Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Geschäftsprozesse. Auch bei MICE Prozessen kann ein digitales Eventplanungstool viel vereinfachen. Dabei muss aller Anfang nicht immer schwer sein: Wenn Entscheider und Einkäufer vor der Einführung einer Eventplanungssoftware folgende Fragen für sich beantworten, sind die größten Stolpersteine bereits aus dem Weg geräumt.
In der Evaluierungsphase geht es um die systematische Bewertung funktioneller, fachlicher, technischer und finanzieller Kriterien, um mögliche Lösungen im Kontext der eigenen Anforderungen zu vergleichen. Also: Was soll die Veranstaltungsplanungssoftware eigentlich können? Was muss ich vor der Einführung wirklich beachten? Und welche Ziele will ich damit in meinem Unternehmen erreichen?
Wie sehen meine Ziele aus, die ich mit einem Eventplanungstool erreichen will?
Das große Ziel jeder Veranstaltungsplanungssoftware sollte eine Automatisierung der MICE Prozesse sein. Wiederkehrende Abläufe sollten vereinfacht werden, um z.B. Zeit und Kosten zu sparen, Beschaffungsprozesse transparent zu gestalten oder auch, um durch Reportings wichtige Kennzahlen (z.B. Savings) zu bewerten. Und ja, möglichst großer Leistungsumfang zu möglichst geringen Kosten wäre wie immer das Optimum. Aber da es in der Realität meist anders aussieht, sollten Sie sich zuallererst fragen, was die Software wirklich können muss.
- Will ich standardisierte Anfragen versenden können und dafür transparente und vergleichbare Angebote erhalten?
- Will ich einheitliche AGBs, Storno- und Zahlungsbedingungen nutzen?
- Welche Funktionen sind vom Start weg wichtig?
- Was ist mit Teilnehmermanagement, Buchhaltung und Mahnwesen, Hotel- und Raumverwaltung, Listen- und Projektmanagement?
- Welche Schnittstellen brauche ich für den Import und Export von Daten?
- Welche Compliance-Richtlinien müssen erfüllt werden?
Klar wird: Nur wer seine Ziele definiert hat, kann sie auch in Anforderungen an sein Veranstaltungsplanungstool übersetzen. Und das ist auch schon der erste Schritt zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer MICE Prozesse.
Welche Schritte sind bei der Evaluierung wichtig?
Damit die MICE Digitalisierung von Anfang an auf sicheren Beinen steht, ist ein strukturiertes Vorgehen Pflicht. Analysieren Sie die bestehenden Systeme hinsichtlich ihrer Integrationsfähigkeit, indem Sie sich folgende Fragen stellen: Wie funktioniert die automatische Datenübertragung von Tool A nach B oder in das eigene CRM-System, um bereits vorhandene Daten zu nutzen? Welche Prozesse sind durch die MICE Digitalisierung betroffen und in welchem Verhältnis stehen Aufwand und Ergebnis? Wie sieht der interne Bedarf aus, wie hoch ist das Veranstaltungsvolumen, welche Eventtypen will ich abdecken und wer sind die Stakeholder, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen könnten?
Besonders die letzte Antwort ist wichtig, um interne Widerstände schon im Vorfeld abzuschwächen. Binden Sie den Eventmanager frühzeitig mit ein und fragen Sie ihn, wie er die neue Veranstaltungsplanungssoftware erleben will. Eine persönliche User-Story kann helfen, kurz und knapp auf den Punkt zu bringen, welche Usability das digitale Tool mitbringen soll. Wenn die wichtigsten Eckpunkte klar sind, folgen Marktrecherche, Vor- und Endauswahl. Und falls die favorisierte Software eine Demoversion anbietet, umso besser – so können Sie risikolos Pilottests durchführen, anstatt später unliebsame Überraschungen zu erleben.
Was muss ich bei Implementierung und Rollout beachten?
Das perfekte digitale Eventplanungstool ist gefunden? Wunderbar! Jetzt brauchen Sie ein stimmiges Rollout-Konzept und eine klare Vorstellung, wie das User Onboarding der MICE Digitalisierung ablaufen soll. Ein Ressourcen- und Zeitplan hilft, die benötigten Kapazitäten im Blick zu haben und kleinere Teilschritte für diese kritische Phase zu definieren. Mit dem Vorteil, dass sich niemand von einer als zu groß empfundenen Herausforderung überrollt fühlt. Bereiten Sie sich auf alle Fragen vor, die im Zuge der Schulungsphase aufkommen können und ziehen Sie auch den Einsatz interner Support-Mechanismen oder eines Help Desk in Betracht.
Mit welchen Hürden muss ich rechnen?
Mit einer neuen Lösung müssen sich erst einmal alle anfreunden. Und je umfangreicher die Eventplanungssoftware ist, umso aufwändiger fällt die Einarbeitungsphase aus. Eine der größten Hürden dabei ist die oft mangelhafte interne Akzeptanz. Kommunizieren Sie daher ganz offen, welche Ziele Sie mit der Digitalisierung Ihrer MICE Prozesse erreichen wollen. Wenn Eventmanager begreifen, dass die neue Eventplanungssoftware ihnen vom Teilnehmermanagement über das Rahmenprogramm bis zur Location-Buchung und Organisation zeitraubende Routineaufgaben abnehmen kann – perfekt!
Wer den Veränderungsprozess systematisch begleiten will, kann auch geeignete Change Management-Modelle nutzen, um Widerstände aufzulösen. Weitere Risiken, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, können auch finanzieller Natur sein – z. B., wenn der Aufwand durch eine unzureichende Bedarfsermittlung falsch eingeschätzt wurde oder nicht bedachte Funktionen nachträglich implementiert werden müssen.
Wie hoch sind die Kosten einer digitalen Eventplanungssoftware?
Die Frage lässt sich eigentlich sehr einfach beantworten: Wie so häufig, kommt es ganz darauf an, welche Anforderungen man hat. Die Kosten sind individuell und von vielen unterschiedlichen Faktoren abhängig. Gibt es Einrichtungsgebühren oder wird eine monatliche Gebühr fällig? Auf welcher Basis fallen die Kosten an? Gibt es einen abgestuften Funktionsumfang? Besteht ein Finanzierungsmodell anhand eines Vermittlungsgeschäfts durch Kommission? Was kostet der herstellerseitige Support? Und mit welchen Zusatzkosten muss ich rechnen, falls ich spezielle Funktionen durch Add-ons hinzufügen will?
Generell gilt: Wer zu Beginn bereits eine Vorstellung davon hat, wieviel er mit der Digitalisierung von Prozessen rund um Planung und Durchführung von Events und Veranstaltungen einspart und damit auch weiß, wieviel er dafür ausgeben kann, hat schon ein wichtiges Entscheidungskriterium definiert.
Wer evaluiert, hat es leichter
Mit der Einführung eines digitalen Eventplanungstools ist immer auch ein Risiko verbunden. Und Risiken werden bei IT-Projekten gerne unterschätzt. Eine unzureichende Evaluierung ist oft der Grund dafür, wenn Ziele nicht erreicht werden, Vorteile ausbleiben, Kosten ausufern oder das Endergebnis in punkto Prozesserfüllung und Usability nicht den erwarteten Vorstellungen entspricht. Besser, Sie beugen diesen Enttäuschungen vor, indem Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen schon kennen.
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