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Die 5S-Methode zur besseren Selbstorganisation im Büro

Fühlen Sie sich von der Fülle der beruflichen Anforderungen überrollt und werden das Gefühl nicht los, dass sie konstant gegen eine Flut von Aufgaben ankämpfen, ohne dass sich die Menge je reduziert?

Sind Sie bei der Arbeit wirklich optimal organisiert?

Werden Sie durch lästiges Suchen, lange Wege und aufwändige Prozesse aufgehalten? Wünschen Sie sich auch einen Zustand, in dem Sie ein neues Projekt mit freiem Kopf angehen können, ohne organisatorische „Altlasten“ und permanente Störfaktoren?

Die 5S-Methode ist ein exzellentes Tool, um den eigenen Arbeitsplatz und Arbeitsablauf zu überprüfen, dem individuellen Tätigkeitsprofil anzupassen und fortlaufend so zu organisieren, dass Sie nicht länger wertvolle Zeit und Energie verschwenden.

Anhand der folgenden Schritte und Leitfragen können Sie die persönlichen Störfaktoren in Ihrem individuellen Arbeitsumfeld aufdecken und selbst die Voraussetzungen für ein fehlerfreies, entspanntes Arbeiten schaffen.

Die Umsetzung der 5S-Methode:

Schritt 1: Sortieren = Befreien Sie den Arbeitsplatz von allem Unnötigen

Sortieren Sie alle Dinge nach den folgenden vier Kategorien:

Dokumente, Informationen, Gegenstände, Softwareprogramme.

Überprüfen Sie anschließend alle vier Kategorien mit Hilfe der folgenden Leitfragen:

  • Welche Dinge sind für meine Arbeit notwendig?
  • Welche Dinge kann ich entfernen, archivieren, entsorgen, delegieren?
  • Für welche Dinge vereinbare ich einen Wiedervorlagetermin, weil ich heute keine Entscheidung treffen kann?

Schritt 2: Systematisieren = Richten Sie optimale Arbeitswege ein

Erstellen Sie für alle vier Kategorien ein klar geordnetes System nach folgenden Leitfragen:

  • Haben alle Dinge einen fest definierten Platz?
  • Sind alle Dinge sinnvoll und ergonomisch angeordnet?
  • Wie kann ich sicherstellen, ob etwas am falschen Platz ist bzw. fehlt?
  • Sind bei wiederkehrenden Dingen der Mindest- und Maximalbestand und die Wiederbeschaffung geklärt?

Beachten Sie sinnvolle Verknüpfungen für das digitale Umfeld. Gehen Sie bei der Ablage nach dem FIFO-Prinzip vor: First In - First Out. Vorgänge werden in genau der Reihenfolge abgerufen, in der sie zuvor abgelegt wurden

Schritt 3: Sauber halten = Schaffen Sie permanente Effizienz durch routinierte Prüfung

Überprüfen Sie Ihr Arbeitsumfeld erneut in allen vier Kategorien. Hier gelten folgende Leitfragen:

  • Sind mein Arbeitsplatz und mein Arbeitsplatzumfeld in einem optimal gepflegten Zustand?
  • Wie stelle ich sicher, dass ich die Mittel für einen optimal gepflegten Zustand habe?
  • Sind meine Arbeits- und Hilfsmittel in einem sauberen Zustand?
  • Habe ich wirklich alle Mängel identifiziert und auch die Behebung veranlasst?

Schritt 4: Standardisieren = Erstellen Sie definierte Systeme für individuelle Bedürfnisse

Nehmen Sie die vier Kategorien erneut kritisch unter die Lupe und stellen Sie bei allen die folgenden Leitfragen:

  • Wie kann ich meine Tätigkeiten vereinfachen?
  • Welche Hilfsmittel können mich dabei unterstützen?
  • Wie werden häufig vorkommende Tätigkeiten routinierter?
  • Ich erstelle Checklisten und visuelle Kurzanleitungen für ein vereinfachtes Arbeiten.
  • Ich bereite Textbausteine für meine regelmäßige Korrespondenz vor.

Schritt 5: Selbstdisziplin und ständige Verbesserung = Entwickeln Sie Ihre professionellen Standards konstant weiter.

  • Gehen Sie in den vier Kategorien die folgenden Leitfragen durch:
  • Wie sorge ich für einen dauerhaften Idealzustand?
  • Welche Vereinbarung zur Selbstdisziplin habe ich mit mir selbst getroffen?
  • Führe ich regelmäßig einen Austausch mit meinen Kollegen durch?
  • Wie sorge ich für eine weitere Verbesserung?

Das Resultat: 

Effiziente Strukturen + routinierte Vorgehensweise = erfolgreiche Ergebnisse.

 Wollen Sie auch noch wissen, wie Sie Ihren Posteingang sortieren und organisieren? Dann laden Sie sich hier den Leitfaden zum E-Mail-Management herunter:

Mehr Zeit für das Wesentliche! Optimieren Sie Ihren E-Mail-Eingang

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