Du fühlst dich von der Fülle der beruflichen Anforderungen überrollt und wirst das Gefühl nicht los, dass du konstant gegen eine Flut von Aufgaben ankämpfst, ohne dass sich die Menge je reduziert?
Bist du bei der Arbeit wirklich optimal organisiert?
Wirst du durch lästiges Suchen, lange Wege und aufwändige Prozesse aufgehalten? Wünschst du dir auch einen Zustand, in dem du ein neues Projekt mit freiem Kopf angehen kannst, ohne organisatorische „Altlasten“ und permanente Störfaktoren?
Die 5S-Methode ist ein exzellentes Tool, um den eigenen Arbeitsplatz und Arbeitsablauf zu überprüfen, dem individuellen Tätigkeitsprofil anzupassen und fortlaufend so zu organisieren, dass du nicht länger wertvolle Zeit und Energie verschwendest.
Anhand der folgenden Schritte und Leitfragen kannst du die persönlichen Störfaktoren in deinem individuellen Arbeitsumfeld aufdecken und selbst die Voraussetzungen für ein fehlerfreies, entspanntes Arbeiten schaffen.
Die Umsetzung der 5S-Methode:
1. Sortieren = Befreie den Arbeitsplatz von allem Unnötigen
Sortiere alle Dinge nach den folgenden vier Kategorien:
Dokumente, Informationen, Gegenstände, Softwareprogramme.
Überprüfe anschließend alle vier Kategorien mit Hilfe der folgenden Leitfragen:
- Welche Dinge sind für meine Arbeit notwendig?
- Welche Dinge kann ich entfernen, archivieren, entsorgen, delegieren?
- Für welche Dinge vereinbare ich einen Wiedervorlagetermin, weil ich heute keine Entscheidung treffen kann?
2. Systematisieren = Richten Sie optimale Arbeitswege ein
Erstelle für alle vier Kategorien ein klar geordnetes System nach folgenden Leitfragen:
- Haben alle Dinge einen fest definierten Platz?
- Sind alle Dinge sinnvoll und ergonomisch angeordnet?
- Wie kann ich sicherstellen, ob etwas am falschen Platz ist bzw. fehlt?
- Sind bei wiederkehrenden Dingen der Mindest- und Maximalbestand und die Wiederbeschaffung geklärt?
Beachte sinnvolle Verknüpfungen für das digitale Umfeld. Gehe bei der Ablage nach dem FIFO-Prinzip vor: First In - First Out. Vorgänge werden in genau der Reihenfolge abgerufen, in der sie zuvor abgelegt wurden
3. Sauber halten = Schaffe permanente Effizienz durch routinierte Prüfung
Überprüfe dein Arbeitsumfeld erneut in allen vier Kategorien. Hier gelten folgende Leitfragen:
- Sind mein Arbeitsplatz und mein Arbeitsplatzumfeld in einem optimal gepflegten Zustand?
- Wie stelle ich sicher, dass ich die Mittel für einen optimal gepflegten Zustand habe?
- Sind meine Arbeits- und Hilfsmittel in einem sauberen Zustand?
- Habe ich wirklich alle Mängel identifiziert und auch die Behebung veranlasst?
4. Standardisieren = Erstelle definierte Systeme für individuelle Bedürfnisse
Nimm dir die vier Kategorien erneut kritisch unter die Lupe und stelle dir bei allen die folgenden Leitfragen:
- Wie kann ich meine Tätigkeiten vereinfachen?
- Welche Hilfsmittel können mich dabei unterstützen?
- Wie werden häufig vorkommende Tätigkeiten routinierter?
- Ich erstelle Checklisten und visuelle Kurzanleitungen für ein vereinfachtes Arbeiten.
- Ich bereite Textbausteine für meine regelmäßige Korrespondenz vor.
5. Selbstdisziplin und ständige Verbesserung = Entwickel deine professionellen Standards konstant weiter.
Gehe in den vier Kategorien die folgenden Leitfragen durch:- Wie sorge ich für einen dauerhaften Idealzustand?
- Welche Vereinbarung zur Selbstdisziplin habe ich mit mir selbst getroffen?
- Führe ich regelmäßig einen Austausch mit meinen Kollegen durch?
- Wie sorge ich für eine weitere Verbesserung?
Das Resultat:
Effiziente Strukturen + routinierte Vorgehensweise = erfolgreiche Ergebnisse.
Mehr Informationen für ein besseres E-Mail-Management erhalten Sie hier in unserem Paper:
