Die perfekte Location zu finden, ist nicht einfach, das bestätigt auch Julia Schmidt. Julia ist eine erfahrene Veranstaltungsplanerin und seit drei Jahren motivierte MICE Portal Nutzerin. Seit mehr als 15 Jahren ist sie in der Veranstaltungsbranche tätig und kennt so die besten Praktiken, um Veranstaltungen erfolgreich zu gestalten. Wir freuen uns, dass uns Julia für ein Interview zur Verfügung steht.
MICE Portal: Hallo Julia. Um direkt einzusteigen, wo findest du als Veranstaltungsplanerin die besten Tipps und Ratschläge für die Auswahl passender Locations?
Julia Schmidt: Es gibt verschiedene Ressourcen, auf die ich gerne zurückgreife. Eine sehr gute Quelle sind Branchenverbände und Netzwerke. Da trete ich mit anderen Planenden in Kontakt und tausche Erfahrungen aus. Ähnlich ist es bei Online-Foren oder Plattformen, die ich für meine Stillarbeit gerne nutze. Dort werden bspw. tolle Empfehlungen für Locations geteilt.
MICE Portal: Was meinst du mit Stillarbeit?
Julia Schmidt: Online, in meinem eigenen Tempo. Manchmal wird der Job etwas hektisch, spontan müssen hier und da Probleme gelöst und etwas umorganisiert werden, da nutze ich online Möglichkeiten, um passend zu meinem Zeitplan trotzdem eine qualifizierte Recherche anstellen zu können.
MICE Portal: Das finden wir natürlich auch sehr praktisch 😉 Kannst du uns sagen, warum du dich u.a. für MICE Portal entschieden hast?
Julia Schmidt: Es gibt einige renommierte Websites, die sich auf die Vermittlung von bspw. Locations spezialisiert haben, wie das MICE Portal. Bei euch kann ich gezielt nach Anbietenden suchen und basierend auf meinen spezifischen Anforderungen filtern, wie Standort, Kapazität und Ausstattung. Ihr bietet ja auch Bewertungen an, die andere Planende verfasst haben. Das hilft mir bei meiner Entscheidungsfindung nach der passenden Location sehr. Was ich an euch auch so toll finde, ist, dass ich Angebote direkt miteinander vergleichen kann. Die kann ich dann an mein Kollegium weiterleiten und wir entscheiden gemeinsam, welche Location am besten zu der Veranstaltung passt.
MICE Portal: Vielen Dank dafür! Hast du denn noch weitere Geheimtipps, die du mit uns teilen möchtest?
Julia Schmidt: Ich empfehle auch rauszugehen, in die physische Welt. Meiner Meinung nach ergänzen sich die digitale und physische Welt super. Da ich den persönlichen Kontakt weiterhin sehr schätze, gehe ich gerne zu Veranstaltungsmessen und -konferenzen oder Branchenevents. Hier kann ich mich direkt mit Vertretenden von Veranstaltungsorten treffen und Fragen stellen. Ich kann so auch neue Locations kennenlernen. Grundsätzlich ist die Bereitschaft zum Networking in der Veranstaltungsbranche sehr hilfreich.
Ich gehe auch sehr gerne zu sogenannten Site Inspections oder Location-Touren. Wenn ich die Möglichkeit habe, besuche ich die potenziellen Veranstaltungsorte persönlich, um einen Eindruck von der Atmosphäre, dem Service und der Ausstattung zu erhalten. Das Bauchgefühl möchte ja mitentscheiden. Schaffe ich es mal nicht, eine Begehung durchzuführen, schaue ich mir die Bewertungen und Bilder im Portal an. Ich muss sagen, dass ich meinem Bauchgefühl durch die Bewertungen und Bilder auch online trauen kann.
MICE Portal: Wie erfährst du von diesen Branchenevents? Wie bleibst du informiert?
Julia Schmidt: Branchen-Newsletter. Hier finde ich wertvolle Informationen über neue Locations, Sonderangebote oder Insider-Tipps, die mir bei deiner Suche helfen können. Eine interessante Möglichkeit ist auch, die Besichtigung in einem neu eröffneten Hotel in Betracht zu ziehen. Oft bieten diese Hotels spezielle Eröffnungsangebote und wollen sich einen Namen in der Veranstaltungsbranche machen. Das kann eine Chance sein, innovative und einzigartige Locations zu entdecken. Außerdem gibt es auch digitale Branchenevents, bspw. eure MICE Academy Webinare. Hier kann ich mich online mit anderen Nutzenden des MICE Portals austauschen und bekomme die Fragen der anderen mit, erhalte so neue Denkanstöße.
MICE Portal: Nutzt du Social Media für deine Locationwahl?
Julia Schmidt: Definitiv. Wieder Stichwort Networking: In Social Media Gruppen finde ich oft Empfehlungen und Diskussionen von Veranstaltungsprofis, die ihre besten Erlebnisse teilen. Das geht von Empfehlungen, über Ratschläge hin zu einem offenen Austausch und neuen Businesskontakten. Was ich auch ganz praktisch finde, ist, dass es in den sozialen Netzwerken auch oft spezielle Aktionen oder Rabatte von Anbietenden gibt, die ausschließlich über Social Media beworben werden. Allein, welchen Input und was für wertvolle Tipps es generell für Veranstaltungsplanende gibt! Das lebt ihr ja auch toll vor, mit euren MICE Moments, die ich im Portal direkt mit Hashtags suchen kann und die ihr per Social Media teilt. Generell finde ich, dass das Potenzial von Social Media in der Branche noch völlig unterschätzt ist.
MICE Portal: Vielen Dank, Julia, dass du deine Erfahrungen mit uns geteilt hast; gleichzeitig freuen wir uns natürlich über die Werbung für unser Portal.
Julia Schmidt: Ich freue mich, dass ich helfen konnte. Vielen Dank für die Einladung zu diesem Interview!
