Bei der fortlaufenden Beleuchtung und Anpassung von Betriebsabläufen und Prozessen für mehr Optimierung und Einsparung steht auch das Thema Abrechnungen im Fokus. Der Trend ist deutlich erkennbar: weg von unübersichtlichen Einzelrechnungen und hin zu einer zentralen Abrechnungslösung mit schlanken, transparenten Abläufen.
Abrechnungen im Travel- und Eventmanagement
Bei Travelmanagern ist das Bezahlen, Abrechnen und Kontrollieren von Geschäftsreisen tägliches Geschäft. Bei Flug-, Mietwagen- oder Bahnbuchungen ist die zentrale Zahlung inklusive schlanker Abrechnungsprozesse in der Praxis oft schon im Einsatz. Dank zentraler Sammelrechnungen behalten Travelmanager den Überblick und die Kontrolle über Reiseausgaben und können direkt sehen, welcher Preis für welche Leistung bezahlt wurde.
Beim Veranstaltungseinkauf gestaltet sich die zentrale Abrechnung inklusive Abbildung des kompletten Rechnungsprozesses auf den ersten Blick schwieriger. Dies liegt zum einen an der hohen Anzahl der zu verwaltenden Kreditoren und zum anderen an der fehlenden, aber notwendigen Integration in den bestehenden, unternehmensinternen Beschaffungsprozess. Grundsätzlich gilt auch im Veranstaltungseinkauf, dass eine Abrechnungslösung benötigt wird, die neben einer effizienten Prozessunterstützung auch alle Zahlungsvorgaben rechtskonform und automatisiert erfüllt. Eine effiziente Abwicklung dieser Aufgaben wirkt sich unmittelbar auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens aus.
Buchungstool & AirPlus Meetingcard
Einige Onlinebuchungsportale bieten Dienstleistungspakete an, die den Hotelbuchungsprozess bei der Planung und Zahlung sowie der Reisekostenabrechnung optimieren. Das MICE Portal bietet eine passgenaue End-to-end-Lösung, welche sowohl den Organisationsprozess für Veranstaltungsmanager als auch Abrechnungen für Einkäufer enorm vereinfacht. Mit der richtigen Kombination aus Online-Tool und maßgeschneiderter Bezahllösung lassen sich administrative Kosten einsparen, auch durch die Optimierung von Arbeitsabläufen und Minimierung von Fehlerquellen. Kunden profitieren von genauen Abrechnungen und einem hoch automatisierten Prozess, bei dem die zentrale Bezahllösung das entscheidende Puzzleteil für den End-to-end Prozess ergibt.
Bezahlung und Abrechnung können durchaus zu einer kniffligen Angelegenheit werden, beispielsweise bei fehlenden Transaktionsdaten oder einer unübersichtlichen Anzahl von Kreditoren. Hier schafft die AirPlus Meeting Card Abhilfe und sorgt für die notwendige Transparenz.
Eine maßgebliche Stellschraube bei der zentralen Abrechnung ist der Bruch mit den Einzelrechnungen verschiedener Dienstleister. Stattdessen wird eine standardisierte AirPlus-Sammelrechnung erstellt, die je nach Kundenwunsch um Zusatzdaten wie Kostenstelle, Bestell- und Projektnummer oder Veranstaltungsbezeichnung erweitert werden kann. Dank der Kooperation mit AirPlus umfasst diese Abrechnungslösung ein integriertes Rechnungsclearing und ermöglicht eine lückenlose Daten-Dokumentation, so dass eine spätere Kostenzuordnung leicht und zeitsparend möglich ist.
MICE Portal Lösung
Die ganzheitliche MICE Portal Lösung zum Buchen und Bezahlen von Einzelübernachtungen, Gruppenbuchungen und Tagungen vereinfacht Prozesse, reduziert Kosten und schafft Transparenz und Ausgabenkontrolle. Zusammen mit einem umfassenden Reporting profitieren Unternehmen dadurch von Einsparpotenzialen durch gezieltere Verhandlungen mit Lieferanten und einer optimierten Einkaufsstrategie.
