Customizing sind jährliche Lizenzgebühren der Standard. Diese decken aber nur in geringem Umfang die anfallenden Kosten für Weiterentwicklung, Support und Instandhaltung. In der Praxis sind Kommissionen als Finanzierungsmodell marktüblich und über Jahre etabliert. Die meisten Hotels arbeiten schon seit vielen Jahren mit Agenturen und Portalen zusammen und verfügen daher über eine Preisstruktur, welche Kommissionen beinhaltet. Diese sogenannte Ratenparität wird in vielen Hotels standardmäßig angewandt. Der Kunde bekommt unabhängig, ob er über ein Portal, eine Agentur oder direkt beim Hotel anfragt, immer die gleichen Preise angeboten.
Zusätzlich zu der Preisstruktur, welche Kommissionen inkludiert, führen viele Dienstleister die Kommissionen als Betriebskosten ab. Denn unabhängig davon, ob eigene Mitarbeiter oder Online-Kanal, für einen guten Vertrieb muss ein Unternehmen investieren.
Vorteile von Buchungsportalen für Dienstleister
Buchungsportale stellen für Dienstleister einen wichtigen Vertriebskanal dar, denn ihre Leistung wird in den individuellen Beschaffungssystemen der Kunden zur Buchung bereit- und optimal dargestellt. Dienstleister können ihre Online-Darstellung selbst verwalten und stets die aktuellsten Informationen zur Verfügung stellen. Alle Informationen und Updates werden automatisiert in die Kundensysteme übertragen, d.h. in einem Zugang gepflegt, in allen Systemen verfügbar.
In der Regel können sich Anbieter an verschiedenen Marketingtools und Aktionen beteiligen, welche den Vertrieb unterstützen und die Angebote promoten. Für den Dienstleister bedeutet dies, dass er eine größere Zielgruppe mit seinem Produkt erreicht und somit seinen Umsatz steigert.
Neben der kontinuierlichen Kundenakquise, bei der neue Unternehmen akquiriert und dem Dienstleister meist automatisiert zur Verfügung gestellt werden, erleichtert ein Buchungsportal dem Dienstleister das Partnermanagement. Es werden die besonderen Kundenbeziehungen wie beispielsweise Rahmenverträge und spezielle Promotion in den jeweiligen Kundenportalen abgebildet.
Ein wichtiger Bestandteil einer cloudbasierten Buchungslösung ist zudem das Reporting, welches vorhandene Datenströme analysiert und bereitstellt. Dies ermöglicht dem Anbieter nicht nur ein detailliertes Reporting, sondern hilft zudem dabei optimal zu verhandeln, nicht erschöpftes Potential zu erkennen und die Geschäftsbeziehung zu pflegen.
Fazit
Durch die zunehmende Komplexität der Beschaffungsmärkte sollten bevorzugt standardisierte digitale Mechanismen angewendet werden. Ziel ist die Verbesserung der Markttransparenz im Hinblick auf Qualität, Kosten und Preise im Einkaufsmanagement. Aufgrund der besseren Transparenz der Prozesse und der Echtzeitverfügung von Daten ist eine digitale Lösung dafür die bessere Wahl. Im MICE Bereich (Meetings Incentives Conventions Exhibitions) hat sich dafür die Finanzierung über Kommissionen im Markt in den letzten Jahren etabliert.
