Die Eventbranche hat in den letzten Jahren einen tiefgreifenden Wandel durchlaufen, der sowohl durch externe als auch interne Faktoren angetrieben wurde. Die Corona-Pandemie und die anschließende wirtschaftliche Unsicherheit haben als Katalysatoren für Veränderungen gedient und die Entwicklung der Branche in unerwartete Richtungen gelenkt. Dieser Blogpost beleuchtet die wichtigsten Trends und Highlights aus dem MICE Report Kompakt 2024, und zeigt auf wie Unternehmen sich darauf einstellen können.
Veranstaltungen als Mittel zur Stärkung der Unternehmenskultur
Unsere Branche erlebt derzeit eine tiefgreifende Transformation, die insbesondere durch die veränderten Erwartungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter beeinflusst wird. In Deutschland, wo der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte besonders intensiv ist, haben Unternehmen erkannt, dass ihre Mitarbeiter ihr wertvollstes Gut sind. Um diese zu halten und zu motivieren, setzen immer mehr Unternehmen auf Maßnahmen zur Verbesserung der Work-Life-Balance. Dies umfasst flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Homeoffice und vieles mehr.
Während der Corona-Pandemie wurde jedoch deutlich, dass die Arbeit von zu Hause auch zu Isolation und einem Verlust des Zusammengehörigkeitsgefühls führen kann. Die physische Abwesenheit beeinträchtigte die soziale Interaktion und das Gemeinschaftsgefühl innerhalb der Unternehmen erheblich. In diesem Kontext haben Veranstaltungen eine neue, wichtige Rolle eingenommen. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, den Mitarbeitern weiterhin die gewünschte Flexibilität zu bieten und gleichzeitig das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
Durch gezielte Events können Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder zusammenbringen, um gemeinsame Visionen und Ziele zu verfolgen und eine dynamische Unternehmenskultur zu entwickeln. Diese Veranstaltungen schaffen nicht nur Raum für den persönlichen Austausch und die Teamdynamik, sondern fördern auch die Identifikation der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen.
Veranstaltungen werden länger und intensiver
Dieses gesteigerte Bewusstsein für den Wert von Events lässt sich an den Zahlen gut ablesen. Neben dem deutlich größeren Budget pro Veranstaltung deutet auch die längere Dauer geplanter Veranstaltungen darauf hin. Im Jahr 2023 betrug die durchschnittliche Veranstaltungsdauer 2,3 Tage, im Vergleich zu 2,19 Tagen im Jahr 2019. Auch die Zahl der Teilnehmenden ist von durchschnittlich 31,9 auf 33,9 gestiegen. Besonders bemerkenswert ist, dass große Veranstaltungen um etwa 2% zugelegt haben.
Analyse: Diese Trends spiegeln den Wunsch nach einem intensiveren persönlichen Austausch wider, insbesondere nach der langen Phase der Isolation während der Pandemie. Unternehmen erkennen zunehmend, dass sie durch längere und intensivere Veranstaltungen die Bindung zu ihren Mitarbeitern stärken und gleichzeitig ein produktives Arbeitsumfeld fördern können. Es geht nicht mehr nur darum, Informationen zu vermitteln, sondern Erlebnisse zu schaffen, die in Erinnerung bleiben und die Mitarbeiter emotional an das Unternehmen binden.
Die Rolle neuer Veranstaltungsformate
Der Wunsch nach persönlichem Austausch spiegelt sich auch in der steigenden Nachfrage nach neuen Veranstaltungsformaten und motivierenden Netzwerkveranstaltungen wider. Reine Informationsveranstaltungen, Schulungen und Trainings werden zunehmend digital organisiert, während persönliche Treffen für Teambuilding und Networking immer wichtiger werden.
Obwohl die Anzahl der Meetings im Bereich kleiner als 25 Teilnehmer um 10% gesunken ist, zeichnet sich ein Trend ab, Teambesprechungen mit bis zu 12 Personen für den persönlichen Austausch in Präsenz abzuhalten. Diese kleineren, intensiveren Formate ermöglichen es den Teilnehmern, sich tiefgehender auszutauschen und effektiver zusammenzuarbeiten.
Langfristige Planung und strukturierte Freigabeprozesse
Veranstaltungen werden eher langfristig geplant. Ein Event wurde im letzten Jahr im Durchschnitt 137 Tage vor dem Veranstaltungstag im MICE Portal angelegt. Trotz des häufig beschworenen Trends zu Direktbuchungen findet die Planung also nicht kurzfristiger statt. Im Vergleich zu 2019 hat sich die benötigte Planungszeit sogar leicht erhöht. Dies liegt vor allem daran, dass alle Unternehmen einen, wenn auch unterschiedlich gestalteten Freigabeprozess einhalten müssen.
Vorteile für die Eventbranche: Die flexible Gestaltung der Freigabeprozesse in digitalen Buchungsplattformen bietet sowohl Hotels als auch Event-Anbietern mehr Planbarkeit und Zuverlässigkeit für ihr Tagungsgeschäft. Durch die Möglichkeit, Angebotsleistungen und Konditionen zu vergleichen, liegt die Ersparnis für Unternehmen bei bis zu 30% im Vergleich zu Direktbuchungen.
Wertvolles Feedback durch digitale Tools
Veranstaltungen verändern sich, bleiben aber ein wichtiges Gestaltungselement in der internen und externen Unternehmenskommunikation. Daher ist die Qualität der Meetings und deren Messung ein wichtiges Instrument für Unternehmen. Transparenz ist hierfür ein entscheidender Faktor. Ohne klare Einblicke in die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmenden sowie in die Leistung der einzelnen Veranstaltungselemente ist es schwierig, den Erfolg einer Veranstaltung zu messen und sie kontinuierlich zu verbessern.
Beispiel für den Einsatz digitaler Tools: Moderne Plattformen wie MICE Portal bieten digitale, KI-gestützte Tools, die dabei helfen, diese Transparenz zu schaffen und wertvolle Einblicke zu gewinnen. Durch die Analyse von Umfragen, Bewertungen und Kommentaren sowie durch die Auswertung von Leistungsdaten während der Veranstaltung liefern Feedback-Tools wertvolle Erkenntnisse darüber, was gut ist und was verbessert werden kann.
Dank digitaler Tools können Veranstaltungsplaner schnell auf Rückmeldungen reagieren, Trends identifizieren und die Qualität ihrer Veranstaltungen kontinuierlich steigern. Indem sie auf eine datengesteuerte Entscheidungsfindung setzen, können sie sicherstellen, dass zukünftige Events noch besser auf die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Teilnehmenden zugeschnitten sind. In einer Zeit, in der die Anforderungen an Veranstaltungen ständig steigen und die Erwartungen der Teilnehmenden immer anspruchsvoller werden, sind digitale Tools ein unverzichtbares Werkzeug für Veranstaltungsplaner, die Qualität und Erfolg ihrer Events langfristig zu sichern.
Die Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Eventplanung
Ein weiterer zentraler Trend, der die Eventbranche prägt, ist die zunehmende Bedeutung von Nachhaltigkeit. Unternehmen sind sich der Notwendigkeit bewusst, umweltfreundliche Maßnahmen zu ergreifen und nachhaltige Events zu organisieren. Dies betrifft nicht nur die Wahl der Veranstaltungsorte, sondern auch die Auswahl von Catering, Materialien und Transportmitteln.
Konkrete Maßnahmen: Viele Unternehmen entscheiden sich mittlerweile für Veranstaltungsorte, die eine nachhaltige Infrastruktur bieten, etwa durch die Nutzung erneuerbarer Energien oder durch Abfallvermeidungsstrategien. Auch bei der Wahl des Caterings setzen immer mehr Unternehmen auf lokale, biologische und saisonale Produkte, um den ökologischen Fußabdruck ihrer Veranstaltungen zu minimieren.
Der Trend zur Nachhaltigkeit geht jedoch über die rein ökologischen Aspekte hinaus. Es geht auch darum, Veranstaltungen so zu gestalten, dass sie langfristig wertvoll sind – sowohl für die Teilnehmer als auch für das Unternehmen. Nachhaltige Events fördern das soziale Miteinander und tragen dazu bei, eine nachhaltige Unternehmenskultur zu schaffen.
Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat die Eventbranche in vielerlei Hinsicht revolutioniert. Von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung von Events – digitale Tools und Plattformen spielen eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen es, komplexe Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig die Qualität und Effizienz von Veranstaltungen zu steigern.
Chancen der Digitalisierung: Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Teilnehmerregistrierung, der Zahlungsabwicklung und der Datenanalyse können Veranstaltungsplaner Zeit und Ressourcen sparen. Darüber hinaus bieten digitale Plattformen die Möglichkeit, personalisierte Erlebnisse für die Teilnehmer zu schaffen. Durch den Einsatz von KI können Veranstalter die Bedürfnisse und Vorlieben der Teilnehmer besser verstehen und maßgeschneiderte Angebote entwickeln.
Herausforderungen der Digitalisierung: Trotz der vielen Vorteile bringt die Digitalisierung auch Herausforderungen mit sich. Die Sicherheit und der Datenschutz sind zentrale Themen, die bei der Nutzung digitaler Tools berücksichtigt werden müssen. Veranstalter müssen sicherstellen, dass die Daten ihrer Teilnehmer geschützt sind und dass alle Prozesse den geltenden Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Zukunftsausblick: Was erwartet die Eventbranche?
Die Eventbranche steht vor einer spannenden Zukunft. Die Trends, die wir heute beobachten, werden sich weiterentwickeln und die Art und Weise, wie Veranstaltungen geplant und durchgeführt werden, nachhaltig verändern. Die Digitalisierung und die zunehmende Bedeutung von Nachhaltigkeit werden weiterhin zentrale Themen bleiben. Auch die Rolle der Künstlichen Intelligenz wird weiter zunehmen. KI wird nicht nur die Planung und Durchführung von Events effizienter machen, sondern auch neue Möglichkeiten für personalisierte Erlebnisse schaffen.
Abschließende Gedanken: Die Eventbranche befindet sich in einem dynamischen Wandel, der sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich bringt. Unternehmen, die sich diesen Veränderungen anpassen und die neuen Trends frühzeitig erkennen, werden langfristig erfolgreich sein. Veranstaltungen werden weiterhin eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation spielen – als Plattformen für Austausch, Innovation und Gemeinschaft.
In einer Welt, die sich ständig verändert, bleibt die Fähigkeit zur Anpassung der Schlüssel zum Erfolg. Die Eventbranche hat gezeigt, dass sie bereit ist, sich diesen Herausforderungen zu stellen und neue Wege zu gehen. Dies eröffnet spannende Perspektiven für die Zukunft – für Veranstalter, Unternehmen und Teilnehmer gleichermaßen.
Nächste Schritte
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